Kính gửi: Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Để bảo đảm thực hiện những quy định có liên quan đến công tác lý lịch tư pháp (LLTP) tại Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017) có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2018 và lập thời tháo gỡ, giải quyết những khó khăn vướng mắc trong thực tiễn công tác LLTP trong thời gian qua, Trung tâm LLTT quốc gia tổng hợp, nghiên cứu và hướng dẫn nghiệp vụ về một số nội dung. Cụ thể như sau:

I. VỀ CÔNG TÁC CẤP PHIẾU LLTP

1. Về thủ tục yêu cầu cấp Phiếu LLTP

1.1. Đối với Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, cơ quan, tổ chức trong việc yêu cầu cấp Phiếu LLTP, ngoài đối tượng và thủ tục yêu cầu cấp Phiếu LLTP đã quy định cụ thể tại Luật LLTP, theo quy định của Bộ luật Hình sự 2015 và thực tế đã phát sinh một số trường hợp yêu cầu cấp Phiếu LLTP còn gây khó khăn trong việc tiếp nhận Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP của các Sở Tư pháp. Trung tâm LLTP quốc gia hướng dẫn việc tiếp nhận Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP của những trường hợp này như sau:

- Đối với trường hợp đương nhiên được xóa án tích:

Sở Tư pháp nhận được hồ sơ đề nghị xóa án tích thuộc trường hợp đương nhiên được xóa án tích của cá nhân có yêu cầu thì hướng dẫn cho những người này thực hiện thủ tục cấp Phiếu LLTP theo quy định của Luật LLTP, sau đó tiến hành xác minh và cấp Phiếu LLTP theo quy định.

Đối với những trường hợp do cá nhân chưa hiểu rõ những quy định có liên quan đến công tác xóa án tích đã có hiệu lực thi hành tại Bộ luật Hình sự 2015 và họ đã đến cơ quan Tòa án thực hiện yêu cầu cấp giấy chứng nhận xóa án tích không thuộc trường hợp xóa án tích theo quyết định của Tòa án, đề nghị Sở Tư pháp phối hợp với cơ quan Tòa án trên địa bàn hướng dẫn cho cá nhân này đến Sở Tư pháp thực hiện yêu cầu cấp Phiếu LLTP tránh tình trạng cơ quan Tòa án nhận hồ sơ sau đó chuyển lại cho Sở Tư pháp xử lý như một số địa phương trong thời gian vừa qua.

- Đối với người không có quốc tịch:

Trong tiếp nhận Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP của người không có quốc tịch, Sở Tư pháp có thể tiếp nhận Giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế của những người không có quốc tịch này để thay thế chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (Theo quy định tại Khoản 3, Điều 3 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam, Giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế là loại giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của một nước cấp cho người không quốc tịch đang cư trú tại nước đó và được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chấp thuận).

- Đối với quân nhân chuyên nghiệp, công nhân và viên chức quốc phòng:

Đối với trường hợp là quân nhân chuyên nghiệp, công nhân và viên chức quốc phòng, Sở Tư pháp tiếp nhận Giấy chứng minh quân nhân chuyên nghiệp, công nhân và viên chức quốc phòng thay cho chứng minh nhân dân và Giấy xác nhận nhân khẩu tập thể của đơn vị nơi đóng quân thay cho sổ hộ khẩu.

1.2. Trường hợp yêu cầu cấp Phiếu LLTP cho người đã chết

Căn cứ Điều 7, Điều 45, Điều 46 Luật LLTP, quy định về quyền yêu cầu cấp Phiếu LLTP của công dân Việt Nam, người nước ngoài đã hoặc đang cư trú tại Việt Nam và thủ tục yêu cầu cấp Phiếu LLTP không có quy định về việc cấp cấp Phiếu LLTP cho người đã chết. Hơn nữa, theo quy định tại Điểm g, Khoản 1, Điều 13, Khoản 3 Điều 20 và Điểm a Khoản 1, Điều 24 Thông tư số 06/2013/TT-BTP ngày 06/02/2013 của Bộ Tư pháp hướng dẫn việc quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu LLTP, cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu LLTP (Trung tâm LLTP quốc gia và Sở Tư pháp) không lập LLTP của người đã chết, trường hợp đã lập LLTP thì thực hiện tiêu hủy theo quy định.

Theo các quy định nêu trên, Sở Tư pháp không thực hiện cấp Phiếu LLTP cho người đã chết.

1.3. Về thẩm quyền cấp Phiếu LLTP trong trường hợp không xác định được nơi thường trú, tạm trú

- Trường hợp là người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam yêu cầu cấp Phiếu LLTP nhưng không có giấy xác nhận tạm trú mà chỉ có dấu xác nhận của cơ quan xuất nhập cảnh tại hộ chiếu, thị thực rời thì Sở Tư pháp hướng dẫn những người này nộp Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP tại Trung tâm LLTP quốc gia để thực hiện việc cấp Phiếu LLTP.

