Để các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Toà án nhân dân tối cao, các Tập đoàn kinh tế nhà nước và Tổng công ty 91 (sau đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức trung ương) có căn cứ xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2008 và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc triển khai thực hiện, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn một số nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư, lưu trữ năm 2008 như sau:

I. QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Tiếp tục tổ chức tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành trong thời gian gần đây, nhằm nâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ.

2. Tổ chức và cán bộ

a) Tiếp tục kiện toàn tổ chức và tăng cường cán bộ làm văn thư, lưu trữ; đồng thời, chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc bố trí đủ cán bộ đã qua đào tạo nghiệp vụ làm văn thư, lưu trữ.

b) Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ, đặc biệt là ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc; đối với những cán bộ chưa qua đào tạo nghiệp vụ, cần tạo điều kiện để những cán bộ này tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hoặc các cơ sở đào tạo chuyên ngành văn thư, lưu trữ tổ chức.

3. Ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức trung ương cần tiếp tục cụ thể hoá các văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với thực tế của cơ quan, của ngành, trọng tâm là:

a) Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan (theo văn bản số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước v/v hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan);

b) Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, của ngành (phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước);

c) Hướng dẫn lập hồ sơ công việc (trên cơ sở văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước);

d) Quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

4. Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ

Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình. Trong năm 2008, mỗi cơ quan, tổ chức trung ương cần tiến hành kiểm tra ít nhất 30% các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Nội dung kiểm tra, hướng dẫn tập trung vào những vấn đề sau:

- Triển khai thực hiện Pháp lệnh lưu trữ quốc gia; các Nghị định của Chính phủ về công tác văn thư, lưu trữ; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

- Thực hiện các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản; về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Quản lý văn bản đi, văn bản đến;

- Thực hiện chế độ lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức;

- Quản lý và sử dụng dấu trong công tác văn thư;

- Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Thực hiện chế độ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử (đối với những cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia);

- Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; kho tàng và trang thiết bị theo hướng dẫn tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ về kho lưu trữ chuyên dụng;

- Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp chia, tách, sáp nhập, tổ chức lại cơ quan, tổ chức hoặc chuyển đổi hình thức sở hữu các doanh nghiệp nhà nước;

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.

II. HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Soạn thảo và ban hành văn bản

a) Thực hiện đúng các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

b) Thực hiện tốt việc kiểm tra về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký ban hành.

2. Quản lý văn bản

a) Thực hiện quản lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức theo  hướng dẫn tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

b) Thực hiện việc lập hồ sơ công việc và tổ chức nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức đúng thời hạn.

c) Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định.

3. Thu thập tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉnh lý, giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

a) Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong từ năm 2006 về trước vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

b) Xây dựng đề án xử lý tài liệu tích đống trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện để đến năm 2010 cơ bản giải quyết xong; đối với tài liệu hết giá trị, thực hiện việc tiêu huỷ theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

c) Các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cần phối hợp với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia có thẩm quyền thu thập, lựa chọn và tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu theo đúng thời hạn quy định.

4. Bảo vệ, bảo quản tài liệu

a) Xây mới hoặc cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ theo hướng dẫn tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ về kho lưu trữ chuyên dụng.

b) Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc bố trí kho lưu trữ có đủ diện tích và bảo đảm yêu cầu kỹ thuật để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

c) Trang bị đầy đủ các phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: phương tiện báo cháy, chữa cháy; phương tiện bảo vệ; giá, hộp, cặp đựng tài liệu; bìa hồ sơ... Từng bước trang bị các phương tiện hiện đại để bảo quản tài liệu như máy điều hoà không khí, máy hút ẩm...

d) Thực hiện nghiêm túc chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu; vệ sinh định kỳ kho tàng và tài liệu; thông gió và thực hiện các biện pháp khác để bảo quản tài liệu theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

5. Tổ chức sử dụng tài liệu

a) Bố trí phòng đọc đủ điều kiện cho độc giả khai thác, sử dụng tài liệu.

b) Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện các công cụ tra cứu thiết yếu như mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ, sổ sách quản lý việc khai thác sử dụng tài liệu và độc giả.

c) Chủ động công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ dưới mọi hình thức (thông báo, xuất bản sách, viết bài giới thiệu, trưng bày triển lãm…) nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

III. NHỮNG NHIỆM VỤ CỤ THỂ KHÁC

1. Hiện đại hoá công tác văn thư, lưu trữ

a) Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản và quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

b) Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư, lưu trữ.

2. Thống kê, báo cáo và sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ

a) Thực hiện báo cáo thống kê theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ về chế độ báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ và báo cáo chuyên đề theo yêu cầu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

b) Tổ chức sơ kết 01 năm thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, định kỳ tổng kết công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức hoặc của ngành và gửi báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

3. Thực hiện chế độ đãi ngộ đối với cán bộ lưu trữ

Chỉ đạo và thực hiện chế độ bồi dưỡng độc hại và chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật cho người làm lưu trữ theo quy định hiện hành (Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04 tháng 10 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện mức phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức và Công văn số 758/VTLTNN-TCCB ngày 13 tháng 11 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước v/v hưởng chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với ngành lưu trữ).

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh bằng văn bản về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo địa chỉ: Số 12 phố Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội hoặc trao đổi qua số điện thoại: 04.8327008, 04.7665864 và 04.7669022 để cùng phối hợp giải quyết./.