Tóm tắt Công văn 5058/TCT-CS năm 2015 về chính sách thuế liên quan đến chứng từ thanh toán qua ngân hàng

Công văn 5058/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành ngày 25 tháng 11 năm 2015 nhằm giải đáp và hướng dẫn các vướng mắc của doanh nghiệp cũng như các Cục Thuế địa phương về điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để xác định điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Dưới đây là nội dung phân tích chi tiết các chính sách cốt lõi được quy định tại văn bản này:

- Nguyên tắc chung về điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt

• Theo quy định pháp luật về thuế GTGT và thuế TNDN, các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được trừ khi tính thuế TNDN.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng được hiểu là có sự chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành.

- Xử lý trường hợp thanh toán qua tài khoản ngân hàng chưa đăng ký với cơ quan thuế

• Bối cảnh quy định: Theo quy định tại Thông tư 156/2013/TT-BTC và Thông tư 219/2013/TT-BTC áp dụng tại thời điểm đó, người nộp thuế phải thực hiện thông báo thông tin các tài khoản ngân hàng dùng để giao dịch cho cơ quan thuế.
• Hướng xử lý vi phạm hành chính: Trường hợp doanh nghiệp thực hiện thanh toán qua tài khoản ngân hàng nhưng tài khoản này chưa được đăng ký hoặc thông báo với cơ quan thuế, hành vi này được xác định là vi phạm thủ tục đăng ký thuế và sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế theo quy định.
• Quyền lợi khấu trừ và tính chi phí: Sau khi doanh nghiệp đã bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi chậm nộp hồ sơ khai báo thông tin tài khoản, nếu các hóa đơn, chứng từ khác đều hợp pháp, hợp lệ và chứng minh được giao dịch mua bán là có thật, doanh nghiệp vẫn được chấp nhận khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với các khoản thanh toán từ tài khoản này.

- Quy định thanh toán bằng thẻ tín dụng của cá nhân được ủy quyền

• Điều kiện áp dụng: Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân (là người lao động của doanh nghiệp) sử dụng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ cho người bán, sau đó doanh nghiệp thực hiện thanh toán lại cho cá nhân bằng hình thức chuyển khoản từ tài khoản của doanh nghiệp vào tài khoản của cá nhân.
• Hồ sơ chứng minh bắt buộc để được chấp nhận: Để hình thức thanh toán này được coi là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
  • Có quy chế tài chính của doanh nghiệp hoặc quyết định ủy quyền bằng văn bản của doanh nghiệp cho phép cá nhân thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân và được doanh nghiệp thanh toán lại.
  • Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ phải mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp.
  • Có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản thẻ tín dụng của cá nhân cho người bán.
  • Có chứng từ chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp sang tài khoản của cá nhân để hoàn trả khoản tiền đã thanh toán.

- Hướng dẫn về thanh toán bù trừ công nợ và thanh toán qua bên thứ ba

• Thanh toán bù trừ công nợ: Việc thanh toán bù trừ công nợ giữa hai bên mua và bán phải được quy định rõ ràng trong hợp đồng mua bán hoặc phụ lục hợp đồng. Doanh nghiệp phải lập biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của cả hai bên để làm căn cứ chứng minh cho việc thanh toán không dùng tiền mặt.
• Thanh toán qua bên thứ ba được ủy quyền: Trường hợp thanh toán qua bên thứ ba phải được quy định cụ thể trong hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận ba bên. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng phải thể hiện rõ dòng tiền được chuyển từ tài khoản của bên mua (hoặc bên được ủy quyền) sang tài khoản của bên bán (hoặc bên nhận ủy quyền) theo đúng thỏa thuận đã ký kết.

- Ý nghĩa thực tiễn của Công văn 5058/TCT-CS

• Tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp: Văn bản đã tạo hành lang pháp lý thông thoáng, giảm bớt gánh nặng cho doanh nghiệp khi gặp phải các lỗi kỹ thuật hành chính (như chậm đăng ký tài khoản ngân hàng) nhưng giao dịch mua bán là có thật, tránh việc doanh nghiệp bị xuất toán chi phí và không được khấu trừ thuế oan uổng.
• Thúc đẩy thanh toán không dùng tiền mặt: Việc thừa nhận hình thức thanh toán qua thẻ tín dụng cá nhân được ủy quyền phù hợp với xu thế phát triển của công nghệ thanh toán hiện đại, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày.