Giới thiệu về Công văn 9277/BTP-HCTP hướng dẫn thẩm quyền chứng thực giấy tờ, văn bản song ngữ

Công văn 9277/BTP-HCTP do Bộ Tư pháp ban hành nhằm giải quyết các vướng mắc nghiệp vụ phát sinh trong thực tiễn áp dụng pháp luật về chứng thực. Văn bản tập trung làm rõ và thống nhất thẩm quyền chứng thực đối với các loại giấy tờ, văn bản được thể hiện dưới hình thức song ngữ, giúp các cơ quan thực hiện chứng thực tại địa phương áp dụng đúng quy định, tránh sự chồng chéo hoặc đùn đẩy trách nhiệm.

Khái niệm về giấy tờ, văn bản song ngữ

Theo tinh thần hướng dẫn của Bộ Tư pháp, giấy tờ, văn bản song ngữ là những văn bản được thể hiện đồng thời bằng hai ngôn ngữ khác nhau, thông thường gồm tiếng Việt và một ngôn ngữ nước ngoài (như tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung Quốc, tiếng Hàn Quốc...). Các loại giấy tờ này có thể do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam hoặc của nước ngoài cấp, bao gồm nhưng không giới hạn ở: văn bằng, chứng chỉ, học bạ, giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, hộ chiếu, hoặc các giấy tờ hộ tịch khác.

Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ song ngữ

Công văn 9277/BTP-HCTP đưa ra hướng dẫn cụ thể nhằm phân định rõ thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính đối với giấy tờ song ngữ giữa cấp huyện và cấp xã:

• Thẩm quyền thuộc về Phòng Tư pháp cấp huyện: Đối với các giấy tờ, văn bản song ngữ (dù có sự xuất hiện của tiếng Việt), thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính thuộc về Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Người thực hiện ký chứng thực là Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng Tư pháp, sử dụng con dấu của Phòng Tư pháp.
• Lý do phân cấp thẩm quyền: Việc giao thẩm quyền cho Phòng Tư pháp cấp huyện xuất phát từ yêu cầu bảo đảm tính chính xác khi đối chiếu nội dung. Do văn bản song ngữ chứa đựng yếu tố tiếng nước ngoài, đội ngũ công chức tư pháp cấp huyện được đánh giá có đủ năng lực chuyên môn, trình độ và điều kiện tiếp cận thông tin tốt hơn để kiểm soát rủi ro so với cấp xã.
• Ủy ban nhân dân cấp xã không có thẩm quyền: Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn không được tiếp nhận và thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính đối với các giấy tờ, văn bản song ngữ, ngay cả khi phần nội dung tiếng Việt chiếm ưu thế trong văn bản đó.

Thẩm quyền chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản song ngữ

Bên cạnh việc chứng thực bản sao, Công văn cũng hướng dẫn chi tiết về thẩm quyền chứng thực chữ ký liên quan đến các văn bản song ngữ:

• Chứng thực chữ ký người dịch: Trường hợp cá nhân yêu cầu dịch thuật và chứng thực chữ ký người dịch đối với các giấy tờ song ngữ, thẩm quyền giải quyết duy nhất thuộc về Phòng Tư pháp cấp huyện. Người dịch phải là người có bằng cấp chuyên môn phù hợp và đã thực hiện đăng ký chữ ký mẫu tại Phòng Tư pháp theo quy định.
• Chứng thực chữ ký của cá nhân tự ký trên văn bản song ngữ: Đối với việc chứng thực chữ ký của cá nhân trên các tờ khai, đơn từ, văn bản cam đoan, thỏa thuận được lập bằng hình thức song ngữ, thẩm quyền thực hiện cũng thuộc về Phòng Tư pháp cấp huyện nhằm bảo đảm tính thống nhất và hạn chế tối đa các tranh chấp pháp lý phát sinh từ yếu tố nước ngoài.

Ý nghĩa thực tiễn và giá trị áp dụng của văn bản

Hướng dẫn tại Công văn 9277/BTP-HCTP mang lại nhiều giá trị quan trọng trong công tác quản lý nhà nước và phục vụ nhân dân:

• Thống nhất quy trình nghiệp vụ trên cả nước: Loại bỏ hoàn toàn tình trạng áp dụng pháp luật không đồng nhất giữa các địa phương, khắc phục việc đùn đẩy hồ sơ giữa Ủy ban nhân dân cấp xã và Phòng Tư pháp cấp huyện.
• Tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp: Giúp người dân xác định chính xác cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí đi lại khi thực hiện chứng thực các giấy tờ có yếu tố nước ngoài.
• Nền tảng cho các quy định pháp lý tương lai: Mặc dù được ban hành trong thời kỳ áp dụng Nghị định 79/2007/NĐ-CP, nguyên tắc phân định thẩm quyền dựa trên yếu tố ngôn ngữ nước ngoài trong Công văn này đã đặt nền móng vững chắc cho các quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao, chứng thực sau này.