Tổng quan về Công văn 509/TCT-DNL năm 2019

Công văn 509/TCT-DNL do Tổng cục Thuế ban hành nhằm mục đích hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện quy định về hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp khi chuyển đổi phương thức sử dụng hóa đơn từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, đảm bảo tính liên tục trong hoạt động sản xuất kinh doanh và tuân thủ đúng quy định pháp luật thuế.

Quy định áp dụng hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp

Văn bản tập trung làm rõ lộ trình và phương thức áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực (ngày 01/11/2018) đến hết ngày 31/10/2020 với các nội dung cốt lõi sau:

• Trường hợp chưa nhận được thông báo chuyển đổi của cơ quan thuế: Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hoặc hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành trước ngày 01/11/2018. Việc sử dụng này được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Thông tư số 32/2011/TT-BTC.
• Trường hợp nhận được thông báo chuyển đổi nhưng chưa đáp ứng điều kiện hạ tầng: Khi cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã), nếu cơ sở chưa đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

Hướng dẫn về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn

Công văn 509/TCT-DNL đưa ra hướng dẫn cụ thể nhằm đơn giản hóa thủ tục cho doanh nghiệp đối với yêu cầu về chữ ký số của người mua trên hóa đơn điện tử:

• Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua trong trường hợp người mua là cá nhân, hộ kinh doanh không có nhu cầu sử dụng hóa đơn để kê khai, khấu trừ thuế, hoặc các trường hợp đặc biệt khác được Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể.
• Đối với các giao dịch mua bán giữa các tổ chức, doanh nghiệp có đầy đủ điều kiện công nghệ, việc ký số của người mua được thực hiện dựa trên sự thỏa thuận giữa hai bên nhằm đảm bảo tính pháp lý, an toàn giao dịch và khả năng đối chiếu dữ liệu.

Yêu cầu về lưu trữ và tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử

Để đảm bảo tính bảo mật và giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử, Tổng cục Thuế yêu cầu các doanh nghiệp thực hiện nghiêm túc công tác lưu trữ và cung cấp dữ liệu:

• Định dạng lưu trữ: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng file dữ liệu gốc (thường là định dạng XML) để đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin, không bị thay đổi hay sửa xóa trong suốt thời gian lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán.
• Trách nhiệm của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có trách nhiệm xây dựng hệ thống hoặc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có khả năng cung cấp công cụ tra cứu trực tuyến cho khách hàng (người mua), giúp họ dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và tải hóa đơn khi cần thiết.