Công văn 8879/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến việc áp dụng và triển khai hóa đơn điện tử đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh trên địa bàn. Văn bản tập trung giải quyết các vướng mắc thực tế trong giai đoạn chuyển tiếp từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, giúp người nộp thuế thực hiện đúng quy định pháp luật.

1. Quy định về áp dụng hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp

• Thời hạn và lộ trình áp dụng: Trong giai đoạn chuyển tiếp, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hoặc hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo quy định cũ tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC nếu chưa nhận được thông báo chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của cơ quan thuế.
• Thực hiện chuyển đổi theo thông báo: Khi nhận được thông báo của cơ quan thuế về việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế), doanh nghiệp phải thực hiện thay đổi theo đúng lộ trình và hướng dẫn của cơ quan quản lý thuế trực tiếp để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn.

2. Quy định về chữ ký số của người mua trên hóa đơn điện tử

• Trường hợp không bắt buộc chữ ký số của người mua: Đối với các hóa đơn điện tử mua bán hàng hóa, dịch vụ mà người mua là cá nhân không kinh doanh, hoặc trường hợp người mua có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa hai bên (như hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán) thì trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác.
• Yêu cầu đối với người bán: Người bán bắt buộc phải thực hiện ký số đầy đủ trên hóa đơn điện tử trước khi gửi cho người mua và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo quy định hiện hành để hóa đơn có hiệu lực pháp lý.

3. Hướng dẫn xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử đã lập

• Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoặc chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện có sai sót, các bên phải lập văn bản thỏa thuận hủy hóa đơn cũ có chữ ký xác nhận của cả hai bên. Sau đó, người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới thay thế để gửi lại cho người mua.
• Trường hợp hóa đơn đã kê khai thuế: Nếu phát hiện sai sót sau khi các bên đã thực hiện kê khai thuế, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Đồng thời, người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót theo đúng quy định pháp luật về thuế và thực hiện kê khai điều chỉnh bổ sung theo quy định.