Công văn 5214/LĐTBXH-TCCB năm 2019 được ban hành bởi Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội nhằm chấn chỉnh, tăng cường và nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức và người lao động tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ. Đây là văn bản chỉ đạo quan trọng nhằm bảo đảm tính thống nhất, khoa học, chính xác và bảo mật trong việc lưu trữ, khai thác thông tin nhân sự.

Rà soát, hoàn thiện và chuẩn hóa hồ sơ công chức, viên chức

• Các đơn vị có trách nhiệm tiến hành rà soát toàn bộ hồ sơ hiện đang quản lý để kịp thời phát hiện các thiếu sót, sai lệch thông tin so với thực tế.
• Bổ sung đầy đủ các thành phần tài liệu còn thiếu trong hồ sơ gốc như: sơ yếu lý lịch, các văn bằng, chứng chỉ, quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật và các giấy tờ liên quan khác.
• Thực hiện việc thẩm định, xác minh đối với những thông tin chưa rõ ràng hoặc có sự mâu thuẫn trong hồ sơ, đặc biệt là các thông tin về ngày tháng năm sinh, quê quán, dân tộc, trình độ học vấn và chuyên môn nghiệp vụ.

Cập nhật thông tin biến động và thực hiện chế độ báo cáo định kỳ

• Yêu cầu công chức, viên chức định kỳ hàng năm thực hiện việc kê khai bổ sung lý lịch khi có sự thay đổi về bản thân và gia đình (như trình độ đào tạo, chức vụ, hoàn cảnh gia đình, tài sản, thu nhập theo quy định).
• Người đứng đầu bộ phận tổ chức cán bộ của các đơn vị chịu trách nhiệm kiểm tra, xác nhận và đưa các thông tin bổ sung vào hồ sơ quản lý theo đúng quy trình pháp luật.
• Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo công tác quản lý hồ sơ về Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (qua Vụ Tổ chức cán bộ) để tổng hợp, theo dõi chung.

Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và số hóa hồ sơ

• Từng bước thực hiện số hóa hồ sơ giấy sang định dạng điện tử để phục vụ công tác quản lý, tra cứu nhanh chóng và hiệu quả.
• Cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin của công chức, viên chức vào phần mềm quản lý dữ liệu chuyên ngành của Bộ, bảo đảm sự đồng bộ giữa hồ sơ giấy và dữ liệu điện tử.
• Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an toàn, an ninh thông tin mạng trong quá trình vận hành, khai thác cơ sở dữ liệu hồ sơ điện tử.

Công tác lưu trữ, bảo mật và bàn giao hồ sơ

• Hồ sơ công chức, viên chức phải được lưu trữ tại phòng làm việc chuyên dụng, có trang thiết bị bảo quản chống ẩm mốc, mối mọt, thiên tai và hạn chế tối đa nguy cơ mất mát.
• Chỉ những người có thẩm quyền hoặc được phân công nhiệm vụ mới được tiếp cận, khai thác hồ sơ; nghiêm cấm việc tự ý tẩy xóa, sửa chữa hoặc cung cấp thông tin hồ sơ cho bên thứ ba khi chưa được phép.
• Khi công chức, viên chức chuyển công tác, nghỉ hưu hoặc thôi việc, đơn vị phải thực hiện thủ tục bàn giao, quyết toán hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật về quản lý cán bộ.

Trách nhiệm thực hiện của các cơ quan, đơn vị

• Thủ trưởng các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm toàn diện trước Bộ trưởng về kết quả thực hiện công tác quản lý hồ sơ tại đơn vị mình.
• Vụ Tổ chức cán bộ có trách nhiệm đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Công văn này tại các đơn vị và kịp thời tham mưu cho lãnh đạo Bộ xử lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình triển khai.