Giới thiệu về Công văn 5540/CT-TTHT năm 2013

Công văn 5540/CT-TTHT được ban hành bởi Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh về các quy định liên quan đến hóa đơn, chứng từ khi thực hiện các giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, đặc biệt là các giao dịch có liên quan đến ngoại tệ và xuất khẩu.

Quy định về việc lập hóa đơn đối với giao dịch thanh toán bằng ngoại tệ

Theo hướng dẫn tại Công văn, việc lập hóa đơn đối với các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thu ngoại tệ được quy định chi tiết như sau:

• Đồng tiền thể hiện trên hóa đơn: Trường hợp doanh nghiệp được phép bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật về quản lý ngoại hối thì trên hóa đơn phải ghi rõ đồng tiền thanh toán là ngoại tệ.
• Yêu cầu về tỷ giá quy đổi: Doanh nghiệp phải ghi nhận tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn để quy đổi ra Đồng Việt Nam (VND).
• Cách thức ghi chép: Trên hóa đơn phải thể hiện rõ tổng số tiền thanh toán bằng ngoại tệ, tỷ giá quy đổi và số tiền tương ứng bằng Đồng Việt Nam để làm cơ sở hạch toán kế toán và kê khai thuế.

Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn và đủ điều kiện khấu trừ, hoàn thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với các giao dịch xuất khẩu hoặc giao dịch có giá trị lớn, doanh nghiệp cần lưu ý các chứng từ thanh toán sau:

• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng: Phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp pháp, thể hiện việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán mở tại các tổ chức tín dụng hoạt động tại Việt Nam.
• Trường hợp thanh toán bằng ngoại tệ: Việc thanh toán phải được thực hiện qua ngân hàng theo đúng quy định của pháp luật về quản lý ngoại hối. Các chứng từ báo Có của ngân hàng bên bán là tài liệu bắt buộc để chứng minh dòng tiền thanh toán hợp lệ.

Nguyên tắc xử lý đối với các trường hợp sai sót về hóa đơn

Công văn cũng nhắc nhở các doanh nghiệp về nguyên tắc xử lý khi phát hiện sai sót trong quá trình lập và sử dụng hóa đơn:

• Sai sót trước khi giao hóa đơn: Trường hợp hóa đơn đã lập nhưng chưa giao cho người mua, nếu phát hiện sai sót thì phải hủy bỏ hóa đơn lập sai và lập hóa đơn mới thay thế theo đúng quy định.
• Sai sót sau khi đã giao hóa đơn: Trường hợp hóa đơn đã giao cho người mua và hai bên đã kê khai thuế, nếu phát hiện sai sót thì phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký của cả hai bên, đồng thời lập hóa đơn điều chỉnh sai sót theo quy định pháp luật hiện hành.