- Trường hợp là công dân Việt Nam trong quá trình cư trú, thay đổi cư trú nhiều nơi đã thực hiện tách hộ khẩu nhưng vì nhiều lý do chưa có hộ khẩu mới, bị xóa bỏ hộ khẩu cũ hoặc chưa đăng ký được nơi cư trú mới hoặc mất hộ khẩu, không có giấy xác nhận thường trú, tạm trú...thì nộp Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP tại Trung tâm LLTP quốc gia để xem xét, giải quyết.

1.4. Hồ sơ và phí cấp Phiếu lý lịch tư pháp khi cá nhân đồng thời yêu cầu cấp cả hai loại Phiếu LLTP số 1 và số 2

Trường hợp cá nhân đồng thời yêu cầu cấp hai loại Phiếu LLTP số 1 và số 2, Sở Tư pháp chỉ thụ lý 01 bộ Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP. Trong đó, tại Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu LLTP, mục “Yêu cầu cấp Phiếu LLTP...” tích chọn Phiếu số 1 và số 2 và tại mục “Số lượng Phiếu LLTP yêu cầu cấp...” ghi rõ số lượng của mỗi loại Phiếu.

Mức phí cấp Phiếu LLTP được tính 1 lần là 200.000đ (trường hợp được giảm là 100.000đ). Trường hợp người yêu cầu cấp Phiếu LLTP đề nghị cấp trên 02 Phiếu trong một lần yêu cầu, thì kể từ Phiếu thứ 3 trở đi tổ chức thu phí được thu thêm 5.000 đồng/Phiếu để bù đắp chi phí cần thiết cho việc in mẫu Phiếu LLTP. Số lượng phiếu được tính trên tổng hai loại Phiếu LLTP số 1 và số 2.

2. Nghiệp vụ tra cứu, xác minh thông tin để cấp Phiếu LLTP

2.1. Xác định nơi tra cứu, xác minh thông tin LLTP có trước ngày 01/7/2010 đối với trường hợp không rõ nơi chấp hành án

Đối với người chấp hành xong án phạt tù trước ngày 01/7/2010 thực hiện theo Pháp lệnh thi hành án phạt tù ngày 08 tháng 3 năm 1993, Pháp lệnh số 01/2007/UBTVQH12 sửa đổi, bổ sung một số điều của Pháp lệnh thi hành án phạt tù, theo đó khi đương sự chấp hành xong hình phạt tù trước ngày 01/7/2010, Giám thị Trại giam thông báo cho Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi người bị kết án tù về cư trú. Do đó, ngoài việc xác minh tại Trại giam, Trại tạm giam nơi người bị kết án chấp hành án, Sở Tư pháp có thể xác minh về việc chấp hành xong hình phạt tù tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (UBND cấp xã) nơi đương sự cư trú.

Trường hợp không xác định được nơi tra cứu, xác minh thông tin, Sở Tư pháp gửi Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP qua Phần mềm hỗ trợ tra cứu, xác minh thông tin để cấp Phiếu lý lịch tư pháp (Phần mềm “Kiềng ba chân”) để Trung tâm LLTP quốc gia phối hợp với Cục V06, Bộ Công an tra cứu, xác minh và trả kết quả.

2.2. Tra cứu, xác minh thông tin đối với trường hợp người yêu cầu cấp Phiếu LLTP có nhiều tên gọi khác nhau

Trường hợp, kết quả xác minh thông tin LLTP về án tích tại cơ quan Công an, Tòa án, Viện kiểm sát và các cơ quan liên quan có thông tin về án tích của người có yêu cầu cấp Phiếu LLTP nhưng có tên gọi khác (VD: Trần Văn A, Trần Quang A) với tên trong Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP (VD: Trần Ngọc A). Các thông tin về năm sinh, họ tên cha, mẹ; nơi thường trú, tạm trú thì trùng nhau. Đề nghị Sở Tư pháp liên hệ với đương sự để trao đổi, thống nhất. Trong đó:

- Trường hợp, đương sự thừa nhận có thông tin án tích như thông tin Sở Tư pháp đã xác minh và cung cấp giấy cam kết có xác nhận của UBND cấp xã hoặc trong biên bản làm việc với Sở Tư pháp (thể hiện rõ lý do tên gọi và cam kết không có khiếu nại), Sở Tư pháp thực hiện cấp Phiếu LLTP cho người có tên trong Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu (Trần Ngọc A) theo quy định.

- Nếu đương sự không thừa nhận về tên gọi khác theo kết quả tra cứu, xác minh, Sở Tư pháp tiếp tục xác minh tại cơ quan Công an:

+ Trường hợp kết quả, xác minh tại cơ quan Công an cho thấy người yêu cầu cấp Phiếu có các tên nêu trên chỉ là một người duy nhất thì Sở Tư pháp cấp Phiếu LLTP cho người có tên trong Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu theo quy định.

+ Trường hợp kết quả tra cứu, xác minh tại cơ quan Công an chỉ xác nhận về thông tin án tích, không xác nhận hai tên khác nhau là một người, Sở Tư pháp xác minh tại địa phương (UBND cấp xã hoặc huyện) để thống nhất tên gọi.

