Tóm tắt Công văn 66803/CT-TTHT năm 2016 về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 66803/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), trọng tâm là quy định về việc xác định các khoản chi phí được trừ đối với chi phí mua vé máy bay trực tuyến (qua website thương mại điện tử) cho người lao động đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Các điều kiện để chi phí mua vé máy bay điện tử được tính vào chi phí được trừ

Theo hướng dẫn tại Công văn, để khoản chi phí mua vé máy bay qua phương thức điện tử cho người lao động đi công tác được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện và chuẩn bị các chứng từ sau:

• Vé máy bay điện tử: Doanh nghiệp phải có thẻ lên máy bay (boarding pass) và vé máy bay điện tử được gửi từ hệ thống của hãng hàng không.
• Chứng từ thanh toán: Phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân đi công tác. Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân thanh toán bằng thẻ cá nhân sau đó thanh toán lại cho cá nhân thì phải được quy định cụ thể trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
• Hồ sơ cử đi công tác: Phải có quyết định cử đi công tác của ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền, văn bản phê duyệt lịch trình công tác cụ thể phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Hướng dẫn xử lý đối với các trường hợp đặc thù

Công văn cũng đưa ra hướng dẫn cụ thể đối với một số tình huống phát sinh trong thực tế quản lý chi phí của doanh nghiệp:

• Trường hợp mất thẻ lên máy bay (boarding pass): Nếu người lao động làm mất thẻ lên máy bay nhưng doanh nghiệp vẫn có đầy đủ vé máy bay điện tử, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và quyết định cử đi công tác hợp pháp thì khoản chi này vẫn được xem xét chấp nhận là chi phí được trừ, miễn là chứng minh được chuyến đi thực tế phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Trường hợp thanh toán bằng thẻ cá nhân: Nếu cá nhân tự thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ của cá nhân, doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán lại cho cá nhân bằng hình thức chuyển khoản hoặc tiền mặt theo đúng quy chế tài chính của doanh nghiệp, đồng thời lưu trữ đầy đủ chứng từ chuyển tiền từ tài khoản doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân.

Ý nghĩa pháp lý và lưu ý đối với doanh nghiệp

Công văn 66803/CT-TTHT giúp làm rõ các thủ tục hành chính thuế, giảm thiểu rủi ro bị xuất toán chi phí khi quyết toán thuế TNDN cho các doanh nghiệp có phát sinh nhiều chi phí công tác bằng đường hàng không. Doanh nghiệp cần chủ động hoàn thiện quy chế tài chính nội bộ, quy định rõ ràng về quy trình tạm ứng, thanh toán và các loại chứng từ bắt buộc đối với chi phí đi lại để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán.