Tóm tắt Công văn 70613/CT-TTHT năm 2017 về chi phí được trừ khi cử lao động đi công tác nước ngoài

Công văn 70613/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn chi tiết về các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác nước ngoài. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế, tối ưu hóa chi phí hợp lý hợp lệ.

1. Điều kiện chung để chi phí công tác nước ngoài được tính vào chi phí được trừ

Theo hướng dẫn tại Công văn và các quy định pháp luật về thuế TNDN hiện hành, các khoản chi phí liên quan đến việc cử người lao động đi công tác nước ngoài được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (bao gồm cả hóa đơn, chứng từ phát sinh tại nước ngoài phù hợp với luật pháp nước sở tại).
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán.
• Có quyết định cử đi công tác của doanh nghiệp (nêu rõ mục đích, thời gian, địa điểm công tác và nhân sự được cử đi).
• Có quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp quy định cụ thể về định mức chi phí đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác.

2. Quy định cụ thể đối với một số khoản chi phí phát sinh khi đi công tác nước ngoài

Công văn làm rõ cách xác định tính hợp lệ đối với một số khoản chi phí đặc thù phát sinh trong quá trình công tác tại nước ngoài:

• Chi phí làm visa, hộ chiếu: Các khoản chi phí làm visa, hộ chiếu cho người lao động đi công tác nước ngoài phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ chứng từ, hóa đơn hợp pháp từ cơ quan có thẩm quyền hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ.
• Chi phí vé máy bay và phương tiện đi lại: Doanh nghiệp phải cung cấp vé máy bay (vé điện tử), thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp cử lao động đi công tác và mua vé thông qua đại lý hoặc trực tiếp từ hãng hàng không thì phải có chứng từ thanh toán phù hợp theo quy định.
• Chi phí lưu trú (tiền thuê phòng): Phải có hóa đơn tiền phòng tại nước ngoài (hoặc chứng từ thanh toán tiền phòng phù hợp với quy định của nước sở tại) kèm theo danh sách người lưu trú và thời gian lưu trú phù hợp với quyết định cử đi công tác.
• Khoản phụ cấp công tác phí: Khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác nước ngoài được tính vào chi phí được trừ nếu được quy định cụ thể về mức chi tại quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp. Khoản phụ cấp này phải nằm trong định mức cho phép và có chứng từ chi tiền hợp lệ.

3. Lưu ý về chứng từ phát sinh tại nước ngoài

Đối với các hóa đơn, chứng từ chi phí phát sinh tại nước ngoài, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các nguyên tắc sau để đảm bảo tính pháp lý:

• Các chứng từ này phải phù hợp với pháp luật của nước sở tại nơi phát sinh chi phí.
• Doanh nghiệp cần dịch các chứng từ này ra tiếng Việt (có chữ ký và đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch) để phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra thuế khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý.

4. Ý nghĩa pháp lý và khuyến nghị cho doanh nghiệp

Công văn 70613/CT-TTHT giúp tháo gỡ vướng mắc cho các doanh nghiệp có hoạt động giao thương quốc tế, thường xuyên cử nhân sự đi công tác nước ngoài. Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý thuế, doanh nghiệp cần hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ, ban hành quyết định công tác rõ ràng và lưu trữ đầy đủ, khoa học toàn bộ chứng từ thanh toán, đặc biệt là các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi lớn.