2.3. Cấp Phiếu LLTP trong trường hợp đương sự có nhiều án tích, trong đó, có án tích đã được xóa án tích, có án tích chưa được xóa:

Theo quy định tại Điều 14 Thông tư số 13/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành và hướng dẫn sử dụng biểu mẫu và mẫu sổ LLTP (sau đây gọi tắt là Thông tư số 13/2011/TT-BTP), Khoản 11, Điều 1 Thông tư số 16/2013/TT-BTP. Trường hợp cấp Phiếu LLTP số 1, cơ quan cấp Phiếu LLTP chỉ ghi án tích chưa được xóa, không ghi các án tích đã được xóa. Đối với Phiếu LLTP số 2, cơ quan cấp Phiếu LLTP ghi đầy đủ án tích đã được xóa, án tích chưa được xóa. Thông tin về án tích trên Phiếu LLTP của người đó được ghi theo thứ tự thời gian của từng bản án.

2.4. Tra cứu, xác minh đối với hình phạt bổ sung là quản chế, cấm đi khỏi nơi cư trú:

Thực tế, một số Sở Tư pháp chỉ xác định việc chấp hành xong hình phạt chính là căn cứ tính thời điểm xóa án tích mà không xem xét đến hình phạt bổ sung là quản chế, cấm đi khỏi nơi cư trú là chưa đúng theo quy định của Bộ luật Hình sự 2015.

Theo quy định tại Khoản 4, Điều 82, Khoản 3, Điều 89 Luật Thi hành án hình sự 2010, Cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận đã chấp hành xong án phạt quản chế và án phạt cấm đi khỏi nơi cư trú. Vì vậy, Sở Tư pháp phải tiến hành xác minh về việc chấp hành xong hình phạt bổ sung là quản chế và cấm đi khỏi nơi cư trú tại Cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện có thẩm quyền. Giấy chứng nhận đã chấp hành xong án phạt quản chế và án phạt cấm đi khỏi nơi cư trú là căn cứ để xác định người bị kết án đã chấp hành xong hình phạt bổ sung này.

2.5. Tra cứu, xác minh trong trường hợp tại mục “Hình phạt bổ sung phải tiếp tục chấp hành” của ‘‘Giấy chứng nhận chấp hành xong hình phạt tù” do các trại giam, trại tạm giam cấp thể hiện việc đã chấp hành hoặc còn phải chấp hành (án phí, bồi thường thiệt hại...):

Theo quy định của Luật Thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án dân sự có trách nhiệm ra quyết định thi hành án, xác nhận kết quả thi hành án... về án phí, nghĩa vụ dân sự, bồi thường thiệt hại trong bản án hình sự. Vì vậy, đề nghị Sở Tư pháp thực hiện tra cứu, xác minh kết quả thi hành án về việc chấp hành khoản án phí, nghĩa vụ dân sự, bồi thường thiệt hại của đương sự tại cơ quan thi hành án dân sự; không căn cứ nội dung trong “Hình phạt bổ sung phải tiếp tục thi hành” tại “Giấy chứng nhận chấp hành xong án phạt tù” của các trại giam, trại tạm giam cấp để xác định việc đã thi hành hay chưa thi hành việc nộp án phí, nghĩa vụ dân sự trong bản án hình sự của đương sự.

2.6. Hình thức, cách thức xác minh

Trường hợp Sở Tư pháp đã gửi văn bản yêu cầu xác minh thông tin để cấp Phiếu LLTP đến các cơ quan có liên quan, tuy nhiên các cơ quan này không có văn bản phản hồi. Đề nghị Sở Tư pháp trong văn bản yêu cầu tra cứu, xác minh ghi rõ thời hạn trả lời kết quả theo quy định pháp luật; đồng thời, cử cán bộ theo dõi, đôn đốc với cơ quan, đơn vị được yêu cầu tra cứu, xác minh thực hiện tra cứu, xác minh và trả kết quả cho Sở Tư pháp kịp thời.

Trường hợp sau khi thực hiện các nội dung trên mà không nhận được kết quả trả lời, đề nghị Sở Tư pháp thực hiện việc xác minh trực tiếp. Việc xác minh trực tiếp phải lập thành biên bản. Biên bản làm việc phải ghi rõ thời gian, địa điểm, tên, chức vụ người tham gia, nội dung xác minh. Nội dung xác minh phải ghi rõ lý do không trả lời bằng văn bản. Trường hợp lý do không tìm thấy thông tin, hồ sơ lưu trữ khó khăn trong việc tìm kiếm thì cán bộ xác minh của Sở Tư pháp phải phối hợp với cơ quan xác minh hỗ trợ tìm hồ sơ. Trường hợp không có thông tin vì lý do khách quan, không thể tìm thấy thông tin, biên bản ghi rõ: không tìm thấy thông tin. Biên bản phải lập thành 2 bản, có chữ ký của người đại diện các cơ quan tham gia và phải được đóng dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi thực hiện xác minh.

Trường hợp Sở Tư pháp không có đủ điều kiện xác minh, đề nghị có Công văn gửi Trung tâm LLTP quốc gia để được hỗ trợ giải quyết.

