1. Tổng quan về Công văn 6468/CT-HTr

Công văn số 6468/CT-HTr do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2016 nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp và người nộp thuế xử lý các vấn đề liên quan đến chính sách thuế khi làm mất liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế và hạch toán kế toán khi xảy ra sự cố mất mát hóa đơn.

2. Quy trình xử lý khi mất liên 2 hóa đơn GTGT bản gốc đã lập

Khi người bán hoặc người mua phát hiện mất liên 2 hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) bản gốc đã lập (để giao cho khách hàng), các bên liên quan phải phối hợp thực hiện các bước sau:

• Lập biên bản ghi nhận sự việc: Người bán và người mua phải lập biên bản ghi nhận sự việc mất hóa đơn. Trong biên bản phải nêu rõ lý do mất, thông tin chi tiết về hóa đơn bị mất (ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập), thông tin về việc người bán đã kê khai, nộp thuế cho hóa đơn này vào tháng/quý nào. Biên bản phải có chữ ký, ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền hợp pháp) và đóng dấu của cả hai bên.
• Cung cấp bản sao chụp hóa đơn: Người bán thực hiện sao chụp liên 1 của hóa đơn bị mất, người đại diện theo pháp luật của người bán ký tên và đóng dấu xác nhận trên bản sao chụp này để giao cho người mua.
• Sử dụng hóa đơn sao chụp: Người mua được phép sử dụng bản sao chụp liên 1 có xác nhận, đóng dấu của người bán kèm theo biên bản mất hóa đơn để làm chứng từ kế toán, kê khai thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

3. Nghĩa vụ báo cáo mất hóa đơn với cơ quan thuế

Tổ chức, cá nhân làm mất hóa đơn phải có trách nhiệm thông báo kịp thời với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để tránh việc lợi dụng hóa đơn bất hợp pháp:

• Thời hạn báo cáo: Trong vòng 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn, doanh nghiệp phải lập báo cáo gửi cơ quan thuế. Trường hợp ngày cuối cùng của thời hạn trùng vào ngày nghỉ theo quy định thì ngày cuối cùng được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.
• Mẫu biểu báo cáo: Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số BC21/AC (Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn) ban hành kèm theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế để thực hiện khai báo.

4. Quy định xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn

Hành vi làm mất liên 2 hóa đơn đã lập sẽ bị xử lý vi phạm hành chính theo quy định pháp luật về hóa đơn:

• Mức xử phạt: Phạt tiền đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên 2 giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách. Mức phạt cụ thể được áp dụng theo quy định xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn hiện hành tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm.
• Trường hợp miễn phạt hoặc giảm nhẹ: Nếu việc mất hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt. Trường hợp tìm lại được hóa đơn trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì có thể được xem xét giảm nhẹ mức phạt.

5. Điều kiện để người mua được khấu trừ thuế và tính chi phí được trừ

Để đảm bảo quyền lợi về thuế đối với hóa đơn bị mất liên 2, người mua cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ giải trình bao gồm:

• Biên bản mất hóa đơn có đầy đủ chữ ký và đóng dấu của hai bên mua và bán.
• Bản sao chụp liên 1 của hóa đơn có chữ ký và dấu xác nhận của bên bán.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên theo quy định.
• Biên lai hoặc quyết định xử phạt vi phạm hành chính về hành vi làm mất hóa đơn (nếu có).