Công văn 6140/CT-TTHT năm 2014 do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn và giải đáp các quy định liên quan đến việc xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN), căn cứ trên các quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.

- Điều kiện cơ bản để chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN

Doanh nghiệp được ghi nhận vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu khoản chi đáp ứng đủ 03 điều kiện nguyên tắc sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định.

- Các khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN

Nội dung công văn tập trung làm rõ các khoản chi không đáp ứng đủ điều kiện nêu trên hoặc rơi vào danh mục các khoản chi không được trừ, cụ thể bao gồm:

• Chi phí không đáp ứng điều kiện về hóa đơn, chứng từ: Các khoản chi không có hóa đơn; sử dụng hóa đơn không hợp pháp; hóa đơn bị tẩy xóa; hoặc các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên nhưng không thanh toán qua ngân hàng (hoặc không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ).
• Chi tiền lương, tiền công và thưởng cho người lao động: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng không được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính hoặc Quy chế thưởng của doanh nghiệp; tiền lương, tiền công đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc chưa chi trả tính đến thời điểm hết hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm.
• Chi khấu hao tài sản cố định (TSCĐ): Chi khấu hao đối với TSCĐ không phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh; TSCĐ không có giấy tờ chứng minh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp (trừ TSCĐ thuê tài chính); phần chi khấu hao vượt mức quy định hiện hành của Bộ Tài chính.
• Chi trả lãi tiền vay: Phần chi trả lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của doanh nghiệp; phần lãi tiền vay sản xuất kinh doanh vượt quá 150% lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay khi vay của các đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế.
• Các khoản tiền phạt vi phạm pháp luật: Tiền phạt về vi phạm hành chính như vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm về thủ tục kế toán, phạt vi phạm pháp luật về thuế và các khoản phạt vi phạm hành chính khác do cơ quan thẩm quyền ban hành.
• Các khoản chi phúc lợi cho người lao động vượt hạn mức: Tổng số chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động (như chi đám hiếu, hỷ, nghỉ mát, hỗ trợ điều trị bệnh,...) vượt quá 01 tháng lương bình quân thực hiện thực tế trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Trích lập dự phòng không đúng quy định: Các khoản trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng tổn thất các khoản đầu tư, dự phòng nợ phải thu khó đòi và dự phòng bảo hành sản phẩm hàng hóa không thực hiện theo đúng hướng dẫn của Bộ Tài chính.

- Nguyên tắc áp dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của một nhà cung cấp trong cùng một ngày có nhiều hóa đơn có giá trị dưới 20 triệu đồng, nhưng tổng giá trị các hóa đơn phát sinh trong ngày đó từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) thì chỉ được tính vào chi phí được trừ nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.