3. Nghiệp vụ xác minh các điều kiện đương nhiên được xóa án tích để cấp Phiếu LLTP

3.1. Về thời điểm tính thời hạn xóa án tích

Theo quy định tại Điều 70 Bộ luật Hình sự 2015, thời điểm để tính thời hạn đương nhiên được xóa án tích là thời điểm người bị kết án chấp hành xong hình phạt chính, thời gian thử thách án treo hoặc hết thời hiệu thi hành bản án.

Trường hợp sau thời hạn đương nhiên được xóa án tích, người bị kết án mới thi hành xong quyết định khác của bản án như: nộp án phí, bồi thường thiệt hại...thì thời điểm đương nhiên được xóa án tích sẽ tính vào thời điểm người đó chấp hành xong các quyết định khác nêu trên của bản án.

3.2. Về xác minh hành vi phạm tội mới

Theo quy định tại Điều 70 Bộ luật Hình sự 2015, một trong những điều kiện đương nhiên được xóa án tích là người bị kết án không có hành vi phạm tội mới theo thời hạn quy định tại khoản 2 Điều này.

Để xác định một người có hành vi phạm tội mới, theo quy định tại Khoản 1, Khoản 4, Điều 179 Bộ luật Tố tụng hình sự 2015, Sở Tư pháp căn cứ vào quyết định khởi tố bị can của Cơ quan điều tra đã được Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp phê chuẩn hoặc quyết định khởi tố bị can của Viện kiểm sát theo quy định. Ngoài ra, để xác định một người có thực hiện hành vi phạm tội mới hay không còn phải căn cứ vào một số quyết định khác của cơ quan tiến hành tố tụng, như: Quyết định hủy bỏ quyết định khởi tố bị can; quyết định đình chỉ điều tra, đình chỉ vụ án; quyết định phục hồi điều tra, phục hồi vụ án... Như vậy, trường hợp người từng bị kết án có hành vi phạm tội mới thì Sở Tư pháp cũng phải xem xét về tiến trình tố tụng của người đó để thực hiện cấp Phiếu lý lịch tư pháp được chính xác, đầy đủ.

Trong khi đó, theo Điều 4 Luật Tổ chức cơ quan điều tra hình sự 2015, có 3 hệ thống cơ quan điều tra, bao gồm: (1) Cơ quan Điều tra của Công an nhân dân; (2) Cơ quan Điều tra trong Quân đội nhân dân; (3) Cơ quan Điều tra của Viện kiểm sát nhân dân tối cao. Ngoài ra, tại Điều 9 Luật này còn có 07 nhóm các cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động Điều tra, như: Các cơ quan của Bộ đội biên phòng; Hải quan; Kiểm lâm; Kiểm ngư; Cảnh sát biển; một số cơ quan của Công an nhân dân, Quân đội nhân dân.

Do đó, nếu thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 17 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP ngày 23/1/2010 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Lý lịch tư pháp và Điều 25 Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP ngày 10/5/2012 hướng dẫn trình tự, thủ tục tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp, Sở Tư pháp chỉ tiến hành xác minh thông tin đương sự có bị khởi tố hay không tại UBND cấp xã/Công an cấp xã là chưa đủ thông tin1 vì hầu như cơ quan điều tra không gửi quyết định khởi tố bị can đã được Viện Kiểm sát nhân dân cùng cấp phê chuẩn về nơi cư trú của bị can.

Để khắc phục bất cập, hạn chế nêu trên và hỗ trợ Sở Tư pháp trong việc tra cứu, xác minh hành vi phạm tội mới, tại Quy chế phối hợp số 02/QCPH-TTLLTPQG-C53 ngày 29/6/2018 giữa Trung tâm LLTP quốc gia và Cục Hồ sơ nghiệp vụ, Bộ Công an phối hợp tra cứu, xác minh thông tin để cấp Phiếu lý lịch tư pháp, Trung tâm LLTP quốc gia phối hợp với Cục Hồ sơ nghiệp vụ và Công an tỉnh thực hiện tra cứu, xác minh và trả kết quả cho Sở Tư pháp khi có yêu cầu, trong đó có thông tin về hành vi phạm tội mới (nếu đương sự có hành vi này)

Theo đó, để bảo đảm sự chính xác, khách quan, toàn diện trong cấp Phiếu: LLTP, đề nghị Sở Tư pháp thực hiện việc chuyển các Hồ sơ yêu cầu cấp cấp Phiếu LLTP qua Phần mềm hỗ trợ tra cứu, xác minh thông tin để cấp Phiếu lý lịch tư pháp (Phần mềm “Kiềng ba chân”) để Trung tâm LLTP quốc gia phối hợp với Cục V06, Bộ Công an và Công an tỉnh tra cứu, xác minh và trả kết quả trong đó có thông tin về hành vi phạm tội mới.

3.3. Việc xem xét hành vi phạm tội mới trong việc xác định điều kiện đương nhiên được xóa án tích

- Trường hợp người bị kết án sẽ được đương nhiên xóa án tích² nếu:

+ Không có hành vi phạm tội mới trong thời gian có án tích.

+ Trường hợp có hành vi phạm tội khác xảy ra trước hoặc sau thời hạn đang có án tích về tội đó theo quy định của Bộ luật Hình sự 2015.

