Tổng quan về Công văn 9240/CT-TTHT

Công văn 9240/CT-TTHT được ban hành bởi Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh vào năm 2016, hướng dẫn về các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp nắm rõ điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý, đặc biệt là các khoản chi liên quan đến phúc lợi và bảo hiểm cho người lao động.

Các quy định cốt lõi về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo nội dung hướng dẫn tại Công văn 9240/CT-TTHT, các khoản chi của doanh nghiệp chỉ được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện chung và tuân thủ các quy định cụ thể đối với từng nhóm chi phí:

• Điều kiện chung để chi phí được trừ: Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật; đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Chi mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động: Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ đối với khoản chi mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động nếu các khoản chi này được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
• Giới hạn mức chi bảo hiểm tự nguyện: Khoản chi mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được vượt quá mức khống chế theo quy định của pháp luật thuế (tại thời điểm hướng dẫn là không quá 01 triệu đồng/tháng/người). Đồng thời, doanh nghiệp phải hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc cho người lao động mới được tính khoản chi này vào chi phí được trừ.
• Các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động: Các khoản chi như chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tự nguyện khác và các khoản chi có tính chất phúc lợi khác.
• Khống chế tổng mức chi phúc lợi: Tổng số chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động nêu trên không được vượt quá 01 tháng lương thực tế thực hiện bình quân trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp khi áp dụng

Để đảm bảo các khoản chi phí cho người lao động được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:

• Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ bao gồm Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể và Quy chế tài chính. Các văn bản này phải quy định rõ ràng, cụ thể đối tượng được thụ hưởng và mức chi trả đối với từng khoản chi phúc lợi, bảo hiểm.
• Thứ hai, lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán thực tế, đặc biệt là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên để tránh bị loại chi phí khi thanh tra, kiểm tra thuế.
• Thứ sáu, thực hiện tính toán và kiểm soát tổng mức chi phúc lợi trong năm đảm bảo không vượt quá giới hạn 01 tháng lương thực tế thực hiện bình quân của doanh nghiệp.