Giới thiệu về Công văn 7457/CT-TTHT năm 2015

Công văn 7457/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2015 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng liên quan đến việc sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với các doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn. Văn bản này giải đáp các vướng mắc thực tế của người nộp thuế về tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, làm cơ sở để kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và tính chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Nguyên tắc sử dụng hóa đơn, chứng từ hợp pháp

Theo hướng dẫn tại Công văn 7457/CT-TTHT, việc sử dụng hóa đơn trong giao dịch kinh doanh phải tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi sau:

• Tính hợp pháp của hóa đơn: Hóa đơn sử dụng trong giao dịch phải là hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành hoặc hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử đã thực hiện đầy đủ thủ tục thông báo phát hành theo đúng quy định pháp luật.
• Tiêu chuẩn của hóa đơn hợp lệ: Hóa đơn phải ghi nhận đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền; thuế suất và tiền thuế GTGT (nếu có); chữ ký của các bên liên quan.
• Sự phù hợp với thực tế: Nội dung ghi trên hóa đơn phải phản ánh đúng bản chất của giao dịch kinh tế phát sinh, không được lập hóa đơn khống, hóa đơn giả hoặc hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị giữa các liên.

Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào dựa trên hóa đơn, chứng từ

Công văn nhấn mạnh các điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào:

• Có hóa đơn GTGT hợp pháp: Doanh nghiệp phải có hóa đơn GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu, chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng) theo đúng quy định.
• Trường hợp thanh toán nhiều lần: Nếu thanh toán nhiều lần cho một hóa đơn hoặc thanh toán cho nhiều hóa đơn của cùng một nhà cung cấp trong cùng một ngày có tổng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cũng phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng để được khấu trừ thuế.

Xác định chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp

Để các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu về chứng từ như sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh: Khoản chi phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Đầy đủ hóa đơn, chứng từ: Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (bao gồm hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT hoặc các loại chứng từ đặc thù khác).
• Chứng từ thanh toán: Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí được trừ nhưng phải bổ sung chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi thực hiện thanh toán thực tế.

Hướng dẫn xử lý các trường hợp sai sót về hóa đơn, chứng từ

Công văn cũng đưa ra các định hướng xử lý khi doanh nghiệp phát hiện có sai sót trên hóa đơn đã lập hoặc đã nhận:

• Sai sót chưa giao cho người mua: Trường hợp hóa đơn đã lập nhưng chưa giao cho người mua, nếu phát hiện sai sót thì người bán thực hiện gạch chéo các liên và lưu giữ hóa đơn lập sai, sau đó lập hóa đơn mới thay thế.
• Sai sót đã giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế: Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai, sau đó người bán lập hóa đơn mới theo đúng quy định.
• Sai sót đã giao và đã kê khai thuế: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận hoặc biên bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ điều chỉnh tăng/giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất, tiền thuế GTGT cho hóa đơn số mấy, ký hiệu nào.