- Trường hợp người đang có án tích về một tội mà có hành vi phạm tội mới trong thời hạn đang có án tích về tội đó theo quy định của Bộ luật Hình sự 2015 thì chưa đủ điều kiện đương nhiên được xóa án tích. Sở Tư pháp thực hiện cấp Phiếu lý lịch tư pháp với tình trạng án tích là “Có án tích” đối với tội đó theo quy định.

3.4. Về xác minh việc chấp hành xong thời gian thử thách án treo và án phạt cải tạo không giam giữ

- Trường hợp cá nhân đã chấp hành xong thời gian thử thách án treo, án phạt cải tạo không giam giữ nhưng không có giấy chứng nhận chấp hành xong thời gian thử thách án treo, giấy chứng nhận chấp hành xong án phạt cải tạo không giam giữ:

Theo quy định của Luật Thi hành án hình sự 2010 và Hướng dẫn số 05/HD-C81-C83 ngày 20/8/2015 của Bộ Công an hướng dẫn về việc cấp giấy chứng nhận chấp hành xong án phạt tù cho người hết thời hạn chấp hành án tại xã, phường, thị trấn trước ngày 1/7/2011, Cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện có nhiệm vụ cấp giấy chứng nhận chấp hành xong thời gian thử thách án treo, giấy chứng nhận chấp hành xong án phạt cải tạo không giam giữ.

Vì vậy, đề nghị Sở Tư pháp chủ động phối hợp và đề nghị Công an cấp tỉnh chỉ đạo Cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện kịp thời cung cấp các thông tin này cho Sở Tư pháp để xây dựng Cơ sở dữ liệu LLTP và cấp Phiếu LLTP tại địa phương theo quy định.

Ngoài ra, trường hợp sau khi xác minh tại cơ quan có liên quan như UBND cấp xã, cơ quan Thi hành án công an cấp huyện... nhưng các cơ quan này có văn bản trả lời không có thông tin, không còn lưu trữ hồ sơ. Để bảo đảm lợi ích và tạo điều kiện thuận lợi cho các trường hợp này, Sở Tư pháp vẫn tiếp tục xác minh các điều kiện đương nhiên được xóa án tích khác (nộp án phí, bồi thường thiệt hại, các hình phạt bổ sung khác...). Trường hợp các điều kiện này bảo đảm theo quy định của pháp luật thì xác định người bị kết án đã đủ điều kiện đương nhiên được xóa án tích.

- Trường hợp không được cấp giấy chứng nhận chấp hành xong thời gian thử thách án treo, giấy chứng nhận chấp hành xong án phạt cải tạo không giam giữ:

Theo quy định tại khi hết thời gian thử thách án treo, án phạt cải tạo không giam giữ nhưng người bị kết án không được cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận chấp hành xong thời gian thử thách án treo, giấy chứng nhận chấp hành xong án phạt cải tạo không giam giữ vì không tuân thủ những điều kiện trong thời gian thi hành thử thách án treo, án phạt cải tạo không giam giữ theo quy định của pháp luật tố tụng hình sự (VD: Người bị kết án đi khỏi nơi cư trú không báo cáo UBND cấp xã nơi cư trú; không thực hiện đúng những nội dung theo quy định của luật thi hành án trong thời gian chấp hành án ...). Những trường hợp này được xem là chưa chấp hành xong hình phạt án treo, án phạt cải tạo không giam giữ và không đủ điều kiện đương nhiên được xóa tích.

3.5. Về xác minh việc thi hành nghĩa vụ dân sự, bồi thường thiệt hại

- Trường hợp hết thời hiệu yêu cầu thi hành án dân sự:

Theo Khoản 1, Điều 30, Điểm c Khoản 5, Điều 31 Luật Thi hành án dân sự 2014, Điều 4 Nghị định số 62/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thi hành án dân sự 2014, trong thời hạn 05 năm, kể từ ngày bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật, người được thi hành án, người phải thi hành án có quyền yêu cầu cơ quan thi hành án dân sự có thẩm quyền ra quyết định thi hành án. Hết thời hiệu này, cơ quan thi hành án dân sự sẽ từ chối yêu cầu thi hành án.

Đối với trường hợp này, để tạo điều kiện cho người bị kết án có yêu cầu cấp Phiếu LLTP đương nhiên được xóa án tích, Sở Tư pháp có thể hướng dẫn đương sự chủ động gặp người được thi hành án để thỏa thuận về việc thi hành án, đồng thời, có sự xác nhận của UBND cấp xã. Văn bản về việc thỏa thuận thi hành án này là một trong những căn cứ, điều kiện đương nhiên được xóa án tích.

