Tóm tắt Công văn 6183/BXD-QLN năm 2020 về tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu và bầu Ban quản trị

Công văn 6183/BXD-QLN do Bộ Xây dựng ban hành nhằm hướng dẫn, tháo gỡ các vướng mắc pháp lý liên quan đến việc tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu và công tác bầu Ban quản trị nhà chung cư. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp làm rõ trách nhiệm của chủ đầu tư, chính quyền địa phương và quyền lợi của cư dân trong việc quản lý, vận hành nhà chung cư.

- Điều kiện tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu

• Hội nghị nhà chung cư lần đầu phải được tổ chức trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày nhà chung cư được bàn giao đưa vào sử dụng và có tối thiểu 50% căn hộ đã được bàn giao (bao gồm cả số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán).
• Trường hợp đã quá thời hạn 12 tháng nêu trên mà chưa đủ 50% số căn hộ được bàn giao thì hội nghị nhà chung cư lần đầu được tổ chức sau khi có đủ 50% số căn hộ được bàn giao cho người mua, thuê mua.
• Quy định rõ về tỷ lệ đại biểu tham dự hội nghị tối thiểu để đảm bảo tính hợp lệ và dân chủ khi thông qua các quyết định quan trọng của tòa nhà.

- Trách nhiệm chuẩn bị và tổ chức của Chủ đầu tư

• Chủ đầu tư có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ các nội dung, tài liệu, dự thảo quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư, quy chế bầu Ban quản trị và dự kiến kinh phí hoạt động để trình hội nghị thông qua.
• Chủ đầu tư phải thông báo công khai, rộng rãi đến toàn thể cư dân về thời gian, địa điểm và nội dung chương trình họp trước khi tiến hành hội nghị theo đúng thời hạn quy định.
• Trường hợp chủ đầu tư không tổ chức hội nghị đúng thời hạn hoặc tổ chức không thành công, chủ đầu tư có trách nhiệm báo cáo bằng văn bản gửi Ủy ban nhân dân cấp xã/phường nơi có nhà chung cư để có phương án giải quyết.

- Vai trò và trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp xã/phường

• Ủy ban nhân dân cấp xã/phường có trách nhiệm đứng ra tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu khi chủ đầu tư không tổ chức, tổ chức không thành công, hoặc khi nhận được đơn đề nghị hợp lệ của đại diện các chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao.
• Kinh phí tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu do Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện được lấy từ kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư do chủ đầu tư bàn giao hoặc do các chủ sở hữu đóng góp theo quy định của pháp luật.
• Chính quyền cấp xã có vai trò giám sát, đôn đốc và hướng dẫn các bên thực hiện đúng quy trình, đảm bảo tính công khai, minh bạch và đúng quy định pháp luật hiện hành.

- Quy trình bầu Ban quản trị nhà chung cư

• Việc bầu Ban quản trị nhà chung cư phải được thực hiện thông qua hình thức bỏ phiếu kín hoặc biểu quyết công khai trực tiếp tại hội nghị nhà chung cư lần đầu.
• Thành viên Ban quản trị được đề cử hoặc ứng cử phải là những người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, có trách nhiệm, ưu tiên những người có kiến thức, kinh nghiệm về quản lý vận hành nhà chung cư, tài chính hoặc pháp luật.
• Kết quả bầu cử Ban quản trị phải được lập thành biên bản chi tiết và gửi đến Ủy ban nhân dân cấp quận/huyện để xem xét, ra quyết định công nhận Ban quản trị trong thời hạn quy định.

- Giải quyết tranh chấp và xử lý vi phạm

• Các tranh chấp phát sinh liên quan đến việc tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu và bầu Ban quản trị sẽ do cơ quan quản lý nhà ở cấp tỉnh/thành phố hoặc Ủy ban nhân dân cấp quận/huyện hướng dẫn, giải quyết theo thẩm quyền được giao.
• Mọi hành vi vi phạm quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư, cản trở việc tổ chức hội nghị hoặc có hành vi gian lận trong quá trình bầu cử sẽ bị xử lý nghiêm khắc theo quy định của pháp luật hành chính hoặc hình sự tùy theo mức độ vi phạm.