Tóm tắt Công văn 65268/CT-TTHT năm 2019 về sử dụng hóa đơn điện tử

Công văn 65268/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hà Nội ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh về việc áp dụng và sử dụng hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp. Dưới đây là nội dung tóm tắt chi tiết và phân tích chuyên sâu các quy định cốt lõi của văn bản này.

1. Quy định về việc sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

Một trong những vướng mắc lớn nhất của doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển tiếp đã được Cục Thuế TP Hà Nội làm rõ tại Công văn này:

• Cho phép sử dụng đồng thời: Trong thời gian chuyển tiếp (từ ngày Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực đến trước ngày bắt buộc hoàn toàn sử dụng hóa đơn điện tử), doanh nghiệp được phép sử dụng song song cả hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in (hóa đơn giấy) và hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khác nhau.
• Nguyên tắc áp dụng cho từng giao dịch: Doanh nghiệp không được phép xuất đồng thời cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử cho cùng một giao dịch bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Mỗi giao dịch chỉ được sử dụng một hình thức hóa đơn duy nhất để làm căn cứ kê khai thuế.
• Điều kiện áp dụng: Để sử dụng song song, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các thủ tục thông báo phát hành hóa đơn đối với từng loại hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

2. Hướng dẫn áp dụng quy định pháp luật trong giai đoạn chuyển tiếp

Công văn làm rõ việc áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật về hóa đơn trong thời kỳ giao thoa chính sách:

• Áp dụng quy định cũ: Khi doanh nghiệp chưa nhận được thông báo của cơ quan thuế về việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp vẫn tiếp tục thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP và Thông tư 32/2011/TT-BTC.
• Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử: Việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp trong giai đoạn này vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt các bước quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC, bao gồm việc lập Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, khởi tạo mẫu hóa đơn và gửi Thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

3. Xử lý hóa đơn giấy đã phát hành còn dư

Đối với lượng hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết, Công văn đưa ra hướng xử lý cụ thể:

• Tiếp tục sử dụng: Doanh nghiệp được tiếp tục sử dụng hết số hóa đơn giấy đã phát hành hợp pháp trước đó cho đến khi chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử theo chuẩn mới của Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
• Hủy hóa đơn giấy khi chuyển đổi hoàn toàn: Khi doanh nghiệp chính thức chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo và hướng dẫn mới của cơ quan thuế, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục tiêu hủy số hóa đơn giấy chưa sử dụng theo quy định để tránh rủi ro pháp lý về sau.

4. Ý nghĩa và lưu ý quan trọng cho người nộp thuế

Công văn 65268/CT-TTHT mang lại sự chủ động lớn cho doanh nghiệp trong việc phân bổ và sử dụng tài nguyên hóa đơn, giảm thiểu lãng phí chi phí in ấn hóa đơn giấy cũ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống kế toán để tránh việc xuất trùng lặp hóa đơn (vừa giấy vừa điện tử) cho cùng một đơn hàng, điều này có thể dẫn đến việc bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn.
• Thường xuyên theo dõi thông báo từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để kịp thời thực hiện lộ trình chuyển đổi bắt buộc sang hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định của pháp luật.