Công văn số 237/BXD-KTTC do Bộ Xây dựng ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết về việc thanh toán và quyết toán chi phí ban quản lý dự án đối với các dự án đầu tư xây dựng. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các chủ đầu tư, ban quản lý dự án và các cơ quan liên quan thực hiện đúng quy định pháp luật về quản lý chi phí đầu tư xây dựng.

Phạm vi và đối tượng áp dụng của văn bản

• Văn bản áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng, thanh toán và quyết toán chi phí ban quản lý dự án sử dụng vốn nhà nước và các nguồn vốn khác có quy định áp dụng quy chuẩn quản lý chi phí của Nhà nước.
• Các ban quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành, ban quản lý dự án khu vực và các ban quản lý dự án một dự án cụ thể.

Nguyên tắc thanh toán, quyết toán chi phí ban quản lý dự án

• Việc thanh toán và quyết toán chi phí ban quản lý dự án phải căn cứ vào dự toán chi phí quản lý dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt hằng năm hoặc phê duyệt theo giai đoạn thực hiện dự án.
• Chi phí quản lý dự án phải được kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm chi đúng mục đích, đúng đối tượng, tiết kiệm và hiệu quả, không vượt định mức tỷ lệ phần trăm (%) quy định do Bộ Xây dựng ban hành tương ứng với từng loại và nhóm dự án.
• Đối với các dự án sử dụng nhiều nguồn vốn khác nhau, chi phí quản lý dự án phải được phân bổ và quyết toán tương ứng với từng nguồn vốn theo đúng tỷ lệ đóng góp hoặc theo phương án phân bổ được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Xác định giá trị quyết toán chi phí ban quản lý dự án

• Giá trị quyết toán chi phí ban quản lý dự án hằng năm và khi hoàn thành dự án phải dựa trên số liệu chi phí thực tế phát sinh hợp pháp, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật về tài chính và kế toán.
• Các khoản chi phí tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản đóng góp theo lương của cán bộ, nhân viên ban quản lý dự án phải thực hiện theo đúng chế độ tiền lương hiện hành và quy chế chi tiêu nội bộ của ban quản lý dự án đã được phê duyệt.
• Trường hợp ban quản lý dự án thực hiện quản lý nhiều dự án cùng lúc, chi phí quản lý chung phải được phân bổ cho từng dự án cụ thể theo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, tránh việc hạch toán trùng lặp chi phí giữa các dự án.

Trách nhiệm của các cơ quan và đơn vị liên quan

• Chủ đầu tư và Ban quản lý dự án có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án hằng năm gửi cơ quan cấp trên hoặc cơ quan tài chính cùng cấp để thẩm tra và phê duyệt theo quy định.
• Cơ quan kiểm soát thanh toán (Kho bạc Nhà nước hoặc tổ chức tín dụng được ủy quyền) có trách nhiệm kiểm soát hồ sơ thanh toán chi phí quản lý dự án bảo đảm tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ trước khi thực hiện giải ngân.
• Các cơ quan thanh tra, kiểm toán có quyền kiểm tra việc quản lý, sử dụng và quyết toán chi phí ban quản lý dự án nhằm phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm (nếu có).

Hiệu lực thi hành và hướng dẫn chuyển tiếp

Công văn số 237/BXD-KTTC có hiệu lực hướng dẫn kể từ ngày ban hành. Các nội dung về thanh toán, quyết toán chi phí ban quản lý dự án chưa hoàn thành trước thời điểm văn bản này ban hành được thực hiện chuyển tiếp theo các nguyên tắc xử lý chuyển tiếp về quản lý chi phí đầu tư xây dựng hiện hành của Bộ Xây dựng và Bộ Tài chính.