- Việc thi hành nghĩa vụ cấp dưỡng cho trẻ đến 18 tuổi hoặc cấp dưỡng cho cha mẹ người bị hại (đã chết) cho tới khi qua đời:

Theo quy định của Luật Thi hành án dân sự 2014, trường hợp cá nhân bị kết án, có nghĩa vụ nghĩa vụ cấp dưỡng cho trẻ đến 18 tuổi hoặc cấp dưỡng cho cha mẹ người bị hại (đã chết) cho tới khi qua đời có yêu cầu cấp Phiếu LLTP, để thi hành nghĩa vụ này, Sở Tư pháp có thể hướng dẫn đương sự thỏa thuận với người giám hộ của trẻ hoặc cha, mẹ của người đã chết để thi hành nghĩa vụ này trong một lần hoặc thỏa thuận thực hiện nghĩa vụ làm nhiều giai đoạn. Trường hợp đương sự thực hiện xong nghĩa vụ; đồng thời có xác nhận của cơ quan thi hành án ra quyết định thi hành/UBND cấp xã trong văn bản thỏa thuận là một trong những điều kiện để đương nhiên được xóa án tích.

- Trường hợp thực hiện nghĩa vụ liên đới:

Theo quy định tại Điều 288 Bộ luật Dân sự 2015 về thực hiện nghĩa vụ liên đới, để được coi là chấp hành xong nghĩa vụ liên đới, người thực hiện nghĩa vụ liên đới phải chấp hành xong toàn bộ nghĩa vụ hoặc chấp hành xong nghĩa vụ của mình và được bên có quyền chấp thuận và xác nhận. Việc thực hiện nghĩa vụ và sự chấp thuận đã thực hiện xong nghĩa vụ dân sự liên đới phải có sự xác nhận của cơ quan thi hành án ra quyết định thi hành.

3.6. Về xác minh điều kiện đương nhiên được xóa án tích đối với trường hợp chưa có thông tin về tình trạng thi hành án phí trong bản án của người bị kết án có yêu cầu cấp Phiếu LLTP

Trường hợp người có yêu cầu cấp Phiếu LLTP khẳng định đã nộp án phí nhưng đã làm mất giấy biên nhận của người thu án phí, đề nghị Sở Tư pháp có văn bản xác minh gửi cơ quan thi hành án dân sự có liên quan yêu cầu cung cấp thông tin: Trường hợp cơ quan thi hành án dân sự có văn bản trả lời không rõ, không có thông tin về tình trạng thi hành án phí của người bị kết án nêu trên thì Sở Tư pháp thực hiện xóa án tích nếu có đủ các điều kiện khác theo quy định.

Trường hợp, cơ quan thi hành án dân sự có văn bản thông báo những người bị kết án này chưa thi hành án phí thì Sở Tư pháp đề nghị những người này đến cơ quan thi hành án có liên quan yêu cầu thi hành án phí theo quy định. Căn cứ thông báo của cơ quan thi hành án về việc đã thi hành hay không tiếp nhận thi hành án phí, Sở Tư pháp thực hiện xóa án tích nếu có đủ điều kiện khác theo quy định.

3.7. Cách tính thời hạn xóa án tích trong trường hợp có nhiều bản án, tổng hợp hình phạt của nhiều bản án

- Căn cứ Khoản 2, Điều 73 Bộ luật Hình sự 2015, người bị kết án chưa được xóa án tích mà thực hiện hành vi phạm tội mới và bị Tòa án kết án bằng bản án có hiệu lực pháp luật thì thời hạn để xóa án tích cũ được tính lại kể từ ngày chấp hành xong hình phạt chính hoặc thời gian thử thách án treo của bản án mới hoặc từ ngày bản án mới hết thời hiệu thi hành.

- Trường hợp người đang thi hành án tiếp tục bị Tòa án kết án bằng bản án có hiệu lực pháp luật mới, trong đó, bản án mới tổng hợp hình phạt của bản án đang phải thi hành thì thời hạn xóa án tích tính từ ngày chấp hành xong hình phạt chính đã được tổng hợp. Tuy nhiên, việc xóa án tích phải thực hiện đối với từng bản án theo quy định tại Điều 70 Bộ luật Hình sự 2015.

4. Xác nhận tình trạng án tích trong Phiếu LLTP

4.1. Đối với trường hợp được coi là không có án tích theo quy định của Bộ luật Hình sự 2015

Các trường hợp được coi là không có án tích theo quy định tại Khoản 2, Điều 693 và Khoản 1, Điều 107⁴ của Bộ luật Hình sự 2015, Sở Tư pháp cấp Phiếu LLTP có nội dung xác nhận về tình trạng án tích là: “Không có án tích” tại Phiếu LLTP số 1 và Phiếu LLTP số 2.

Đối với trường hợp người dưới 18 tuổi được coi là không có án tích theo quy định tại Khoản 1, Điều 107 Bộ luật Hình sự 2015 thì cần căn cứ vào tuổi của người đó khi thực hiện hành vi phạm tội để xem xét áp dụng.

Lưu ý, để xác định trường hợp được coi là không có án tích nêu trên, đề nghị Sở Tư pháp nghiên cứu kỹ bản án, các giấy tờ liên quan để xác định cáo yếu tố về thời điểm phạm tội, các yếu tố lỗi... để áp dụng đúng theo quy định tại Khoản 2, Điều 69 và Khoản 1, Điều 107 của Bộ luật Hình sự 2015 nêu trên.

4.2. Trường hợp đương sự được tuyên miễn trách nhiệm hình sự

Căn cứ Khoản 2, Điều 12 Thông tư số 06/TT-2013/TT-BTP, đối với trường hợp nhận được bản án có hiệu lực pháp luật tuyên miễn trách nhiệm hình sự thì Trung tâm LLTP quốc gia, Sở Tư pháp không lập LLTP, người bị kết án tuyên miễn trách nhiệm hình sự được coi là không có án tích. Vì vậy, cơ quan cấp Phiếu xác nhận tình trạng án tích “Không có án tích” trong Phiếu LLTP số 1 và LLTP số 2.

4.3. Trường hợp sau khi xác minh nhưng không rõ thông tin về án tích

Trường hợp, Sở Tư pháp nhận được kết quả tra cứu, xác minh thông tin có trước ngày 01/7/2010 của cơ quan Công an để cấp Phiếu LLTP cho thấy đương sự đã từng bị bắt, điều tra, khởi tố hoặc bị truy tố nhưng không có thông tin về việc xét xử, Sở Tư pháp tiến hành xác minh tại các cơ quan có liên quan nhưng không có thông tin về bản án xét xử đối với đương sự. Theo quy định tại Khoản 1, Điều 31 Hiến pháp 2013: “Người bị buộc tội được coi là không có tội cho đến khi được chứng minh theo trình tự luật định và có bản án kết tội của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật”. Theo đó, Sở Tư pháp xác nhận tình trạng án tích trong Phiếu LLTP số 1 và số 2 là “Không có án tích”.

Trường hợp Sở Tư pháp nhận được kết quả tra cứu, xác minh thông tin có trước ngày 01/7/2010 của cơ quan Công an để cấp Phiếu LLTP cho thấy đương sự bị xét xử bởi một bản án, có số bản án, ngày bản án, tên tòa án ra bản án, tội danh... nhưng không đầy đủ thông tin về bản án, Sở Tư pháp tiếp tục xác minh tại các cơ quan có liên quan nhưng đều không có thông tin tình trạng thi hành án của đương sự. Trường hợp này nếu đương sự đủ điều kiện về mặt thời gian để đương nhiên được xóa án tích và không có hành vi phạm tội mới thì Sở Tư pháp xác nhận tình trạng án tích trong Phiếu LLTP số 1 là “không có án tích” và Phiếu LLTP số 2 ghi thông tin về bản án theo nội dung xác minh nhận được.

Thời điểm xóa án tích đối với những trường hợp nêu trên thực hiện theo Điều 70 Bộ luật Hình sự 2015.

4.4. Cấp Phiếu LLTP cho người đang bị khởi tố, điều tra, truy nã...

Trường hợp Sở Tư pháp nhận được thông tin người yêu cầu cấp Phiếu LLTP đang bị khởi tố, điều tra hoặc truy nã... chưa bị kết án bởi một bản án có hiệu lực pháp luật, theo quy định tại Điều 49 Luật LLTP thì không thuộc trường hợp từ chối yêu cầu cấp Phiếu LLTP. Do đó, Sở Tư pháp thực hiện cấp Phiếu LLTP cho người đó và xác nhận tình trạng án tích “không có án tích”. Để đảm bảo tăng cường mối quan hệ phối hợp và tăng cường trách nhiệm, Sở Tư pháp thông báo bằng văn bản cho cơ quan điều tra, cơ quan tiến hành tố tụng có liên quan về việc người đang bị khởi tố, điều tra hoặc truy nã đã tiến hành yêu cầu cấp Phiếu LLTP để thực hiện các biện pháp nghiệp vụ trong trường hợp cần thiết. Đặc biệt, trong trường hợp đương sự bị truy nã, Sở Tư pháp phải thông báo khẩn cấp cho cơ quan điều tra để phối hợp bắt giữ đối tượng truy nã kịp thời.

4.5. Cấp Phiếu LLTP khi tội phạm được xóa bỏ

Căn cứ Điều 35 Luật LLTP, trường hợp người xin cấp Phiếu LLTP đã bị kết án về một tội nhưng tội phạm này được xóa bỏ theo quy định của Bộ luật Hình sự 2015 thì ghi vào Phiếu LLTP số 1 hoặc Phiếu LLTP số 2 là không có án tích.

II. CÔNG TÁC TIẾP NHẬN, CẬP NHẬT, XỬ LÝ THÔNG TIN LLTP

1. Công tác tiếp nhận thông tin LLTP

- Trường hợp Sở Tư pháp khác cung cấp thông tin theo mạng điện tử (cung cấp qua địa chỉ hòm thư điện tử Sở Tư pháp đã đăng ký theo Công văn số 92/TTLLTPQG-TN&XLTT ngày 29/3/2018 của Trung tâm LLTP quốc gia gửi STP về việc thực hiện việc trao đổi thông tin LLTP qua hộp thư điện tử), Sở Tư pháp thực hiện in thông tin và vào Sổ tiếp nhận theo quy định.

- Trường hợp Sở Tư pháp khác cung cấp thông tin LLTP trên Phần mềm Quản lý LLTP, Sở Tư pháp vào Sổ tiếp nhận thông tin, sử dụng các trường thông tin có sẵn do Sở Tư pháp khác cung cấp, đồng thời cập nhật các trường thông tin LLTP còn thiếu vào Phần mềm Quản lý LLTP.

