Công văn 5332/TCHQ-TXNK được Tổng cục Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn, chấn chỉnh và thống nhất quy trình nghiệp vụ xác định trước mã số hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu trong toàn ngành hải quan. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp tháo gỡ các vướng mắc của doanh nghiệp và cơ quan hải quan địa phương trong việc thực hiện thủ tục xác định trước mã số theo quy định của pháp luật hải quan.

- Quy định về tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ xác định trước mã số

• Cơ quan hải quan nơi tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ do doanh nghiệp nộp. Hồ sơ phải bao gồm đơn đề nghị xác định trước mã số, tài liệu kỹ thuật chi tiết, bản dịch tiếng Việt (nếu tài liệu bằng tiếng nước ngoài) và mẫu hàng hóa thực tế.
• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa rõ ràng, trong thời hạn quy định, cơ quan hải quan phải thông báo bằng văn bản yêu cầu doanh nghiệp bổ sung, giải trình cụ thể các thông tin liên quan đến thành phần, cấu tạo, công dụng của hàng hóa.
• Nghiêm cấm việc kéo dài thời gian xử lý hồ sơ hoặc tự ý yêu cầu các chứng từ ngoài quy định pháp luật gây phiền hà cho doanh nghiệp.

- Quy trình phối hợp giữa Cục Hải quan địa phương và Tổng cục Hải quan

• Cục Hải quan tỉnh, thành phố sau khi tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ hồ sơ, nếu đủ điều kiện thì tiến hành phân tích, đề xuất mã số HS dự kiến và gửi báo cáo kèm toàn bộ hồ sơ về Tổng cục Hải quan để xem xét quyết định.
• Trong quá trình phối hợp, nếu có sự khác biệt về quan điểm phân loại giữa các đơn vị, các bên phải tổ chức thảo luận, làm rõ dựa trên các quy tắc giải thích danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam và các tài liệu kỹ thuật chính thức.

- Thẩm quyền và thời hạn ban hành văn bản xác định trước mã số

• Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan là người có thẩm quyền ký ban hành Thông báo kết quả xác định trước mã số hàng hóa.
• Thời hạn ban hành thông báo phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định của Luật Hải quan, đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho doanh nghiệp chủ động trong phương án kinh doanh.
• Văn bản xác định trước mã số có giá trị pháp lý bắt buộc thực hiện đối với cơ quan hải quan khi làm thủ tục thông quan cho lô hàng giống hệt của chính doanh nghiệp đó trong thời hạn hiệu lực của văn bản.

- Quản lý dữ liệu và công khai thông tin xác định trước mã số

• Tổng cục Hải quan thực hiện việc cập nhật đầy đủ các quyết định, thông báo xác định trước mã số vào hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về phân loại hàng hóa và áp dụng mức thuế.
• Công khai các thông tin xác định trước mã số (trừ các thông tin thuộc bí mật công nghệ, bí mật thương mại của doanh nghiệp) trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan để các doanh nghiệp khác có thể tham khảo, góp phần minh bạch hóa thủ tục hải quan.

- Trách nhiệm của doanh nghiệp đề nghị xác định trước mã số

• Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin, tài liệu, mẫu hàng hóa cung cấp cho cơ quan hải quan.
• Sử dụng kết quả xác định trước mã số đúng đối tượng, đúng mục đích và kịp thời thông báo cho cơ quan hải quan nếu có sự thay đổi về công nghệ sản xuất hoặc thành phần cấu tạo của hàng hóa dẫn đến thay đổi mã số đã được xác định.