Công văn 9729/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2018 là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc ghi tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn giá trị gia tăng. Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp trong việc thể hiện ngôn ngữ, mã hàng hóa và cách thức lập hóa đơn đối với các sản phẩm có tính chất đặc thù hoặc tên thương mại bằng tiếng nước ngoài.

Quy định về ngôn ngữ và chữ viết trên hóa đơn

Căn cứ vào các quy định pháp luật về thuế và hóa đơn hiện hành, Cục Thuế thành phố Hà Nội hướng dẫn nguyên tắc sử dụng ngôn ngữ khi lập hóa đơn như sau:

• Chữ viết bắt buộc: Chữ viết hiển thị trên hóa đơn phải là tiếng Việt có dấu. Đây là nguyên tắc bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý và khả năng kiểm soát của cơ quan quản lý thuế.
• Trường hợp sử dụng tiếng nước ngoài: Trong trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài phải được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
• Đối với tên thương mại không thể dịch: Các danh từ riêng, tên thương mại, hoặc tên viết tắt của hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng nước ngoài (như nhãn hiệu thiết bị, linh kiện kỹ thuật, tên hóa chất chuyên ngành) không dịch được ra tiếng Việt thì được phép giữ nguyên chữ viết gốc tiếng nước ngoài.

Cách thức thể hiện tên, mã và ký hiệu hàng hóa

Để đảm bảo tính minh bạch và tránh gian lận thương mại, việc ghi tên hàng hóa trên hóa đơn cần tuân thủ các yêu cầu chi tiết:

• Ghi đầy đủ chủng loại và ký hiệu: Khi bán hàng hóa, người bán phải ghi rõ tên cụ thể của hàng hóa kèm theo ký hiệu, mã hiệu, nhãn hiệu hoặc chủng loại sản phẩm (nếu có) để phân biệt rõ ràng giữa các loại hàng hóa khác nhau.
• Đồng nhất thông tin: Tên hàng hóa ghi trên hóa đơn phải đồng nhất với tên hàng hóa trên các chứng từ liên quan khác như hợp đồng mua bán, tờ khai hải quan (đối với hàng hóa nhập khẩu), và phiếu xuất kho.
• Trường hợp xuất hóa đơn kèm bảng kê: Đối với các giao dịch bán nhiều loại hàng hóa có danh mục dài, doanh nghiệp được phép lập hóa đơn ghi kèm bảng kê chi tiết. Trên hóa đơn phải ghi rõ cụm từ "kèm theo bảng kê số... ngày...". Bảng kê phải có đầy đủ chữ ký, đóng dấu của người bán và người mua tương tự như trên hóa đơn chính thức.

Ý nghĩa pháp lý và lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp

Việc áp dụng đúng hướng dẫn tại Công văn 9729/CT-TTHT giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có trong quá trình vận hành:

• Hạn chế rủi ro bị loại chi phí được trừ: Hóa đơn lập không đúng quy định về tên hàng hóa, dịch vụ có thể bị cơ quan thuế đánh giá là hóa đơn không hợp lệ. Điều này dẫn đến việc doanh nghiệp mua hàng không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Tăng cường tính chính xác trong hạch toán: Việc ghi chép rõ ràng tên, mã hiệu sản phẩm giúp bộ phận kế toán dễ dàng đối chiếu, quản lý kho bãi và thực hiện các thủ tục quyết toán thuế định kỳ một cách thuận lợi, minh bạch.