Tóm tắt Công văn 75033/CT-TTHT năm 2016 về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 75033/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các khoản chi phí mua vé máy bay qua phương thức điện tử cho người lao động đi công tác. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp xác định đúng đắn các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến hóa đơn và chứng từ thanh toán.

- Điều kiện để chi phí mua vé máy bay được tính vào chi phí được trừ

Theo quy định pháp luật về thuế TNDN hiện hành và hướng dẫn tại Công văn, để khoản chi phí mua vé máy bay cho người lao động đi công tác được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với những hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán.

- Hồ sơ, chứng từ đối với trường hợp doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay

Trường hợp doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, hồ sơ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ bao gồm:

• Vé máy bay điện tử.
• Thẻ lên máy bay (boarding pass) của cá nhân tham gia hành trình bay.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp phù hợp với thông tin trên vé.
• Quyết định cử đi công tác của doanh nghiệp (giấy đi đường, văn bản phê duyệt chuyến công tác).

- Hồ sơ, chứng từ đối với trường hợp giao người lao động tự mua vé máy bay

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác và giao cho người lao động tự mua vé máy bay, thanh toán bằng thẻ cá nhân do người lao động sở hữu, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động, khoản chi này được chấp nhận là chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện:

• Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động thanh toán chi phí công tác bằng thẻ cá nhân và được doanh nghiệp hoàn trả lại.
• Có quyết định cử đi công tác của doanh nghiệp nêu rõ việc giao cho cá nhân tự mua vé.
• Có vé máy bay điện tử và thẻ lên máy bay (boarding pass) mang tên người lao động được cử đi công tác.
• Có chứng từ thanh toán tiền vé của người lao động cho đơn vị cung cấp vé (bằng thẻ cá nhân).
• Có chứng từ thanh toán chuyển khoản từ tài khoản của doanh nghiệp sang tài khoản của người lao động để hoàn trả chi phí mua vé máy bay.

- Ý nghĩa và lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp

Công văn 75033/CT-TTHT đã tháo gỡ vướng mắc lớn cho các doanh nghiệp trong việc sử dụng thẻ cá nhân của người lao động để thanh toán các dịch vụ trực tuyến phục vụ cho hoạt động của công ty. Doanh nghiệp cần lưu ý xây dựng quy chế tài chính nội bộ thật chặt chẽ, quy định rõ ràng về hạn mức, quy trình phê duyệt và phương thức hoàn trả tiền để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.