Tóm tắt Công văn 891/HTQTCT-CT năm 2021 về hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực, hộ tịch

Công văn 891/HTQTCT-CT do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực ban hành nhằm tháo gỡ các vướng mắc, khó khăn và thống nhất áp dụng pháp luật trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và chứng thực tại các địa phương. Dưới đây là nội dung tóm tắt chi tiết các hướng dẫn nghiệp vụ cốt lõi của văn bản này:

1. Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác chứng thực

• Chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền: Văn bản hướng dẫn rõ việc chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền chỉ được thực hiện đối với các trường hợp ủy quyền đơn giản, không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng đất. Các trường hợp khác bắt buộc phải thực hiện thủ tục chứng thực hợp đồng ủy quyền theo quy định.
• Trách nhiệm của người thực hiện chứng thực: Người thực hiện chứng thực phải kiểm tra kỹ tính hợp pháp của nội dung ủy quyền, đảm bảo không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội và người yêu cầu chứng thực phải nhận thức, làm chủ được hành vi của mình.

2. Hướng dẫn nghiệp vụ về đăng ký hộ tịch

• Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài: Hướng dẫn chi tiết về thẩm quyền và thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân nước ngoài. Việc xác định quốc tịch của trẻ khi đăng ký khai sinh phải tuân thủ thỏa thuận bằng văn bản của cha mẹ theo quy định của Luật Quốc tịch Việt Nam.
• Thay đổi, cải chính hộ tịch: Việc cải chính hộ tịch chỉ được thực hiện khi có sai sót của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch khi đăng ký hộ tịch trước đây. Không thực hiện cải chính hộ tịch đối với những trường hợp thay đổi thông tin do thay đổi ý chí cá nhân hoặc không có chứng cứ chứng minh có sai sót.
• Đăng ký khai tử: Hướng dẫn giải quyết các trường hợp đăng ký khai tử quá hạn hoặc đăng ký khai tử cho người đã chết từ lâu nhưng không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử. Cơ quan đăng ký hộ tịch cần tiến hành xác minh kỹ lưỡng để tránh việc lợi dụng đăng ký khai tử nhằm trục lợi hoặc trốn tránh nghĩa vụ pháp lý.

3. Hướng dẫn cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

• Xác minh tình trạng hôn nhân qua nhiều nơi cư trú: Đối với trường hợp người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng cư trú tại nhiều địa phương khác nhau, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm chủ động xác minh hoặc hướng dẫn người dân phối hợp cung cấp thông tin. Thời hạn và quy trình xác minh phải đảm bảo nhanh chóng, đúng quy định để không gây phiền hà cho công dân.
• Mục đích sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải ghi rõ mục đích sử dụng (như để kết hôn, mua bán tài sản, vay vốn ngân hàng...). Trường hợp sử dụng vào mục đích kết hôn thì phải ghi rõ họ tên, năm sinh, giấy tờ tùy thân của người dự định kết hôn và nơi dự định đăng ký kết hôn.

4. Ý nghĩa và hiệu lực thi hành

Công văn 891/HTQTCT-CT là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp các cơ quan tư pháp địa phương (Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã) thống nhất phương án giải quyết các hồ sơ hộ tịch, chứng thực phức tạp. Văn bản góp phần bảo đảm quyền lợi hợp pháp của công dân, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch và chứng thực trên phạm vi cả nước.