Giới thiệu chung về Công văn 74728/CTHN-TTHT năm 2023

Công văn 74728/CTHN-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2023 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế về việc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử. Nội dung cốt lõi của công văn tập trung giải quyết các vướng mắc liên quan đến thời điểm lập hóa đơn điện tử, nguyên tắc ghi nhận doanh thu, và việc xử lý các trường hợp hóa đơn lập không đúng thời điểm đối với sắc thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hàng hóa, dịch vụ

Căn cứ vào các quy định pháp luật hiện hành, đặc biệt là Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Cục Thuế thành phố Hà Nội hướng dẫn chi tiết về thời điểm lập hóa đơn điện tử như sau:

• Đối với hoạt động bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không áp dụng đối với trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng trong các lĩnh vực kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, giám sát thi công, lập dự án đầu tư xây dựng).
• Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Nguyên tắc xử lý đối với hóa đơn điện tử lập không đúng thời điểm

Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm là hành vi vi phạm quy định về hóa đơn và sẽ bị xử lý vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định số 125/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, về mặt chính sách thuế, Cục Thuế Hà Nội hướng dẫn cách xử lý cụ thể đối với bên bán và bên mua như sau:

• Đối với bên bán (bên lập hóa đơn): Bên bán phải thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT và tính thuế TNDN vào kỳ tính thuế phát sinh nghĩa vụ thuế theo đúng quy định, không phụ thuộc vào thời điểm lập hóa đơn muộn. Đồng thời, bên bán phải chịu các chế tài xử phạt vi phạm hành chính về hành vi lập hóa đơn sai thời điểm.
• Đối với bên mua (bên nhận hóa đơn): Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với các hóa đơn lập không đúng thời điểm, bên mua phải chứng minh được giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ là có thật, có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ đã được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.

Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hóa đơn lập sai thời điểm

Để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp mua hàng, công văn làm rõ điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT đối với hóa đơn lập không đúng thời điểm:

• Doanh nghiệp phải có hóa đơn GTGT hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu) từ hai mươi triệu đồng trở lên, trừ các trường hợp không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật.
• Việc lập hóa đơn sai thời điểm của bên bán không làm thay đổi bản chất của giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ hợp pháp. Do đó, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện nêu trên, bên mua vẫn được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.

Xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Về mặt thuế TNDN, các khoản chi phí liên quan đến hóa đơn điện tử lập không đúng thời điểm được hướng dẫn xử lý như sau:

• Các khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật sẽ được tính vào chi phí được trừ.
• Trường hợp hóa đơn được lập không đúng thời điểm nhưng phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, có đầy đủ chứng từ chứng minh thực tế giao dịch và đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt (nếu có), thì doanh nghiệp mua hàng vẫn được hạch toán khoản chi phí này vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN của kỳ tính thuế phát sinh giao dịch.
• Doanh nghiệp cần lưu ý lưu trữ đầy đủ các tài liệu kèm theo như hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán để giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra.