Công văn 61342/CT-TTHT năm 2018 do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản công tác phí và chi phí đưa đón, đi lại của người lao động. Văn bản đưa ra các căn cứ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho người lao động.

- Quy định về khoản khoán chi công tác phí không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN

• Khoản tiền khoán chi công tác phí (bao gồm chi phí phương tiện đi lại, tiền ở, tiền ăn và các khoản chi phí sinh hoạt liên quan) trả cho người lao động khi đi công tác không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN, với điều kiện khoản chi này thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp có quyền tự xây dựng và quyết định mức khoán chi công tác phí trong Quy chế tài chính hoặc Quy chế nội bộ của đơn vị để làm căn cứ áp dụng.
• Trường hợp doanh nghiệp thực hiện chi công tác phí cao hơn mức khoán đã quy định trong Quy chế tài chính hoặc Quy chế nội bộ, phần chi vượt mức quy định này sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

- Quy định đối với chi phí phương tiện đi lại, đưa đón người lao động

• Khoản chi phí về phương tiện đưa đón người lao động từ nơi ở đến nơi làm việc và ngược lại không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động nếu được thực hiện chung cho tập thể người lao động theo quy định của doanh nghiệp.
• Trường hợp doanh nghiệp chi trả tiền phương tiện đi lại hoặc đưa đón riêng cho từng cá nhân (không phải phục vụ chung cho tập thể), khoản lợi ích này sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của cá nhân đó.

- Hồ sơ, chứng từ làm căn cứ xác định nghĩa vụ thuế TNCN

• Quy chế tài chính hoặc Quy chế nội bộ của doanh nghiệp có quy định rõ ràng về điều kiện được hưởng, mức khoán chi công tác phí và chế độ đưa đón người lao động.
• Quyết định cử người lao động đi công tác do đại diện doanh nghiệp ký ban hành, ghi rõ thời gian, địa điểm và mục đích chuyến đi công tác.
• Các hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo quy định của pháp luật đối với các khoản chi thực tế phát sinh (trường hợp không áp dụng khoán chi) như vé máy bay, hóa đơn thuê phòng nghỉ, vé tàu xe, hóa đơn dịch vụ liên quan.

Nội dung tại Công văn 61342/CT-TTHT đóng vai trò là hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp hoàn thiện quy chế tài chính nội bộ, chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ thanh toán công tác phí nhằm tối ưu nghĩa vụ thuế TNCN đúng pháp luật.