Tóm tắt Công văn 78837/CT-TTHT năm 2018 về hóa đơn tiền điện

Công văn 78837/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế đối với chi phí tiền điện tại địa điểm thuê sản xuất, kinh doanh trong trường hợp hóa đơn tiền điện mang tên chủ nhà.

1. Quy định về chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Theo nội dung hướng dẫn, trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh và trực tiếp thanh toán tiền điện cho nhà cung cấp, nếu hóa đơn tiền điện mang tên chủ nhà (là cá nhân cho thuê) thì chi phí này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Doanh nghiệp phải có hợp đồng thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh ký với chủ nhà. Trong hợp đồng phải có điều khoản quy định rõ doanh nghiệp thuê địa điểm có trách nhiệm thanh toán chi phí điện, nước trực tiếp cho nhà cung cấp dịch vụ.
• Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ hóa đơn tiền điện mang tên chủ nhà kèm theo chứng từ thanh toán thực tế của doanh nghiệp cho nhà cung cấp điện (hoặc chứng từ thanh toán cho chủ nhà nếu chủ nhà thu tiền để nộp hộ).
• Đối với các hóa đơn có giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng (không dùng tiền mặt) để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ theo quy định của pháp luật về thuế TNDN.

2. Quy định về khấu trừ thuế Giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào

Về nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đối với các hóa đơn dịch vụ mua ngoài không mang tên doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp không được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn tiền điện mang tên chủ sở hữu là cá nhân cho thuê nhà. Nguyên nhân là do hóa đơn không ghi tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp theo quy định về hóa đơn, chứng từ.
• Khoản thuế GTGT không được khấu trừ này sẽ được tính gộp vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, miễn là đáp ứng đủ các điều kiện về chứng từ và hợp đồng đã nêu ở mục trên.

3. Hướng dẫn thực hiện và lưu ý cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn pháp lý và tránh bị cơ quan thuế xuất toán chi phí khi thực hiện quyết toán thuế, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Rà soát kỹ hợp đồng thuê tài sản: Cần bổ sung ngay điều khoản về nghĩa vụ chi trả tiền điện, nước, viễn thông của bên thuê nếu hợp đồng hiện tại chưa thể hiện rõ ràng nội dung này.
• Lập và lưu trữ hồ sơ đồng bộ: Doanh nghiệp cần tập hợp đầy đủ bộ hồ sơ gồm: Hợp đồng thuê nhà, hóa đơn tiền điện mang tên chủ nhà, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu có hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên) hoặc phiếu chi tiền mặt hợp lệ.
• Quản lý hóa đơn điện tử: Đối với các nhà cung cấp điện đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần yêu cầu chủ nhà cung cấp file dữ liệu hóa đơn (định dạng XML) và bản thể hiện (định dạng PDF) để lưu trữ và phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.