Công văn 512/TCT-CS năm 2018 do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc. Nội dung công văn tập trung làm rõ các nguyên tắc áp dụng hóa đơn, trách nhiệm của người nộp thuế và phương thức xử lý các trường hợp đặc thù.

1. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn đối với đơn vị trực thuộc

• Trường hợp chi nhánh trực tiếp bán hàng: Các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp và thực hiện hạch toán riêng phải đăng ký, thông báo phát hành và sử dụng hóa đơn riêng với cơ quan thuế quản lý trực tiếp chi nhánh.
• Trường hợp hạch toán tập trung: Nếu trụ sở chính thực hiện hạch toán tập trung cho toàn bộ hệ thống và trực tiếp ký hợp đồng, xuất hóa đơn cho khách hàng của các chi nhánh, doanh nghiệp phải đảm bảo việc kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng được thực hiện đúng theo quy định phân bổ nghĩa vụ thuế tại địa phương nơi có chi nhánh.

2. Hướng dẫn lập hóa đơn trong giao dịch nội bộ và điều chuyển tài sản

• Sử dụng chứng từ khi điều chuyển hàng hóa: Khi điều chuyển hàng hóa giữa trụ sở chính và các chi nhánh hoặc giữa các chi nhánh với nhau để bán, doanh nghiệp được lựa chọn sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng hoặc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ.
• Xử lý khi bán hàng qua đại lý: Trường hợp xuất hàng cho các đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, doanh nghiệp sử dụng Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý kèm theo Lệnh điều động nội bộ để theo dõi và kiểm soát luồng hàng hóa.

3. Trách nhiệm quản lý và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

• Nghĩa vụ của người nộp thuế: Doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ (theo quý hoặc theo tháng) đầy đủ, chính xác gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp, đảm bảo tính minh bạch và tránh các sai sót hành chính.
• Kiểm soát tính hợp pháp: Doanh nghiệp chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn đã lập và sử dụng, ngăn chặn các hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc lập hóa đơn khống để hợp thức hóa chi phí đầu vào.

4. Vai trò hướng dẫn và giám sát của cơ quan thuế

• Hỗ trợ người nộp thuế: Cơ quan thuế các cấp có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn chi tiết nội dung Công văn 512/TCT-CS đến từng doanh nghiệp trên địa bàn quản lý để thống nhất thực hiện.
• Tăng cường thanh tra, kiểm tra: Đẩy mạnh công tác giám sát, hậu kiểm nhằm phát hiện kịp thời các sai phạm trong việc phát hành và sử dụng hóa đơn, bảo vệ nguồn thu ngân sách nhà nước và tạo môi trường kinh doanh lành mạnh.