Tóm tắt Công văn 65589/CT-TTHT năm 2019 về sử dụng hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang

Công văn 65589/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế về việc thể hiện nội dung trên hóa đơn điện tử trong trường hợp danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn một trang. Dưới đây là chi tiết các nội dung hướng dẫn cốt lõi của văn bản này.

1. Nguyên tắc chung về hiển thị hóa đơn điện tử nhiều trang

Theo hướng dẫn của Cục Thuế thành phố Hà Nội, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ có số lượng danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng hiển thị của một trang hóa đơn, doanh nghiệp được phép thể hiện hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang nếu đáp ứng các điều kiện kỹ thuật về định dạng dữ liệu.

2. Các yêu cầu bắt buộc khi thể hiện hóa đơn điện tử nhiều trang

Để đảm bảo tính pháp lý và tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử khi phát sinh nhiều hơn một trang, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định hiển thị sau:

• Hiển thị liên tục: Phần thể hiện hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính liên tục, các trang sau phải kế tiếp trang trước về mặt số thứ tự.
• Thông tin đồng nhất trên các trang: Trên các trang sau của hóa đơn điện tử phải hiển thị cùng một số hóa đơn, cùng ký hiệu hóa đơn, cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và người bán như trang đầu tiên.
• Đánh dấu trang tiếp theo: Tại các trang sau (từ trang thứ hai trở đi) phải có dòng chữ bằng tiếng Việt không dấu hoặc có dấu dạng: "Tiep theo trang truoc - Trang X/Y" (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).
• Chữ ký số của người bán: Chữ ký số của người bán phải được hiển thị đầy đủ và hợp lệ trên toàn bộ các trang của hóa đơn điện tử hoặc được tích hợp hiển thị theo đúng chuẩn định dạng dữ liệu quy định.

3. Hướng dẫn đối với việc lập bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử

Cục Thuế thành phố Hà Nội cũng làm rõ việc sử dụng bảng kê giấy kèm theo hóa đơn điện tử:

• Không khuyến khích việc lập hóa đơn điện tử không có danh mục chi tiết mà kèm theo bảng kê giấy, vì hóa đơn điện tử cần đảm bảo tính lưu trữ và truyền nhận dữ liệu điện tử toàn vẹn.
• Doanh nghiệp cần ưu tiên giải pháp thiết kế hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng tự động phân trang và hiển thị đầy đủ chi tiết danh mục hàng hóa, dịch vụ trên các trang tiếp theo của hóa đơn điện tử theo đúng quy định.

4. Trách nhiệm của doanh nghiệp và đơn vị cung cấp giải pháp

• Đối với doanh nghiệp sử dụng: Phải chủ động phối hợp với đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để cấu hình, thiết lập định dạng hiển thị hóa đơn nhiều trang theo đúng hướng dẫn của cơ quan thuế.
• Đối với đơn vị cung cấp giải pháp: Có trách nhiệm nâng cấp, hoàn thiện giải pháp kỹ thuật để hỗ trợ doanh nghiệp xuất hóa đơn nhiều trang một cách tự động, chính xác, đảm bảo an toàn thông tin và tính pháp lý của chữ ký số trên từng trang.

Việc áp dụng đúng hướng dẫn tại Công văn 65589/CT-TTHT giúp doanh nghiệp tránh được các sai sót pháp lý không đáng có khi lập hóa đơn đối với các đơn hàng lớn, nhiều danh mục, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, đối chiếu của cơ quan quản lý thuế.