Tổng quan về Công văn 71017/CT-TTHT năm 2020

Công văn 71017/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn về chính sách thuế đối với các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thuê văn phòng của doanh nghiệp. Văn bản tập trung làm rõ các điều kiện để ghi nhận chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào đối với chi phí sửa chữa, cải tạo văn phòng thuê và chi phí điện, nước.

1. Quy định về chi phí sửa chữa, cải tạo văn phòng thuê trước khi sử dụng

Đối với các khoản chi phí phát sinh để cải tạo, sửa chữa văn phòng đi thuê nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, Cục Thuế thành phố Hà Nội hướng dẫn cụ thể như sau:

• Điều kiện ghi nhận: Trong hợp đồng thuê văn phòng phải có điều khoản quy định rõ bên đi thuê có trách nhiệm cải tạo, sửa chữa văn phòng thuê.
• Phương pháp hạch toán: Các chi phí cải tạo, sửa chữa này không được ghi nhận là tài sản cố định vô hình của doanh nghiệp đi thuê. Thay vào đó, doanh nghiệp hạch toán vào chi phí trả trước (tài khoản 242).
• Thời gian phân bổ: Chi phí trả trước này được phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Thời gian phân bổ tối đa không quá 03 năm kể từ khi hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng.
• Hóa đơn, chứng từ yêu cầu: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ, hợp đồng thi công, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên).

2. Quy định về chi phí điện, nước tại văn phòng thuê

Đối với các chi phí dịch vụ điện, nước phát sinh tại văn phòng thuê, việc xác định chi phí được trừ và khấu trừ thuế GTGT phụ thuộc vào chủ thể đứng tên trên hóa đơn:

• Trường hợp hóa đơn mang tên doanh nghiệp đi thuê: Doanh nghiệp được trực tiếp khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu có đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán theo quy định.
• Trường hợp hóa đơn mang tên chủ nhà (hộ gia đình, cá nhân cho thuê):
  • Về thuế TNDN: Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ nếu hợp đồng thuê văn phòng có thỏa thuận doanh nghiệp chịu trách nhiệm thanh toán chi phí điện, nước; đồng thời có chứng từ thanh toán thực tế và bảng kê thanh toán tiền điện, nước (mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC).
  • Về thuế GTGT: Doanh nghiệp không được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn điện, nước mang tên chủ nhà.

3. Điều kiện chung để được khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí được trừ

Để đảm bảo các khoản chi phí phát sinh khi thuê văn phòng được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp cần lưu ý các nguyên tắc cốt lõi sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT).
• Hợp đồng thuê văn phòng phải được ký kết hợp pháp, quy định rõ ràng nghĩa vụ chi trả các khoản chi phí phát sinh giữa bên thuê và bên cho thuê.