Công văn 6347/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2018 là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế và quy định quản lý, sử dụng hóa đơn đối với các doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh. Văn bản tập trung giải quyết các vướng mắc thực tế của người nộp thuế liên quan đến việc lập hóa đơn, thời điểm lập hóa đơn, hóa đơn điện tử và các nguyên tắc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) liên quan.

1. Nguyên tắc lập hóa đơn và thời điểm lập hóa đơn theo quy định

Văn bản hướng dẫn chi tiết về nghĩa vụ và thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật thuế:

• Thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Thời điểm lập hóa đơn cung ứng dịch vụ: Là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
• Yêu cầu về nội dung trên hóa đơn: Hóa đơn khi lập phải ghi đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu bắt buộc như thông tin người bán, người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế GTGT.

2. Quy định về hóa đơn điện tử và chữ ký số

Trong bối cảnh chuyển đổi số, văn bản cũng làm rõ một số nội dung liên quan đến việc áp dụng hóa đơn điện tử:

• Tính pháp lý của hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn các điều kiện về tính toàn vẹn của thông tin và có sự bảo đảm đủ tin cậy về tính xác thực của thông tin khởi tạo.
• Yêu cầu về chữ ký số: Người bán phải thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử trước khi gửi cho người mua. Đối với người mua, trường hợp người mua là đơn vị kế toán thì phải có chữ ký điện tử của người mua theo thỏa thuận, trừ trường hợp có hướng dẫn khác của Bộ Tài chính về việc miễn chữ ký số của người mua.

3. Hướng dẫn xử lý sai sót đối với hóa đơn đã lập

Khi phát hiện sai sót trên hóa đơn đã lập và giao cho khách hàng, doanh nghiệp cần thực hiện xử lý theo các trường hợp cụ thể:

• Trường hợp hóa đơn đã lập chưa giao cho người mua: Nếu phát hiện sai sót, người bán thực hiện hủy hóa đơn đã lập sai và lập hóa đơn mới thay thế.
• Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện sai sót, các bên lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai, sau đó người bán lập hóa đơn mới theo đúng quy định.
• Trường hợp hóa đơn đã lập, đã giao và đã kê khai thuế: Khi phát hiện sai sót về các chỉ tiêu như số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế, hai bên phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ điều chỉnh tăng hoặc giảm các chỉ tiêu sai sót cho hóa đơn số, ký hiệu nào.

4. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào liên quan đến hóa đơn

Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện nghiêm ngặt về chứng từ và hóa đơn:

• Hóa đơn hợp pháp: Có hóa đơn GTGT hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), trừ các trường hợp đặc biệt theo quy định của pháp luật.
• Xử lý hóa đơn bất hợp pháp: Các trường hợp sử dụng hóa đơn không hợp pháp, hóa đơn khống, hoặc hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh sẽ không được chấp nhận để khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).