Tổng quan về Công văn 749/CT-TTHT năm 2020

Công văn 749/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và xác định thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến người lao động, đặc biệt là khoản chi phí tiền thuê nhà do doanh nghiệp chi trả thay cho người lao động nước ngoài hoặc người lao động Việt Nam.

Điều kiện để chi phí thuê nhà trả thay được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo hướng dẫn của Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh, để khoản chi phí tiền thuê nhà trả thay cho người lao động được tính vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Quy định rõ ràng trong hồ sơ lao động: Khoản chi tiền thuê nhà trả thay phải được ghi cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp bao gồm: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; hoặc Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của đơn vị.
• Hóa đơn và chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật đối với khoản chi thuê nhà.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua dịch vụ thuê nhà hoặc các dịch vụ liên quan có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được chấp nhận là chi phí được trừ.
• Trường hợp thuê nhà của cá nhân: Nếu doanh nghiệp thuê nhà trực tiếp của cá nhân không kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán tiền thuê nhà và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân (nếu trong hợp đồng hai bên thỏa thuận doanh nghiệp có trách nhiệm nộp thuế thay cho chủ nhà).

Quy định về thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với khoản tiền thuê nhà trả thay

Bên cạnh thuế TNDN, Công văn 749/CT-TTHT cũng hướng dẫn chi tiết cách xác định thuế TNCN đối với khoản lợi ích từ tiền thuê nhà do doanh nghiệp chi trả thay cho người lao động:

• Xác định thu nhập chịu thuế TNCN: Khoản tiền thuê nhà, tiền điện, tiền nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) do người sử dụng lao động trả thay cho người lao động là khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công và phải được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Khống chế mức tính thuế TNCN: Số tiền thuê nhà trả thay tính vào thu nhập chịu thuế TNCN được xác định theo số thực tế chi trả thay nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà, điện, nước và dịch vụ kèm theo) tại đơn vị sử dụng lao động.
• Xử lý phần vượt định mức: Phần chi phí tiền thuê nhà vượt quá mức 15% tổng thu nhập chịu thuế nêu trên sẽ không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Tuy nhiên, toàn bộ chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã chi trả vẫn được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đủ các điều kiện về hóa đơn, chứng từ và quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp khi áp dụng quy định

Để tránh rủi ro bị cơ quan thuế xuất toán chi phí khi thực hiện thanh tra, kiểm tra thuế, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Doanh nghiệp cần rà soát kỹ lưỡng các điều khoản trong hợp đồng lao động ký với người lao động (đặc biệt là lao động nước ngoài) để đảm bảo ghi nhận rõ ràng nghĩa vụ chi trả tiền thuê nhà của doanh nghiệp.
• Đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ thanh toán, hóa đơn tài chính từ đơn vị cho thuê nhà một cách khoa học và đầy đủ.
• Thực hiện đúng nghĩa vụ khấu trừ, kê khai và nộp thuế TNCN đối với phần tiền thuê nhà tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động theo đúng tỷ lệ khống chế 15% quy định.