Tổng quan về Công văn số 2853/TCT-TVQT

Công văn số 2853/TCT-TVQT được ban hành bởi Tổng cục Thuế nhằm hướng dẫn các Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện quy trình tiêu hủy các loại ấn chỉ thuế đã thu hồi và không còn giá trị sử dụng. Đây là hoạt động nghiệp vụ quan trọng nhằm đảm bảo công tác quản lý ấn chỉ thuế được thực hiện chặt chẽ, đúng quy định pháp luật, tránh thất thoát và lạm dụng các loại ấn chỉ, hóa đơn, chứng từ thuế trong quá trình quản lý hành chính.

Các nội dung trọng tâm về việc hủy ấn chỉ thuế thu hồi không còn giá trị sử dụng

1. Đối tượng ấn chỉ thuế thuộc diện tiêu hủy

Theo hướng dẫn, các loại ấn chỉ thuế phải đưa vào diện tiêu hủy bao gồm:

• Các loại hóa đơn, chứng từ thu thuế, phí, lệ phí đã bị thu hồi do thay đổi chính sách hoặc không còn giá trị sử dụng theo quy định hiện hành.
• Ấn chỉ thuế bị hư hỏng, rách nát, in sai lệch thông tin không thể khắc phục hoặc không thể đưa vào sử dụng.
• Các loại biên lai, phiếu thu, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in hoặc đặt in của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng hoặc bị đình chỉ lưu hành.
• Ấn chỉ thuế tồn kho lâu năm, đã có quyết định thu hồi và thay thế bằng các loại ấn chỉ mới theo lộ trình hiện đại hóa của ngành Thuế.

2. Quy trình thành lập Hội đồng tiêu hủy ấn chỉ

Để tiến hành tiêu hủy ấn chỉ thuế một cách hợp pháp và minh bạch, cơ quan thuế các cấp phải thành lập Hội đồng tiêu hủy ấn chỉ với các thành phần bắt buộc:

• Chủ tịch Hội đồng: Đại diện Ban lãnh đạo Cục Thuế hoặc Chi cục Thuế trực tiếp quản lý ấn chỉ.
• Thành viên Hội đồng: Đại diện bộ phận Tài vụ - Quản trị, bộ phận Kiểm tra nội bộ, bộ phận Pháp chế và các bộ phận chuyên môn có liên quan trực tiếp đến việc quản lý, sử dụng ấn chỉ.
• Hội đồng có trách nhiệm kiểm tra, giám sát toàn bộ quá trình từ khâu kiểm kê, lập danh mục đến khâu thực hiện tiêu hủy vật lý và lập biên bản nghiệm thu.

3. Các bước thực hiện tiêu hủy ấn chỉ thuế

Quy trình tiêu hủy ấn chỉ thuế phải được thực hiện nghiêm ngặt theo các bước sau:

• Kiểm kê và lập bảng kê chi tiết: Bộ phận quản lý ấn chỉ tiến hành kiểm kê thực tế, đối chiếu sổ sách và lập Bảng kê chi tiết các loại ấn chỉ cần hủy. Bảng kê phải thể hiện rõ: Tên loại ấn chỉ, ký hiệu, số lượng, từ số đến số, lý do hủy.
• Thẩm định và phê duyệt: Hội đồng tiêu hủy tiến hành thẩm định thực tế số lượng ấn chỉ cần hủy so với bảng kê. Sau khi thống nhất, trình Thủ trưởng cơ quan thuế phê duyệt Quyết định tiêu hủy ấn chỉ.
• Thực hiện tiêu hủy vật lý: Việc tiêu hủy phải được thực hiện bằng các phương pháp cơ học hoặc hóa học (như cắt vụn, đốt, nghiền nát) đảm bảo các ấn chỉ bị hủy hoàn toàn biến dạng, không thể phục hồi hoặc lợi dụng để sử dụng lại dưới bất kỳ hình thức nào.
• Lập Biên bản tiêu hủy: Ngay sau khi kết thúc việc tiêu hủy, Hội đồng phải lập Biên bản tiêu hủy ấn chỉ thuế. Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của tất cả các thành viên Hội đồng tham gia giám sát.

4. Chế độ báo cáo và lưu trữ hồ sơ

Sau khi hoàn thành công tác tiêu hủy, cơ quan thuế thực hiện các nghĩa vụ báo cáo và lưu trữ thông tin:

• Cơ quan thuế cấp dưới phải gửi báo cáo kết quả tiêu hủy ấn chỉ kèm theo Biên bản tiêu hủy lên cơ quan thuế cấp trên trực tiếp để theo dõi và quản lý.
• Cập nhật kịp thời trạng thái của các ấn chỉ đã tiêu hủy lên Hệ thống ứng dụng quản lý ấn chỉ của ngành Thuế để đồng bộ dữ liệu trên toàn quốc.
• Hồ sơ tiêu hủy ấn chỉ (bao gồm Quyết định thành lập Hội đồng, Bảng kê chi tiết, Quyết định tiêu hủy, Biên bản tiêu hủy và các tài liệu liên quan) phải được lưu trữ bảo quản nghiêm ngặt tại cơ quan thuế theo thời hạn quy định của pháp luật về lưu trữ tài liệu kế toán, thuế.

Ý nghĩa của việc thực hiện nghiêm túc quy định tiêu hủy ấn chỉ

Việc triển khai đúng quy trình tiêu hủy ấn chỉ theo hướng dẫn tại Công văn số 2853/TCT-TVQT giúp ngành Thuế ngăn ngừa triệt để các hành vi gian lận, mua bán, sử dụng trái phép hóa đơn, chứng từ thuế đã hết giá trị. Đồng thời, hoạt động này góp phần làm sạch kho quỹ, tối ưu hóa không gian lưu trữ và nâng cao hiệu quả quản lý tài sản công tại các cơ quan thuế địa phương trong bối cảnh chuyển đổi số và áp dụng hóa đơn điện tử diện rộng.