Tóm tắt Công văn số 1848/TCT-PCCS về thời hạn lưu trữ và thủ tục thanh hủy liên 1 và liên 3 hóa đơn đã sử dụng

Công văn số 1848/TCT-PCCS của Tổng cục Thuế đưa ra những hướng dẫn quan trọng dành cho các cơ sở kinh doanh về việc lưu trữ, bảo quản và thực hiện thủ tục thanh hủy đối với liên 1 và liên 3 của hóa đơn đã sử dụng. Đây là các chứng từ kế toán quan trọng, đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành để tránh rủi ro bị xử phạt hành chính.

Thời hạn lưu trữ liên 1 và liên 3 hóa đơn đã sử dụng

Theo hướng dẫn từ Tổng cục Thuế, việc xác định thời hạn lưu trữ đối với liên 1 và liên 3 của hóa đơn đã sử dụng tại các cơ sở kinh doanh được quy định cụ thể như sau:

• Phân loại chứng từ lưu trữ: Liên 1 (thường là liên lưu tại quyển của người bán) và liên 3 (liên nội bộ hoặc dùng cho các mục đích quản lý, đối chiếu khác) được xác định là chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
• Thời hạn lưu trữ bắt buộc: Đối với các loại chứng từ kế toán này, thời hạn lưu trữ bắt buộc tối thiểu là 10 năm, tính từ thời điểm kết thúc kỳ kế toán năm.
• Trách nhiệm của cơ sở kinh doanh: Doanh nghiệp có nghĩa vụ tổ chức bảo quản, lưu trữ an toàn và nguyên vẹn các liên hóa đơn này trong suốt thời hạn quy định. Trường hợp xảy ra mất, cháy, hỏng hóa đơn trong thời gian lưu trữ, doanh nghiệp phải lập tức báo cáo bằng văn bản với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để có phương án xử lý theo quy định của pháp luật.

Thủ tục thanh hủy liên 1 và liên 3 hóa đơn hết thời hạn lưu trữ

Sau khi hết thời hạn lưu trữ 10 năm theo quy định của Luật Kế toán, nếu không có chỉ định hoặc quyết định đặc biệt nào khác từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền, cơ sở kinh doanh được phép tiến hành thủ tục thanh hủy hóa đơn theo quy trình chặt chẽ dưới đây:

• Thành lập Hội đồng thanh hủy: Người đại diện theo pháp luật của cơ sở kinh doanh phải ra quyết định thành lập Hội đồng thanh hủy hóa đơn hết thời hạn lưu trữ. Thành phần hội đồng bắt buộc phải có đại diện ban lãnh đạo doanh nghiệp, kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) và người trực tiếp quản lý kho lưu trữ tài liệu.
• Kiểm kê và lập danh mục: Hội đồng tiến hành kiểm kê thực tế và lập Danh mục hóa đơn cần thanh hủy. Danh mục này phải thể hiện chi tiết các thông tin bao gồm: tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn tiêu hủy (từ số... đến số...).
• Lập Biên bản thanh hủy hóa đơn: Quá trình tiêu hủy thực tế phải được ghi nhận bằng Biên bản thanh hủy hóa đơn. Biên bản này phải có đầy đủ chữ ký xác nhận của tất cả các thành viên trong Hội đồng thanh hủy.
• Phương thức tiêu hủy: Việc tiêu hủy hóa đơn phải được thực hiện bằng các biện pháp cơ học hoặc hóa học (như đốt, cắt nhỏ, xé nhỏ, nghiền nát) đảm bảo thông tin trên hóa đơn bị xóa bỏ hoàn toàn, không thể phục hồi hoặc lợi dụng để sử dụng lại dưới bất kỳ hình thức nào.

Một số lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp

Để đảm bảo tính pháp lý và tránh các sai phạm trong công tác quản lý hóa đơn, chứng từ, các cơ sở kinh doanh cần đặc biệt lưu ý:

• Không tự ý tiêu hủy trước thời hạn: Doanh nghiệp tuyệt đối không được tự ý tiêu hủy liên 1 và liên 3 của hóa đơn khi chưa đủ thời hạn lưu trữ 10 năm, ngay cả khi doanh nghiệp đã hoàn thành việc quyết toán thuế với cơ quan thuế cho các năm tài chính liên quan đến các hóa đơn đó.
• Lưu trữ hồ sơ thanh hủy: Toàn bộ hồ sơ liên quan đến việc thanh hủy hóa đơn (bao gồm Quyết định thành lập hội đồng, Danh mục hóa đơn tiêu hủy, Biên bản thanh hủy) phải được lưu trữ tại doanh nghiệp và xuất trình ngay khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế hoặc các cơ quan chức năng có thẩm quyền.