Tóm tắt Công văn 63386/CT-TTHT năm 2019 về sử dụng hóa đơn tự in nhiều hơn một trang

Công văn 63386/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2019 hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc và phương pháp sử dụng hóa đơn tự in trong trường hợp danh mục hàng hóa, dịch vụ vượt quá số dòng của một trang hóa đơn. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ, tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

- Quy định về việc lập hóa đơn tự in có nhiều hơn một trang

Theo hướng dẫn của Cục Thuế thành phố Hà Nội dựa trên các quy định pháp luật về thuế và hóa đơn hiện hành, trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in mà danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì doanh nghiệp được phép lập hóa đơn nhiều hơn một trang nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Hiển thị thông tin đồng nhất: Các trang sau của hóa đơn phải hiển thị cùng một mã số thuế của người mua, cùng ký hiệu hóa đơn, cùng mẫu số hóa đơn và cùng số hóa đơn như trang thứ nhất.
• Ghi chú chuyển tiếp rõ ràng: Trên các trang sau của hóa đơn phải ghi rõ cụm từ bằng tiếng Việt không dấu hoặc có dấu là "tiep theo trang truoc - trang X/Y" (trong đó X là số thứ tự của trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).
• Chữ ký và đóng dấu: Các trang sau của hóa đơn phải có chữ ký và đóng dấu của người bán (nếu có), hoặc thực hiện đóng dấu giáp lai giữa các trang của hóa đơn để đảm bảo tính liên tục và tính pháp lý của chứng từ.
• Trang cuối cùng của hóa đơn: Phải có đầy đủ chữ ký của người mua, người bán, thủ trưởng đơn vị, đóng dấu (nếu có) và ghi rõ tổng số tiền thanh toán, tiền thuế giá trị gia tăng tương tự như quy định lập hóa đơn thông thường.

- Phương án thay thế khi không lập hóa đơn nhiều trang

Bên cạnh việc lập hóa đơn tự in nhiều trang, doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn phương án lập bảng kê kèm theo hóa đơn theo quy định của pháp luật:

• Lập hóa đơn ghi kèm bảng kê: Doanh nghiệp được phép lập hóa đơn ghi rõ "kèm theo bảng kê số... ngày... tháng... năm...". Bảng kê phải do người bán tự thiết kế phù hợp với đặc điểm, mẫu mã, chủng loại của hàng hóa nhưng phải đảm bảo các nội dung bắt buộc.
• Yêu cầu đối với bảng kê: Bảng kê phải thể hiện rõ tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền. Bảng kê phải có chữ ký của người bán, chữ ký của người mua và đóng dấu giáp lai giữa các trang (nếu bảng kê có nhiều trang).

- Ý nghĩa pháp lý và lưu ý đối với doanh nghiệp

Việc áp dụng đúng hướng dẫn tại Công văn 63386/CT-TTHT giúp doanh nghiệp:

• Đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn đầu ra khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ với số lượng lớn cho khách hàng.
• Hạn chế tối đa các tranh chấp hoặc rủi ro bị cơ quan thuế từ chối khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào hoặc chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp đối với bên mua.
• Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật các quy định mới về hóa đơn điện tử để chuyển đổi đồng bộ theo lộ trình của cơ quan thuế, đảm bảo tính liên tục trong hoạt động sản xuất kinh doanh.