Giới thiệu chung về Công văn số 1499 TCT/AC

Công văn số 1499 TCT/AC được Tổng cục Thuế ban hành ngày 29/04/2003 nhằm hướng dẫn các Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các cơ sở kinh doanh thực hiện thống nhất các quy định về quản lý, sử dụng hóa đơn trong hoạt động bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc thắt chặt kỷ cương quản lý tài chính, hạn chế thất thu thuế và ngăn chặn các hành vi gian lận thương mại thông qua việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Các nội dung trọng tâm về quản lý và sử dụng hóa đơn

• Nguyên tắc lập và phát hành hóa đơn: Các cơ sở kinh doanh khi thực hiện bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có nghĩa vụ phải lập và giao hóa đơn cho khách hàng theo đúng quy định. Nội dung trên hóa đơn phải phản ánh đúng thực tế nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ghi đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và người bán, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có).
• Tính thống nhất giữa các liên hóa đơn: Tất cả các liên của cùng một số hóa đơn phải được lập đồng thời một lần bằng mực không phai, không được tẩy xóa, sửa chữa và phải hoàn toàn thống nhất về mặt nội dung. Nghiêm cấm việc lập hóa đơn lệch liên (nội dung giữa các liên không khớp nhau về số lượng, giá trị hoặc thông tin khách hàng).
• Quản lý hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in: Đối với các doanh nghiệp được phép tự in hóa đơn hoặc đặt in hóa đơn để sử dụng, quy trình thiết kế mẫu, đăng ký sử dụng và báo cáo phát hành phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về tính bảo mật và quản lý chặt chẽ phôi hóa đơn để tránh bị lợi dụng, làm giả.

Quy định về xử lý các trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn

• Trách nhiệm báo cáo khi xảy ra sự cố: Khi phát hiện bị mất, cháy, hỏng hóa đơn (kể cả hóa đơn đã lập hoặc chưa lập), cơ sở kinh doanh phải chủ động lập biên bản và báo cáo bằng văn bản cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn báo cáo phải được thực hiện ngay trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày phát hiện sự việc để cơ quan thuế có biện pháp xử lý kịp thời, ngăn chặn việc lợi dụng hóa đơn bất hợp pháp.
• Thủ tục xác nhận và đối chiếu: Trong trường hợp người mua làm mất hóa đơn liên 2 (liên giao cho người mua) để làm căn cứ thanh toán hoặc khấu trừ thuế, hai bên mua và bán phải lập biên bản ghi rõ sự việc, có chữ ký và đóng dấu của đại diện pháp luật hai bên. Người bán có trách nhiệm sao chụp liên 1 của hóa đơn đó, ký tên, đóng dấu xác nhận sao y bản chính để giao cho người mua làm chứng từ thay thế, kèm theo biên bản mất hóa đơn.
• Chế tài xử phạt vi phạm: Các hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiếu trách nhiệm quản lý hoặc không báo cáo kịp thời với cơ quan thuế sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn theo các mức độ quy định của pháp luật hiện hành.

Chế độ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ

• Nghĩa vụ nộp báo cáo: Các cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế phát hành hoặc tự in đều phải thực hiện chế độ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ (theo quý hoặc theo năm) gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Nội dung báo cáo: Báo cáo phải thể hiện rõ ràng các thông tin về số lượng hóa đơn tồn đầu kỳ, số hóa đơn mua hoặc phát hành trong kỳ, số hóa đơn đã sử dụng, số hóa đơn bị xóa bỏ, hủy bỏ, mất mát và số lượng hóa đơn còn tồn cuối kỳ.
• Xử lý vi phạm chậm nộp báo cáo: Việc chậm trễ nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hoặc nộp báo cáo không trung thực, không đầy đủ chỉ tiêu sẽ bị cơ quan thuế nhắc nhở, xử phạt hành chính và có thể bị tạm dừng cấp phát hoặc đình chỉ quyền sử dụng hóa đơn đối với đơn vị vi phạm.

Trách nhiệm của cơ quan thuế các cấp

• Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra: Cục Thuế và Chi cục Thuế địa phương có trách nhiệm thường xuyên thanh tra, kiểm tra việc quản lý, sử dụng hóa đơn tại các doanh nghiệp trên địa bàn quản lý. Kịp thời phát hiện, ngăn chặn và xử lý nghiêm các hành vi mua bán hóa đơn khống, sử dụng hóa đơn giả hoặc hóa đơn của các doanh nghiệp đã bỏ trốn.
• Tuyên truyền và hỗ trợ doanh nghiệp: Cơ quan thuế phải chủ động tổ chức các buổi tập huấn, hướng dẫn các quy định mới về hóa đơn cho người nộp thuế, giải đáp kịp thời các vướng mắc phát sinh trong quá trình áp dụng thực tế tại doanh nghiệp.