Công văn 95839/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2020 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các tổ chức, đơn vị thu phí, lệ phí về việc xử lý các sai sót phát sinh đối với biên lai điện tử đã lập. Văn bản này giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế trong quá trình chuyển đổi và sử dụng biên lai điện tử theo quy định pháp luật hiện hành.

- Quy định về các trường hợp xử lý sai sót đối với biên lai điện tử đã lập

Công văn hướng dẫn chi tiết phương án xử lý cho từng trường hợp cụ thể khi phát hiện sai sót trên biên lai điện tử, đảm bảo tính minh bạch và đúng quy trình quản lý thuế:

• Trường hợp biên lai điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người nộp tiền: Tổ chức thu phí, lệ phí thực hiện hủy biên lai điện tử đã lập có sai sót trên hệ thống. Sau đó, lập biên lai điện tử mới thay thế để gửi cho người nộp tiền. Biên lai điện tử hủy bỏ phải được lưu trữ trên hệ thống để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế.
• Trường hợp biên lai điện tử đã lập, đã gửi cho người nộp tiền nhưng chưa giao dịch hoặc chưa khai thuế: Nếu phát hiện sai sót về các thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế, số tiền, thuế suất, các bên phải lập văn bản thỏa thuận bằng văn bản (hoặc thông điệp dữ liệu điện tử) ghi rõ sai sót. Đồng thời, người thu thực hiện hủy biên lai điện tử đã lập có sai sót và lập biên lai điện tử mới thay thế để gửi cho người nộp tiền. Trên biên lai mới phải có dòng chữ "Thay thế cho biên lai ký hiệu... số... ngày...".
• Trường hợp biên lai điện tử đã lập, đã gửi cho người nộp tiền và các bên đã thực hiện kê khai, nộp phí, lệ phí: Khi phát hiện sai sót, các bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Người thu thực hiện lập biên lai điện tử điều chỉnh. Biên lai điều chỉnh phải ghi rõ nội dung điều chỉnh (tăng, giảm) số tiền phí, lệ phí, thuế suất hoặc các thông tin liên quan khác.

- Trách nhiệm của tổ chức thu phí, lệ phí khi xử lý biên lai điện tử sai sót

Để đảm bảo việc quản lý hóa đơn, biên lai được chặt chẽ, Cục Thuế thành phố Hà Nội yêu cầu các đơn vị thực hiện nghiêm túc các nghĩa vụ sau:

• Báo cáo tình hình sử dụng biên lai: Đơn vị thu phí, lệ phí phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng biên lai (mẫu BC26/BLG ban hành kèm theo Thông tư số 303/2016/TT-BTC) gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo định kỳ quy định. Trong báo cáo phải thể hiện rõ số lượng biên lai đã sử dụng, biên lai bị hủy bỏ hoặc biên lai thay thế, điều chỉnh.
• Lưu trữ dữ liệu điện tử: Toàn bộ dữ liệu về biên lai điện tử bị hủy, biên lai thay thế, biên lai điều chỉnh và các văn bản thỏa thuận giữa các bên phải được lưu trữ an toàn, bảo mật trên hệ thống dữ liệu của đơn vị và sẵn sàng cung cấp khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.
• Tuân thủ quy chuẩn kỹ thuật: Việc khởi tạo, phát hành và xử lý sai sót biên lai điện tử phải tuân thủ đúng các quy định tại Thông tư số 303/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn việc in, phát hành, quản lý và sử dụng chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước.

- Ý nghĩa pháp lý và thực tiễn của Công văn 95839/CT-TTHT

Văn bản đóng vai trò thiết thực trong việc chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, các tổ chức được ủy quyền thu phí, lệ phí trên địa bàn thành phố Hà Nội:

• Giúp các đơn vị chủ động, tự tin xử lý các lỗi kỹ thuật hoặc sai sót thông tin trong quá trình xuất biên lai điện tử mà không vi phạm các quy định về quản lý thuế.
• Hạn chế tối đa các tranh chấp, khiếu nại giữa đơn vị thu và người nộp tiền nhờ quy trình lập văn bản thỏa thuận và điều chỉnh rõ ràng.
• Góp phần thúc đẩy tiến trình chuyển đổi số, hiện đại hóa công tác quản lý thu ngân sách nhà nước thông qua việc áp dụng biên lai điện tử đồng bộ và hiệu quả.