Giới thiệu về Công văn 3574/BTP-HTQTCT năm 2022

Công văn 3574/BTP-HTQTCT do Bộ Tư pháp ban hành năm 2022 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm giải quyết những vướng mắc, bất cập thực tế liên quan đến thời hạn sử dụng và giá trị pháp lý của bản sao chứng thực từ bản chính. Trên thực tế, nhiều cơ quan, tổ chức khi giải quyết thủ tục hành chính thường tự ý đưa ra yêu cầu bản sao chứng thực phải trong thời hạn 3 tháng hoặc 6 tháng, gây phiền hà và tốn kém cho người dân. Công văn này được ban hành nhằm chấn chỉnh tình trạng trên và thống nhất cách áp dụng pháp luật trên toàn quốc.

Giá trị pháp lý của bản sao chứng thực từ bản chính

Bộ Tư pháp khẳng định giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc và bản sao được chứng thực từ bản chính tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định tại Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Cụ thể:

• Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• Bản sao chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp có căn cứ nghi ngờ bản sao là giả mạo hoặc đã bị tẩy xóa, sửa chữa thì mới có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh.

Thời hạn sử dụng của bản sao chứng thực từ bản chính

Pháp luật hiện hành về chứng thực không quy định về thời hạn hiệu lực của bản sao chứng thực từ bản chính. Do đó, về nguyên tắc, bản sao chứng thực có giá trị pháp lý vô thời hạn, trừ trường hợp bản chính có sự thay đổi hoặc hết hiệu lực pháp luật. Bộ Tư pháp phân loại cụ thể như sau:

• Đối với các giấy tờ có tính chất vô thời hạn: Các loại giấy tờ như bằng tốt nghiệp, bảng điểm, giấy khai sinh, giấy phép lái xe (loại không thời hạn)... có bản chính mang giá trị vô hạn. Do đó, bản sao chứng thực từ các giấy tờ này cũng có giá trị sử dụng vô thời hạn, trừ khi bản chính bị thu hồi, hủy bỏ hoặc bị sửa đổi thông tin.
• Đối với các giấy tờ có xác định thời hạn sử dụng: Các loại giấy tờ như Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Phiếu lý lịch tư pháp... bản chính có quy định rõ thời hạn sử dụng. Bản sao chứng thực từ các giấy tờ này chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn mà bản chính còn hiệu lực pháp luật. Khi bản chính hết hạn, bản sao chứng thực cũng đương nhiên mất giá trị sử dụng.

Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao

Để bảo đảm quyền lợi hợp pháp của người dân và nâng cao hiệu quả cải cách thủ tục hành chính, Bộ Tư pháp yêu cầu các cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận bản sao chứng thực cần lưu ý:

• Không được tự ý đặt ra các quy định, hạn chế trái luật về thời hạn của bản sao chứng thực (như yêu cầu bản sao phải được chứng thực trong vòng 3 tháng hoặc 6 tháng).
• Tạo điều kiện thuận lợi cho người dân khi thực hiện các thủ tục hành chính, tránh gây phiền hà, sách nhiễu hoặc phát sinh thêm chi phí không đáng có cho người dân và doanh nghiệp.
• Trong trường hợp có nghi ngờ hợp lý về tính xác thực của bản sao, cơ quan tiếp nhận có quyền yêu cầu người dân xuất trình bản chính để đối chiếu trực tiếp hoặc tiến hành xác minh theo quy định pháp luật, thay vì từ chối tiếp nhận một cách cảm tính.

Ý nghĩa thực tiễn của Công văn 3574/BTP-HTQTCT

Công văn 3574/BTP-HTQTCT đóng vai trò quan trọng trong việc thống nhất nhận thức và áp dụng pháp luật về chứng thực trên cả nước. Văn bản này giúp:

• Hạn chế tối đa tình trạng lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc của người dân khi phải đi chứng thực lại nhiều lần một loại giấy tờ vốn không có sự thay đổi về nội dung.
• Thúc đẩy tiến trình cải cách thủ tục hành chính, hướng tới xây dựng một nền hành chính công minh bạch, hiệu quả và phục vụ nhân dân tốt hơn.
• Nâng cao trách nhiệm công vụ của cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính.