Tóm tắt Công văn số 1246 TCT/PCCS ngày 28/04/2004 của Tổng cục Thuế về việc chứng từ hợp pháp

Công văn số 1246 TCT/PCCS được Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các cơ quan thuế địa phương và doanh nghiệp thống nhất cách xác định, xử lý đối với các loại hóa đơn, chứng từ mua bán hàng hóa, dịch vụ không hợp pháp. Đây là văn bản nghiệp vụ quan trọng giúp minh bạch hóa quá trình khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và tính chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

- Nguyên tắc xác định chứng từ, hóa đơn hợp pháp

• Hóa đơn, chứng từ được coi là hợp pháp phải do Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in theo đúng mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chấp thuận, đăng ký sử dụng hợp lệ.
• Hóa đơn phải ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác các chỉ tiêu bắt buộc trên mẫu hóa đơn bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế của cả bên bán và bên mua; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền; thuế suất và tiền thuế GTGT (đối với hóa đơn GTGT).
• Chữ ký trên hóa đơn phải là chữ ký trực tiếp của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp, có đóng dấu của đơn vị bán hàng theo đúng quy định.

- Các trường hợp hóa đơn bị coi là không hợp pháp

• Hóa đơn giả, hóa đơn tự in chưa được sự chấp thuận của cơ quan thuế, hoặc hóa đơn đã bị cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng (hóa đơn của các doanh nghiệp đã giải thể, phá sản hoặc bỏ trốn).
• Hóa đơn có sự tẩy xóa, sửa chữa nội dung, hoặc có sự chênh lệch về số liệu giữa các liên (liên giao cho khách hàng khác với liên lưu tại cuống).
• Hóa đơn khống (hóa đơn ghi nhận nghiệp vụ mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thực trên thực tế).
• Hóa đơn do các doanh nghiệp "ma" (doanh nghiệp thành lập chỉ nhằm mục đích mua bán hóa đơn trái phép) xuất ra.

- Nguyên tắc xử lý về thuế đối với hóa đơn không hợp pháp

• Về thuế giá trị gia tăng: Cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn không hợp pháp để kê khai thuế sẽ không được khấu trừ hoặc hoàn thuế GTGT đầu vào. Cơ quan thuế có quyền truy thu toàn bộ số thuế GTGT đã khấu trừ hoặc hoàn sai quy định.
• Về thuế thu nhập doanh nghiệp: Các khoản chi phí mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn không hợp pháp sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Doanh nghiệp phải loại trừ các khoản chi phí này ra khỏi tờ khai quyết toán thuế năm.
• Xử lý vi phạm hành chính và hình sự: Tùy theo mức độ vi phạm, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế (phạt tiền từ 1 đến 3 lần số thuế trốn). Trường hợp có dấu hiệu cấu thành tội phạm hình sự (trốn thuế với số lượng lớn, mua bán hóa đơn chuyên nghiệp) sẽ bị chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra để truy cứu trách nhiệm hình sự.

- Trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc kiểm tra chứng từ

• Doanh nghiệp khi mua hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn đúng quy định và phải chủ động kiểm tra tính pháp lý của hóa đơn nhận được.
• Doanh nghiệp cần thực hiện đối chiếu thông tin người bán trên hệ thống dữ liệu của cơ quan thuế để đảm bảo người bán vẫn đang hoạt động bình thường và hóa đơn sử dụng là hợp pháp tại thời điểm lập.