Tóm tắt Công văn 5812/CT-TTHT năm 2019 về hồ sơ chứng minh người phụ thuộc

Công văn 5812/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết về các loại giấy tờ, hồ sơ pháp lý cần thiết để chứng minh người phụ thuộc khi tính giảm trừ gia cảnh thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp người nộp thuế và các tổ chức chi trả thu nhập thực hiện đúng quy định pháp luật.

1. Điều kiện để được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

Theo quy định, người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

• Có quan hệ nhân thân rõ ràng (con cái, vợ hoặc chồng, cha mẹ đẻ, cha mẹ vợ/chồng, cha mẹ kế, cha mẹ nuôi hợp pháp, hoặc các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng).
• Đối với người trong độ tuổi lao động: Phải bị khuyết tật, không có khả năng lao động và không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn không vượt quá 1.000.000 đồng.
• Đối với người ngoài độ tuổi lao động: Phải không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn không vượt quá 1.000.000 đồng.

2. Chi tiết hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo từng nhóm đối tượng

Công văn hướng dẫn cụ thể các loại giấy tờ cần chuẩn bị đối với từng trường hợp người phụ thuộc:

Đối với con dưới 18 tuổi và con trên 18 tuổi bị khuyết tật:

• Bản chụp Giấy khai sinh hoặc bản chụp Thẻ căn cước công dân/Chứng minh nhân dân.
• Trường hợp con trên 18 tuổi bị khuyết tật, không có khả năng lao động: Cần bổ sung bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật.

Đối với con đang theo học các bậc học (Đại học, Cao đẳng, Trung học...):

• Bản chụp Giấy khai sinh.
• Bản chụp Thẻ học sinh, sinh viên hoặc bản chụp Giấy xác nhận của nhà trường hoặc các giấy tờ khác chứng minh đang theo học tại các trường học, cơ sở dạy nghề.

Đối với vợ hoặc chồng của người nộp thuế:

• Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn hoặc bản chụp Sổ hộ khẩu (hoặc giấy tờ xác nhận thông tin về cư trú) chứng minh quan hệ vợ chồng.
• Giấy tờ chứng minh người phụ thuộc không có khả năng lao động (đối với người trong độ tuổi lao động) như Giấy xác nhận khuyết tật hoặc hồ sơ bệnh án bệnh hiểm nghèo.

Đối với cha mẹ (cha mẹ đẻ, cha mẹ vợ/chồng, cha mẹ nuôi, cha mẹ kế):

• Bản chụp giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân như Sổ hộ khẩu, Giấy khai sinh hoặc các giấy tờ xác nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động đối với người trong độ tuổi lao động.

Đối với các cá nhân khác không nơi nương tựa:

• Bản chụp giấy tờ chứng minh trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật (nếu có).
• Bản chụp Sổ hộ khẩu hoặc giấy tờ xác nhận cư trú thể hiện người phụ thuộc đang sống cùng người nộp thuế.
• Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu quy định, có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người phụ thuộc cư trú về việc người phụ thuộc đang sống cùng và không có ai khác trực tiếp nuôi dưỡng.

3. Thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc

Người nộp thuế cần lưu ý thời hạn nộp hồ sơ để đảm bảo quyền lợi thuế của mình:

• Thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là trong vòng 03 tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc (bao gồm cả trường hợp đăng ký thay đổi người phụ thuộc).
• Nếu quá thời hạn trên mà người nộp thuế không nộp đủ hồ sơ chứng minh theo quy định, người nộp thuế sẽ không được giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc đó và phải thực hiện điều chỉnh lại số thuế TNCN phải nộp.

4. Trách nhiệm của các bên liên quan

• Người nộp thuế: Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin, hồ sơ và chứng từ đã cung cấp để chứng minh người phụ thuộc.
• Tổ chức chi trả thu nhập (Doanh nghiệp): Có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ do người lao động nộp, thực hiện lưu giữ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc để xuất trình khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra thuế tại đơn vị.

Lưu ý: Các hướng dẫn tại Công văn này được thực hiện nhất quán với quy định tại Thông tư số 111/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính. Người nộp thuế cần chủ động chuẩn bị đầy đủ chứng từ để tránh bị truy thu thuế và xử phạt vi phạm hành chính về thuế.