Giới thiệu về Công văn số 1535 TCT/DNK

Công văn số 1535 TCT/DNK được Tổng cục Thuế ban hành ngày 24/05/2004 nhằm hướng dẫn cụ thể về thủ tục lập hóa đơn và kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với trường hợp hàng hóa đã mua bị trả lại cho người bán. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp và cá nhân thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế khi phát sinh giao dịch trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng hoặc các thỏa thuận khác.

Quy định đối với người mua là cơ sở kinh doanh có hóa đơn

Đối với trường hợp người mua là tổ chức, cá nhân kinh doanh có đầy đủ tư cách pháp nhân và sử dụng hóa đơn tự in hoặc hóa đơn mua của cơ quan thuế, thủ tục được thực hiện như sau:

• Lập hóa đơn trả lại hàng: Khi trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa cho người bán, người mua phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng). Trên hóa đơn phải ghi rõ lý do trả lại hàng hóa (ví dụ: hàng hóa không đúng quy cách, chủng loại, chất lượng theo hợp đồng).
• Xác định giá trị và thuế suất: Giá bán ghi trên hóa đơn trả lại hàng phải đúng bằng giá bán trên hóa đơn mua hàng trước đây. Thuế suất thuế GTGT cũng phải áp dụng đúng theo thuế suất đã ghi trên hóa đơn mua hàng ban đầu.
• Kê khai thuế: Hóa đơn trả lại hàng là căn cứ để người bán điều chỉnh giảm doanh thu bán hàng và giảm thuế GTGT đầu ra; đồng thời là căn cứ để người mua điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào đã kê khai trước đó.

Quy định đối với người mua không có hóa đơn (cá nhân, tiêu dùng)

Trường hợp người mua là cá nhân tiêu dùng hoặc các đối tượng không có chức năng xuất hóa đơn theo quy định, thủ tục hoàn trả hàng hóa được thực hiện theo hướng dẫn sau:

• Lập biên bản thu hồi hoặc trả lại hàng: Người mua và người bán phải lập biên bản ký rõ cả hai bên, ghi rõ lý do trả lại hàng, số lượng, giá trị hàng trả lại theo hóa đơn mua hàng trước đây (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn).
• Thu hồi hóa đơn gốc: Người bán phải thu hồi lại hóa đơn đã lập giao cho người mua (liên 2) để làm căn cứ hủy bỏ hoặc điều chỉnh. Trường hợp chỉ trả lại một phần hàng hóa, người bán thực hiện lập biên bản và xuất hóa đơn điều chỉnh theo quy định.
• Kê khai điều chỉnh: Căn cứ vào biên bản thu hồi hàng hóa và hóa đơn thu hồi, người bán thực hiện kê khai điều chỉnh giảm doanh thu và giảm số thuế GTGT đầu ra đã kê khai.

Nguyên tắc kê khai và điều chỉnh thuế GTGT

Việc kê khai điều chỉnh thuế GTGT đối với hàng hóa trả lại phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc sau:

• Tính chính xác của số liệu: Mọi số liệu về số lượng, đơn giá, thành tiền và tiền thuế GTGT trên hóa đơn trả lại hoặc biên bản thu hồi phải khớp đúng với hóa đơn mua bán ban đầu.
• Thời điểm kê khai: Việc kê khai điều chỉnh được thực hiện trong kỳ tính thuế phát sinh việc trả lại hàng hóa và lập hóa đơn trả lại (hoặc lập biên bản thu hồi hàng hóa).
• Lưu trữ hồ sơ: Cả người bán và người mua phải lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan bao gồm: hợp đồng mua bán, biên bản trả hàng, hóa đơn trả hàng hoặc hóa đơn gốc đã thu hồi để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.