Công văn 77554/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2020 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến việc lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Văn bản này giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp, đồng thời hệ thống hóa các quy định pháp lý nhằm đảm bảo việc xuất hóa đơn được thực hiện đúng thời điểm, đúng đối tượng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về thuế.

Nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng

Văn bản nhấn mạnh các nguyên tắc cơ bản mà người nộp thuế phải tuân thủ khi thực hiện lập hóa đơn GTGT:

• Doanh nghiệp phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, hoặc trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
• Nội dung trên hóa đơn phải phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh; chữ viết, chữ số phải rõ ràng, liên tục, không ngắt quãng, không viết đè lên chữ đã viết và gạch chéo phần còn trống (nếu có).
• Hóa đơn được lập phải đảm bảo tính thống nhất giữa các liên và các chỉ tiêu bắt buộc như thông tin người bán, thông tin người mua, mã số thuế, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tổng cộng tiền thanh toán.

Thời điểm lập hóa đơn GTGT đối với từng hoạt động cụ thể

Việc xác định sai thời điểm lập hóa đơn là một trong những lỗi phổ biến dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính về thuế. Công văn hướng dẫn chi tiết thời điểm lập hóa đơn cho các hoạt động kinh doanh chủ yếu:

• Đối với hoạt động bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
• Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với hoạt động cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, truyền hình: Thời điểm lập hóa đơn được thực hiện chậm nhất không quá ngày đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng không quá thời hạn quy định của tháng tiếp theo liền kề tháng phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ.

Xử lý hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm

Cục Thuế thành phố Hà Nội lưu ý người nộp thuế về các chế tài và hệ quả pháp lý khi vi phạm quy định về thời điểm lập hóa đơn:

• Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm tùy theo mức độ (trễ hạn, ảnh hưởng hoặc không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế) sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định của Chính phủ.
• Bên mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn lập không đúng thời điểm có thể bị ảnh hưởng đến việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu không chứng minh được tính khách quan và các chứng từ liên quan theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Khuyến nghị dành cho người nộp thuế

Để hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý về thuế, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Thường xuyên rà soát quy trình giao nhận hàng hóa, nghiệm thu dịch vụ và đối chiếu công nợ để đảm bảo hóa đơn được xuất ngay khi nghiệp vụ hoàn thành.
• Tăng cường công tác đào tạo, cập nhật kiến thức pháp luật thuế cho bộ phận kế toán và bán hàng nhằm nhận thức rõ tầm quan trọng của việc lập hóa đơn đúng thời điểm.
• Chủ động chuyển đổi và áp dụng hóa đơn điện tử theo lộ trình quy định để tối ưu hóa quy trình quản lý, lưu trữ và truyền nhận dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế một cách nhanh chóng, chính xác.