Công văn 6064/TCHQ-GSQL được Tổng cục Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn và làm rõ các quy định liên quan đến việc uỷ quyền thực hiện thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình thông quan của doanh nghiệp.

Văn bản này áp dụng đối với các Cục Hải quan tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu, các đại lý làm thủ tục hải quan và các tổ chức, cá nhân có liên quan trực tiếp đến hoạt động khai báo hải quan tại Việt Nam.

Quy định về đối tượng được nhận ủy quyền làm thủ tục hải quan

• Theo quy định của Luật Hải quan, người khai hải quan bao gồm chủ hàng hóa, chủ phương tiện vận tải hoặc người được chủ hàng hóa, chủ phương tiện vận tải ủy quyền. Tuy nhiên, việc ủy quyền này phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật chuyên ngành về hải quan và đại lý hải quan.
• Chỉ có Đại lý làm thủ tục hải quan (là doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện hoạt động và được Tổng cục Hải quan ra quyết định công nhận) mới có tư cách pháp lý để nhận ủy quyền từ chủ hàng và đứng tên trên tờ khai hải quan với vai trò là người khai hải quan.
• Các tổ chức, cá nhân khác không phải là Đại lý làm thủ tục hải quan thì không được phép nhận ủy quyền từ chủ hàng để thực hiện dịch vụ làm thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu của doanh nghiệp khác dưới danh nghĩa người khai hải quan.

Quy định về ủy quyền nội bộ trong doanh nghiệp

• Đối với trường hợp ủy quyền nội bộ, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (chủ hàng) có quyền ủy quyền cho người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc cán bộ, nhân viên thuộc doanh nghiệp để thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục hải quan.
• Việc ủy quyền nội bộ này phải được thể hiện bằng văn bản (Giấy ủy quyền hoặc Quyết định ủy quyền) phù hợp với quy định của Bộ luật Dân sự và điều lệ hoạt động của doanh nghiệp. Người được ủy quyền nội bộ khi làm thủ tục phải xuất trình giấy tờ chứng minh tư cách thành viên của doanh nghiệp (như hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm) và văn bản ủy quyền hợp lệ khi cơ quan hải quan yêu cầu.

Xử lý đối với các trường hợp ủy quyền không đúng quy định

• Cơ quan hải quan các cấp có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu chặt chẽ thông tin về người khai hải quan và văn bản ủy quyền đi kèm trong hồ sơ hải quan để đảm bảo tính hợp pháp.
• Trường hợp phát hiện việc ủy quyền không đúng đối tượng (ví dụ: doanh nghiệp này ủy quyền cho doanh nghiệp khác không phải là đại lý hải quan thực hiện thủ tục), cơ quan hải quan sẽ từ chối tiếp nhận hồ sơ và yêu cầu thực hiện đúng quy định pháp luật.
• Các hành vi cố tình lợi dụng hình thức ủy quyền để né tránh trách nhiệm pháp lý hoặc thực hiện dịch vụ hải quan trái phép sẽ bị xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan.

Công văn 6064/TCHQ-GSQL có hiệu lực hướng dẫn thực hiện ngay từ ngày ban hành, tạo cơ sở pháp lý thống nhất cho cơ quan hải quan địa phương và các doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa, hạn chế các rủi ro pháp lý phát sinh từ việc ủy quyền không hợp lệ.