2. Công tác lưu trữ hồ sơ LLTP bằng giấy

Căn cứ Khoản 4, Điều 17 Thông tư số 06/2013/TT-BTP quy định về hồ sơ LLTP bằng giấy phải có số lưu trữ. Hiện nay, phần mềm Quản lý LLTP có tiện ích đánh số lưu trữ tự động tại mục “Tiện ích/Cập nhật số lưu trữ”. Trường hợp không có chức năng này, Sở Tư pháp dùng tài khoản admin để cấp quyền này cho cán bộ làm công tác LLTP của Sở Tư pháp.

3. Cập nhật thông tin xóa án tích tại LLTP

Theo hướng dẫn tại Khoản 6, Điều 1 Thông tư số 16/2013/TT-BTP, thông tin tại mục xác minh điều kiện đương nhiên được xóa án tích được cập nhật chỉ là kết quả xác minh điều kiện đương nhiên xóa án tích mà kết quả này do Sở Tư pháp tự tổng hợp trên cơ sở kết quả xác minh người bị kết án có phạm tội mới trong thời gian có án tích hay không.Trường hợp đủ điều kiện đương nhiên được xóa án tích, Sở Tư pháp cập nhật kết quả người bị kết án có án tích hay đã được; xóa án tích theo như hướng dẫn tại Thông tư số 16/2013/TT-BTP, ngày tháng năm xác minh: là ngày Sở Tư pháp cập nhật vào hệ thống.

4. Cập nhật thông tin thay đổi nơi cư trú trong cùng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương của người có LLTP

Hiện nay, có một số trường hợp người có LLTP đã thay đổi nơi thường trú trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (có thể trong quá trình thi hành án hoặc khi có án tích khác). Tuy nhiên, Luật LLTP và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành Luật LLTP chưa có hướng dẫn cách xử lý đối với trường hợp này. Để thuận tiện cho việc quản lý LLTP trong khi chưa thực hiện sửa đổi Thông tư số 16/2013/TT-BTP thì đối với các trường hợp này Sở Tư pháp sẽ thực hiện cập nhật mới thông tin về nơi cư trú và ghi chú thông tin đã từng cư trú tại LLTP của người bị kết án.

5. Việc sửa mã số bản án sơ thẩm, phúc thẩm đối với bản LLTP được lập trước Thông tư số 16/2013/TT-BTP

Đối với LLTP được lập trước thời điểm Thông tư số 16/2013/TT-BTP có hiệu lực, khi thực hiện bổ sung thông tin lý lịch tư pháp đề nghị Sở Tư pháp chỉnh sửa và cập nhật mã số bản án theo hướng dẫn của Thông tư số 16/2013/TT-BTP và cung cấp lại bản LLTP cho Trung tâm.

Trường hợp Sở Tư pháp lập LLTP trên cơ sở thông tin LLTP nhận được lá các thông tin liên quan đến tình trạng thi hành án của người bị kết án như: Giấy chứng nhận đã chấp hành xong án phạt tù, Giấy chứng nhận đặc xá, Quyết định giảm thời hạn chấp hành án phạt tù... trong đó không nêu rõ căn cứ bản án Hình Sự Sơ thẩm hay Hình sự phúc thẩm hoặc các thông tin LLTP này có ghi rõ căn cứ bản án Hình sự phúc thẩm nhưng không thể hiện bản án Hình sự phúc thẩm sửa án sơ thẩm hay y án sơ thẩm, trường hợp này Sở Tư pháp không thể lập mã số bản án theo đúng hướng dẫn của Thông tư số 16/2013/TT-BTP, vì vậy sau khi đề nghị Tòa án cung cấp bản án, Sở Tư pháp chỉnh sửa và cập nhật mã số bản án theo đúng hướng dẫn của Thông tư số 16/2013/TT-BTP. Hiện nay, việc gửi bản LLTP và thông tin LLTP bổ sung của Sở Tư pháp cho Trung tâm LLTP quốc gia được thực hiện qua đường điện tử, vì vậy các trường hợp Sở Tư pháp có điều chỉnh mã số bản án đối với LLTP đã được lập và cung cấp cho Trung tâm thì Sở Tư pháp thực hiện cung cấp lại đối với các bản LLTP này.

Trên đây là hướng dẫn nghiệp vụ của Trung tâm LLTP quốc gia về một số vấn đề còn khó khăn, vướng mắc trong công tác LLTP. Công văn này thay thế tất cả Công văn hướng dẫn nghiệp vụ trước của Trung tâm và trả lời những vướng mắc của Sở Tư pháp trong thời gian vừa qua, đề nghị Sở Tư pháp nghiên cứu thực hiện. Trường hợp, nếu phát sinh các tình huống mới, khó khăn trong công tác cấp Phiếu LLTP, đề nghị Sở Tư pháp tỉnh/thành phố gửi hồ sơ đến Trung tâm LLTP quốc gia để hướng dẫn xử lý./.