Kính gửi: Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Thời gian qua, công tác xây dựng, hoàn thiện thể chế trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực ngày càng được hoàn thiện, các thủ tục hành chính ngày càng được cải cách, bảo đảm thủ tục hành chính được đơn giản, công khai, minh bạch. Bên cạnh đó, cùng với sự tích cực, nỗ lực của các cơ quan tư pháp địa phương đã tạo bước chuyển biến tích cực trong công tác hộ tịch, quốc tịch, chứng thực; các yêu cầu giải quyết hồ sơ thuộc lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực của công dân đã được giải quyết nhanh chóng, kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, được dư luận và người dân đồng tình ủng hộ.

Trong quá trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ, nhiều Sở Tư pháp đã chủ động nghiên cứu quy định pháp luật, kịp thời trao đổi, đề xuất với Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực phương án giải quyết những khó khăn, vướng mắc, bất cập phát sinh trong quá trình giải quyết hồ sơ thuộc lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, tạo được sự thống nhất và tăng cường mối quan hệ giữa Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực và các Sở Tư pháp. Tuy nhiên, vẫn còn một số địa phương chưa chủ động nghiên cứu các quy định pháp luật, dẫn đến tình trạng như:

- Khi giải quyết hồ sơ nghiệp vụ, nhiều trường hợp đã được pháp luật quy định cụ thể, rõ ràng nhưng cán bộ giải quyết hồ sơ chưa chủ động nghiên cứu đã tham mưu Lãnh đạo gửi hồ sơ xin ý kiến của Cục, ảnh hưởng đến thời hạn giải quyết hồ sơ cho người dân.

- Một số trường hợp, cán bộ giải quyết hồ sơ không nghiên cứu kỹ các quy định pháp luật dẫn đến hiểu không đúng và áp dụng pháp luật không thống nhất, gây phiền hà cho người dân.

- Vẫn còn tình trạng Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, thậm chí Ủy ban nhân dân cấp xã trực tiếp gửi Công văn xin ý kiến Cục (mà lẽ ra phải báo cáo xin ý kiến cấp huyện, cấp tỉnh trước theo nguyên tắc quản lý nhà nước). Điều đó gây ảnh hưởng đến việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước về hộ tịch, quốc tịch, chứng thực của Sở Tư pháp cũng như của Bộ (Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực).

Để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về hộ tịch, quốc tịch, chứng thực tại địa phương, đề cao tính chủ động, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ làm công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, quốc tịch, chứng thực tại địa phương, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị Lãnh đạo Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố quan tâm, chỉ đạo bộ phận giúp việc thuộc Sở, các Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, công chức Tư pháp - Hộ tịch thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã:

- Chủ động nghiên cứu, quán triệt và thực hiện tốt các quy định pháp luật liên quan đến nghiệp vụ về hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, không gửi hồ sơ xin ý kiến chỉ đạo đối với những hồ sơ nghiệp vụ đã được pháp luật quy định cụ thể và đã hướng dẫn thực hiện.

- Trường hợp khó khăn, phức tạp đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã chủ động báo cáo xin ý kiến phòng Tư pháp - Ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc Sở Tư pháp hướng dẫn; không trực tiếp gửi Công văn xin ý kiến Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực như thời gian qua.

- Đối với những trường hợp có khó khăn, vướng mắc, do pháp luật chưa quy định hoặc pháp luật quy định chung chung, hướng dẫn không rõ ràng mà cần xin ý kiến chỉ đạo của Cục, Sở Tư pháp chủ động tập hợp và đề xuất với Cục để có phương án giải quyết.

Thực hiện chỉ đạo của Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực chủ yếu tập trung thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong các lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực; trong đó chú trọng hướng dẫn, chỉ đạo việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về hộ tịch, quốc tịch, chứng thực và những vụ việc cụ thể trong trường hợp pháp luật chưa quy định hoặc quy định chưa rõ cần có hướng dẫn để thực hiện.

Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị các Sở Tư pháp thông báo cho các phòng Tư pháp, Ủy ban nhân cấp xã biết để triển khai thực hiện.