Công văn 2040/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2014 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng về việc xác định các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này giúp các doanh nghiệp làm rõ các quy định pháp lý, tránh các sai sót khi quyết toán thuế và tối ưu hóa chi phí hợp lý theo đúng quy định của pháp luật thuế hiện hành.

- Chi phí lãi vay đối với phần vốn điều lệ chưa góp đủ

Một trong những nội dung trọng tâm được hướng dẫn là việc xử lý chi phí lãi vay trong trường hợp doanh nghiệp chưa góp đủ vốn điều lệ theo tiến độ cam kết:

• Trường hợp doanh nghiệp đã góp đủ vốn điều lệ: Toàn bộ chi phí lãi vay phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh (có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản vay từ các đối tượng không phải là tổ chức tín dụng) được tính vào chi phí được trừ.
• Trường hợp doanh nghiệp chưa góp đủ vốn điều lệ theo tiến độ: Khoản chi phí trả lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của doanh nghiệp sẽ không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Cách xác định chi phí lãi vay không được trừ: Được tính toán dựa trên số vốn điều lệ còn thiếu nhân với mức lãi suất đi vay thực tế của doanh nghiệp.

- Các khoản chi khấu hao tài sản cố định không được trừ

Cục Thuế TP.HCM hướng dẫn cụ thể về các trường hợp khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) không được chấp nhận là chi phí hợp lý:

• Khấu hao đối với TSCĐ không sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp.
• Khấu hao đối với TSCĐ không có giấy tờ chứng minh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp (trừ TSCĐ thuê mua tài chính).
• Khấu hao đối với TSCĐ được hạch toán không đúng chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính.
• Phần trích khấu hao vượt mức quy định đối với xe ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (tương ứng với phần nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe), trừ các xe chuyên dùng kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn.

- Chi phí tiền lương, tiền công không được trừ

Doanh nghiệp cần lưu ý các khoản chi tiền lương, tiền công cho người lao động thuộc các trường hợp sau sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý:

• Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.
• Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định.
• Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.

- Chi phí không đáp ứng điều kiện về hóa đơn và chứng từ thanh toán

Để được tính vào chi phí được trừ, các khoản chi của doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hình thức thanh toán và hóa đơn:

• Các khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt sẽ không được trừ khi xác định thuế TNDN.
• Các khoản chi phí mua hàng hóa, dịch vụ không lập bảng kê đối với các trường hợp được phép lập bảng kê (như mua nông sản, lâm sản, thủy sản của người dân tự sản xuất bán ra) hoặc bảng kê không đúng thực tế.

- Ý nghĩa và khuyến nghị đối với doanh nghiệp

Công văn 2040/CT-TTHT là cơ sở pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp rà soát lại hệ thống sổ sách kế toán, chứng từ thanh toán và các khoản chi phí phát sinh trong năm tài chính. Doanh nghiệp cần chủ động phân loại các khoản chi không được trừ ngay từ khâu hạch toán ban đầu để đảm bảo tính chính xác khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN, hạn chế tối đa rủi ro bị truy thu và xử phạt vi phạm hành chính về thuế.