Công văn 78927/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2017 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp và người nộp thuế về việc lập, sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) và xử lý các sai sót phát sinh trên hóa đơn.

Quy định về việc ghi thông tin người mua trên hóa đơn GTGT

Theo hướng dẫn của Cục Thuế, việc lập hóa đơn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Thông tư số 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính. Cụ thể như sau:

• Tiêu thức bắt buộc: Hóa đơn GTGT phải thể hiện đầy đủ, chính xác tên, địa chỉ và mã số thuế của cả người bán và người mua. Đây là căn cứ pháp lý cốt lõi để thực hiện kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
• Nguyên tắc viết tắt thông tin: Trường hợp tên hoặc địa chỉ của người mua quá dài, người viết hóa đơn được phép viết tắt một số từ thông dụng (ví dụ: "Phường" thành "P.", "Quận" thành "Q.", "Trách nhiệm hữu hạn" thành "TNHH", "Cổ phần" thành "CP", "Việt Nam" thành "VN"...) nhưng phải đảm bảo hiển thị đầy đủ số nhà, tên đường, quận, huyện, tỉnh, thành phố và xác định chính xác danh tính của doanh nghiệp mua hàng, phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Hướng dẫn xử lý sai sót đối với thông tin trên hóa đơn

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình giao thương và giảm thiểu thủ tục hành chính không cần thiết, văn bản đưa ra hướng dẫn xử lý cụ thể đối với các trường hợp sai sót thông tin:

• Trường hợp ghi sai tên hoặc địa chỉ nhưng đúng mã số thuế: Nếu hóa đơn đã lập ghi đúng mã số thuế của người mua nhưng có sai sót nhỏ về tên hoặc địa chỉ (không làm thay đổi bản chất và vẫn xác định được đúng đối tượng mua hàng), thì hóa đơn đó vẫn được chấp nhận để kê khai, khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
• Thủ tục khắc phục sai sót: Đối với trường hợp sai sót nêu trên, người bán và người mua phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, trong đó ghi rõ sai sót và nội dung điều chỉnh lại cho đúng. Hai bên ký, đóng dấu xác nhận vào biên bản và không nhất thiết phải lập hóa đơn điều chỉnh mới.

Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào liên quan

Để đảm bảo quyền lợi về thuế, doanh nghiệp cần lưu ý các điều kiện đi kèm khi sử dụng hóa đơn GTGT:

• Tính hợp pháp của hóa đơn: Hóa đơn sử dụng phải là hóa đơn hợp pháp, được phát hành và sử dụng đúng quy định, không nằm trong danh sách hóa đơn bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn.
• Chứng từ thanh toán: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.