Công văn 962/BTTTT-HTQT do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm chuẩn hóa việc dịch tên các cơ quan, đơn vị và chức danh lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức trong hệ thống hành chính nhà nước sang tiếng Anh. Văn bản này ra đời nhằm khắc phục tình trạng dịch thuật thiếu thống nhất, tự phát giữa các bộ, ngành và địa phương, góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, đồng bộ của nền hành chính Việt Nam trong quá trình hội nhập quốc tế.

- Nguyên tắc dịch tên cơ quan, tổ chức và chức danh sang tiếng Anh

Văn bản xác định rõ các nguyên tắc cốt lõi cần tuân thủ khi thực hiện việc chuyển ngữ để đảm bảo tính chuẩn xác và nhất quán:

• Nguyên tắc chính xác và rõ nghĩa: Bản dịch tiếng Anh phải phản ánh đúng tính chất, chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền pháp lý của cơ quan, đơn vị hoặc cấp bậc, vị trí của chức danh trong bộ máy nhà nước Việt Nam.
• Nguyên tắc thống nhất: Áp dụng một cách đồng bộ trên phạm vi cả nước, tránh tình trạng cùng một cơ quan, đơn vị hoặc một chức danh tương đương nhưng lại có nhiều cách dịch khác nhau ở các bộ, ngành hoặc địa phương khác nhau.
• Nguyên tắc phù hợp với thông lệ quốc tế: Ưu tiên sử dụng các thuật ngữ tiếng Anh đã được thừa nhận rộng rãi trong giao dịch quốc tế, dễ hiểu đối với người nước ngoài và các tổ chức quốc tế khi tiếp cận thông tin.

- Hướng dẫn dịch tên các cơ quan, đơn vị hành chính

Công văn cung cấp khung dịch thuật chuẩn hóa cho các cơ quan nhà nước từ cấp Trung ương đến cấp địa phương:

• Cơ quan cấp Trung ương: Quy định cách dịch chuẩn cho các Bộ (Ministry), Cơ quan ngang Bộ (Ministerial-level agencies), Cơ quan thuộc Chính phủ (Government-attached agencies). Đối với các đơn vị cấu thành bên trong, chuẩn hóa cách dịch của Tổng cục (Directorate/General Department), Cục (Department), Vụ (Department), Văn phòng (Office), Thanh tra (Inspectorate).
• Cơ quan chính quyền địa phương: Chuẩn hóa cách dịch cho Hội đồng nhân dân các cấp (People's Council), Ủy ban nhân dân các cấp (People's Committee). Đối với các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thống nhất dịch là "Department" (ví dụ: Sở Tư pháp là Department of Justice, Sở Thông tin và Truyền thông là Department of Information and Communications).
• Các đơn vị sự nghiệp công lập: Hướng dẫn cách dịch tên các viện nghiên cứu (Institute), trường đại học (University), bệnh viện (Hospital), trung tâm (Center) trực thuộc các bộ, ngành, địa phương.

- Hướng dẫn dịch các chức danh lãnh đạo, quản lý và công chức

Hệ thống chức danh được phân cấp và chuẩn hóa rõ ràng để phục vụ công tác đối ngoại, cụ thể:

• Chức danh lãnh đạo cấp cao: Chuẩn hóa các chức danh như Chủ tịch nước (President), Thủ tướng Chính phủ (Prime Minister), Bộ trưởng (Minister), Thứ trưởng (Deputy Minister).
• Chức danh lãnh đạo địa phương: Chủ tịch Hội đồng nhân dân (Chairperson of the People's Council), Chủ tịch Ủy ban nhân dân (Chairperson/President of the People's Committee), Giám đốc Sở (Director of Department).
• Chức danh quản lý cấp phòng, ban: Trưởng phòng (Head of Division/Section), Phó trưởng phòng (Deputy Head of Division/Section).
• Chức danh chuyên môn, nghiệp vụ: Chuyên viên (Expert/Officer), Chuyên viên chính (Principal Officer), Chuyên viên cao cấp (Senior Officer).

- Tổ chức thực hiện và áp dụng thực tế

Để đảm bảo tính hiệu quả và đồng bộ khi triển khai áp dụng, văn bản yêu cầu:

• Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc áp dụng thống nhất danh mục từ vựng tiếng Anh ban hành kèm theo công văn này.
• Sử dụng danh mục dịch thuật chuẩn hóa trong tất cả các hoạt động đối ngoại, cổng thông tin điện tử (Website), danh thiếp (Namecard), biển hiệu cơ quan, và các văn bản giao dịch quốc tế chính thức.
• Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh các tên gọi, chức danh mới chưa được quy định trong danh mục, các cơ quan, địa phương cần chủ động trao đổi, phản hồi với Bộ Thông tin và Truyền thông để kịp thời bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với thực tế.