Công văn 6828/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2015 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến việc lập hóa đơn, chứng từ đối với các khoản thu hộ, chi hộ của doanh nghiệp. Đây là một trong những chủ đề pháp lý thường gặp và dễ phát sinh sai sót trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế và hạch toán kế toán.

Quy định về hóa đơn, chứng từ đối với các khoản chi hộ

Công văn đưa ra hướng dẫn chi tiết nhằm phân biệt hai trường hợp cụ thể khi doanh nghiệp thực hiện chi hộ cho khách hàng hoặc đối tác:

• Trường hợp hóa đơn mang tên khách hàng (bên nhờ chi hộ): Khi doanh nghiệp thanh toán hộ các khoản chi phí mà nhà cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn trực tiếp ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng (bên nhờ chi hộ), doanh nghiệp chi hộ chỉ lập chứng từ chi tiền (phiếu chi) và bàn giao hóa đơn gốc cho khách hàng. Doanh nghiệp chi hộ không phải xuất hóa đơn GTGT khi nhận lại tiền thanh toán từ khách hàng. Khách hàng sẽ sử dụng hóa đơn mang tên mình để kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
• Trường hợp hóa đơn mang tên doanh nghiệp chi hộ: Nếu các khoản chi hộ được nhà cung cấp xuất hóa đơn ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp chi hộ, thì khi thu lại tiền từ khách hàng, doanh nghiệp chi hộ bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT và kê khai, nộp thuế GTGT theo quy định. Thuế suất thuế GTGT trên hóa đơn thu hồi tiền chi hộ phải tương ứng với thuế suất của hàng hóa, dịch vụ chi hộ đó.

Quy định về hóa đơn, chứng từ đối với các khoản thu hộ

Đối với các hoạt động thu hộ tiền cho bên thứ ba, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Doanh nghiệp khi thực hiện thu hộ tiền cho đơn vị khác thì không phải lập hóa đơn GTGT mà chỉ lập chứng từ thu tiền (phiếu thu) theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.
• Khoản tiền thu hộ này không được tính vào doanh thu tính thuế TNDN và không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT của doanh nghiệp thực hiện thu hộ.
• Đơn vị nhờ thu hộ có nghĩa vụ xuất hóa đơn cho khách hàng thực tế và thực hiện kê khai, nộp thuế theo đúng quy định pháp luật đối với doanh thu từ hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của mình.

Lưu ý quan trọng về hạch toán kế toán và nghĩa vụ thuế liên quan

Để đảm bảo tính hợp pháp và hạn chế rủi ro bị truy thu thuế khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

• Hợp đồng thỏa thuận rõ ràng: Các hoạt động thu hộ, chi hộ phải được quy định cụ thể bằng văn bản, hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa các bên, trong đó nêu rõ nội dung thu hộ, chi hộ và trách nhiệm về hóa đơn, chứng từ của mỗi bên.
• Hạch toán tài khoản riêng biệt: Doanh nghiệp không được hạch toán các khoản thu hộ, chi hộ vào doanh thu, chi phí sản xuất kinh doanh của mình mà phải theo dõi riêng trên các tài khoản công nợ (như tài khoản phải thu khác hoặc phải trả khác).
• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Doanh nghiệp chi hộ tuyệt đối không được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với những hóa đơn mang tên khách hàng (bên nhờ chi hộ).