- Tổng quan về Công văn số 2912/TCT-CS năm 2023

Công văn số 2912/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về việc quản lý, rà soát và xử lý đối với các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế, doanh nghiệp đã ngừng hoạt động hoặc bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh. Văn bản này đưa ra các nguyên tắc xử lý cụ thể nhằm bảo vệ nguồn thu ngân sách nhà nước, đồng thời bảo đảm quyền lợi hợp pháp cho các doanh nghiệp kinh doanh nghiêm túc.

- Nguyên tắc xử lý hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn, ngừng hoạt động

Tổng cục Thuế hướng dẫn các cơ quan thuế địa phương thực hiện phân loại và xử lý hóa đơn điện tử đầu vào từ các doanh nghiệp rủi ro theo các nguyên tắc sau:

• Xác định tính hợp pháp theo thời điểm: Cơ quan thuế cần đối chiếu thời điểm lập hóa đơn với thời điểm doanh nghiệp bán hàng bị thông báo ngừng hoạt động hoặc bỏ trốn. Nếu hóa đơn được lập trước ngày cơ quan thuế ban hành thông báo doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, tính hợp pháp của hóa đơn sẽ được xem xét dựa trên thực tế phát sinh giao dịch. Ngược lại, các hóa đơn lập sau ngày thông báo sẽ không được chấp nhận để khấu trừ thuế hoặc tính vào chi phí hợp lý.
• Đánh giá dựa trên bản chất giao dịch: Việc xử lý không áp dụng cào bằng mà phải căn cứ vào việc giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ có thực tế diễn ra hay không. Cơ quan thuế có trách nhiệm yêu cầu người nộp thuế giải trình và cung cấp tài liệu chứng minh trước khi đưa ra kết luận cuối cùng.

- Điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ

Đối với các doanh nghiệp mua hàng có sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp thuộc diện cảnh báo rủi ro, để được chấp nhận khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp phải chứng minh được giao dịch là có thật thông qua các điều kiện:

• Hồ sơ minh chứng giao dịch thực tế đầy đủ: Doanh nghiệp phải xuất trình được toàn bộ chứng từ liên quan đến quá trình mua bán bao gồm: Hợp đồng mua bán hàng hóa/dịch vụ, biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, chứng từ vận chuyển, tài liệu chứng minh nguồn gốc xuất xứ và chất lượng hàng hóa.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải cung cấp chứng từ thanh toán qua ngân hàng hợp lệ, đảm bảo dòng tiền được chuyển từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán đã đăng ký với cơ quan thuế.
• Văn bản cam kết của doanh nghiệp: Người nộp thuế phải có văn bản cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các hồ sơ, tài liệu đã cung cấp và tính có thật của giao dịch phát sinh.

- Quy trình rà soát và trách nhiệm của Cơ quan Thuế

Công văn 2912/TCT-CS quy định rõ quy trình làm việc của cơ quan thuế nhằm đảm bảo tính khách quan và đúng quy định pháp luật:

• Gửi thông báo yêu cầu giải trình: Khi phát hiện người nộp thuế có hóa đơn đầu vào từ doanh nghiệp rủi ro, cơ quan thuế phải gửi thông báo bằng văn bản yêu cầu doanh nghiệp giải trình và cung cấp tài liệu chứng minh trong thời hạn quy định.
• Thực hiện thanh tra, kiểm tra thực tế: Trường hợp doanh nghiệp giải trình nhưng chưa đủ căn cứ chứng minh giao dịch có thật, cơ quan thuế sẽ tiến hành thanh tra, kiểm tra thực tế tại trụ sở của doanh nghiệp mua hàng để xác minh năng lực sản xuất, kho bãi, phương tiện vận chuyển và việc sử dụng hàng hóa vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Xử lý hành vi vi phạm: Nếu xác định doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp (hóa đơn khống), cơ quan thuế sẽ thực hiện xử phạt vi phạm hành chính về thuế và truy thu thuế theo quy định. Trường hợp phát hiện có dấu hiệu tội phạm hình sự về trốn thuế hoặc mua bán trái phép hóa đơn, cơ quan thuế có trách nhiệm chuyển hồ sơ sang cơ quan Công an để điều tra, xử lý.

- Khuyến nghị dành cho Người nộp thuế để hạn chế rủi ro pháp lý

Để tự bảo vệ và giảm thiểu rủi ro bị truy thu thuế, phạt chậm nộp, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp kiểm soát nội bộ:

• Chủ động tra cứu thông tin đối tác: Trước khi ký kết hợp đồng và thực hiện giao dịch, doanh nghiệp cần thường xuyên tra cứu trạng thái hoạt động của nhà cung cấp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
• Lưu trữ chứng từ khoa học và chặt chẽ: Thiết lập quy trình lưu trữ nghiêm ngặt đối với tất cả các chứng từ liên quan đến giao dịch mua bán, đặc biệt là các chứng từ vận chuyển, giao nhận và chứng từ thanh toán để sẵn sàng giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
• Chủ động kê khai điều chỉnh khi phát hiện sai phạm: Trong trường hợp phát hiện hóa đơn đầu vào thuộc danh sách rủi ro và không có đủ chứng từ chứng minh giao dịch thực tế, doanh nghiệp nên chủ động kê khai điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào và giảm chi phí được trừ trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra để được hưởng chính sách giảm nhẹ mức phạt.