Công văn 643/TCT-CNTT năm 2015 do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng nhằm giải quyết các vướng mắc, lỗi kỹ thuật phát sinh trong quá trình lập Giấy nộp tiền (GNT) trên hệ thống Nộp thuế điện tử. Văn bản này đưa ra các giải pháp cụ thể cho từng nhóm lỗi thiết bị, lỗi kết nối và lỗi dữ liệu giữa người nộp thuế, cơ quan thuế và ngân hàng thương mại.

Dưới đây là tổng hợp chi tiết các nội dung hướng dẫn xử lý lỗi theo Công văn 643/TCT-CNTT:

- Nhóm lỗi liên quan đến Chữ ký số (Token) và chứng thư số

• Lỗi "Chữ ký số chưa đăng ký với Cơ quan Thuế": Lỗi này xảy ra khi người nộp thuế thay đổi chữ ký số mới nhưng chưa cập nhật thông tin trên hệ thống nộp thuế điện tử. Hướng dẫn khắc phục yêu cầu người nộp thuế truy cập vào chức năng "Tài khoản", chọn "Thay đổi thông tin" để cập nhật số serial mới của chứng thư số, sau đó ký điện tử và gửi lại yêu cầu thay đổi đến cơ quan thuế.
• Lỗi "Chữ ký số không hợp lệ" hoặc "Không tìm thấy chữ ký số": Nguyên nhân thường do chưa cài đặt driver của USB Token, hoặc môi trường Java trên máy tính không tương thích. Người nộp thuế cần cài đặt lại driver tương thích, cập nhật phiên bản Java phù hợp theo khuyến nghị của Tổng cục Thuế và cấu hình lại bảo mật trình duyệt Internet Explorer.

- Nhóm lỗi liên quan đến tài khoản ngân hàng và đăng ký dịch vụ

• Lỗi "Tài khoản trích nợ không đủ số dư": Hệ thống sẽ từ chối giao dịch nếu số dư tài khoản của doanh nghiệp thấp hơn số tiền ghi trên Giấy nộp tiền điện tử. Người nộp thuế cần kiểm tra lại số dư thực tế tại ngân hàng, đảm bảo số dư khả dụng đủ để thanh toán khoản thuế và các khoản phí liên quan (nếu có).
• Lỗi "Tài khoản chưa được đăng ký dịch vụ Nộp thuế điện tử tại ngân hàng": Xảy ra khi người nộp thuế đã đăng ký thành công trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế nhưng chưa nộp bản đăng ký giấy (mẫu số 01/NTĐT) cho ngân hàng thương mại nơi mở tài khoản để kích hoạt. Hướng dẫn yêu cầu người nộp thuế liên hệ trực tiếp với chi nhánh ngân hàng để hoàn tất thủ tục phê duyệt.

- Nhóm lỗi về thông tin Kho bạc Nhà nước và Cơ quan Thuế quản lý

• Lỗi "Không tìm thấy thông tin Kho bạc Nhà nước" hoặc "Mã cơ quan thu không hợp lệ": Lỗi này phát sinh do việc cập nhật danh mục địa bàn hành chính hoặc danh mục Kho bạc Nhà nước trên hệ thống chưa đồng bộ. Người nộp thuế cần kiểm tra lại thông tin cơ quan thuế quản lý trực tiếp và chọn đúng tài khoản của Kho bạc Nhà nước tương ứng được hiển thị trên danh sách thả xuống của ứng dụng.
• Xử lý lỗi thông tin mục lục ngân sách (Chương, Tiểu mục): Trường hợp hệ thống báo lỗi không tìm thấy tiểu mục nộp thuế, người nộp thuế cần tra cứu lại danh mục hệ thống mục lục ngân sách nhà nước hiện hành để chọn đúng mã Chương và mã Tiểu mục phù hợp với loại thuế cần nộp.

- Nhóm lỗi kết nối hệ thống và truyền nhận dữ liệu

• Lỗi nghẽn mạng hoặc hệ thống bảo trì: Khi gặp thông báo "Hệ thống đang bận" hoặc "Không thể kết nối đến ngân hàng", người nộp thuế được khuyến nghị không thực hiện lại giao dịch liên tục để tránh bị trừ tiền nhiều lần. Cần chờ đợi trong ít phút hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ CNTT của cơ quan thuế quản lý để xác nhận trạng thái của Giấy nộp tiền.
• Xử lý giao dịch bị treo trạng thái "Đang xử lý": Đối với các Giấy nộp tiền đã ký và gửi nhưng chưa nhận được thông báo kết quả từ ngân hàng, cơ quan thuế hướng dẫn người nộp thuế phối hợp với ngân hàng thương mại để kiểm tra xem tài khoản đã bị trích nợ hay chưa trước khi lập lại Giấy nộp tiền mới.

- Trách nhiệm phối hợp của các bên liên quan

• Đối với Cơ quan Thuế địa phương: Có trách nhiệm bố trí cán bộ đầu mối thuộc bộ phận Công nghệ thông tin và Tuyên truyền hỗ trợ người nộp thuế để tiếp nhận, phân loại và hướng dẫn người nộp thuế khắc phục nhanh chóng các lỗi kỹ thuật phát sinh.
• Đối với Ngân hàng thương mại phối hợp: Đảm bảo hệ thống kết nối thông suốt với Tổng cục Thuế, thực hiện đối chiếu dữ liệu giao dịch hàng ngày và xử lý kịp thời các trường hợp giao dịch lỗi, đảm bảo quyền lợi cho người nộp thuế khi thực hiện nghĩa vụ tài chính với ngân sách nhà nước.