Tóm tắt Công văn 5046/TCT-CS năm 2015 về xử lý hoá đơn in trùng số trong cùng một ký hiệu hoá đơn

Công văn 5046/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm giải quyết các vướng mắc phát sinh trong thực tế quản lý thuế khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bị in trùng số trong cùng một ký hiệu hóa đơn. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các Cục Thuế địa phương thống nhất phương án xử lý, vừa đảm bảo tính nghiêm minh của pháp luật thuế, vừa bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người mua hàng trong các giao dịch thực tế.

- Quy định về tính hợp pháp của hóa đơn bị in trùng số

Theo các quy định pháp luật về hóa đơn (cụ thể là Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính), mỗi số hóa đơn trong cùng một ký hiệu hóa đơn phải là duy nhất. Việc in trùng số hóa đơn trong cùng một ký hiệu là hành vi vi phạm nghiêm trọng quy định về tạo và phát hành hóa đơn. Do đó, về nguyên tắc, các hóa đơn bị in trùng số không được coi là hóa đơn hợp pháp để làm căn cứ kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và tính chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

- Phương án xử lý đối với bên bán (đơn vị phát hành hóa đơn trùng số)

Khi phát hiện sai sót in trùng số hóa đơn, bên bán phải chủ động thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả và chịu các chế tài xử phạt theo quy định:

• Thu hồi và hủy bỏ hóa đơn lỗi: Bên bán có trách nhiệm liên hệ ngay với tất cả các khách hàng đã nhận hóa đơn bị in trùng số để lập biên bản thu hồi hóa đơn. Sau khi thu hồi đầy đủ các liên của hóa đơn trùng số, bên bán tiến hành làm thủ tục hủy bỏ hóa đơn theo đúng quy định pháp luật.
• Lập hóa đơn mới thay thế: Sau khi đã hoàn tất thủ tục thu hồi và hủy bỏ hóa đơn lỗi, bên bán lập hóa đơn mới đúng quy định (đảm bảo không trùng số) để giao lại cho người mua hàng.
• Khai trình và điều chỉnh thuế: Bên bán phải thực hiện kê khai, nộp thuế đầy đủ theo đúng doanh thu thực tế phát sinh của các giao dịch. Trường hợp đã kê khai thuế theo hóa đơn trùng số trước đó, bên bán phải thực hiện kê khai bổ sung, điều chỉnh theo quy định của Luật Quản lý thuế.
• Xử phạt vi phạm hành chính: Bên bán sẽ bị cơ quan thuế xử phạt vi phạm hành chính về hành vi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không đúng quy định.

- Phương án xử lý đối với bên mua (đơn vị sử dụng hóa đơn trùng số)

Để bảo vệ quyền lợi cho người mua hàng trong trường hợp lỗi hoàn toàn thuộc về nhà in hoặc bên bán, Tổng cục Thuế hướng dẫn phương án xử lý tạo điều kiện cho doanh nghiệp mua hàng thực tế:

• Điều kiện được chấp nhận khấu trừ và tính chi phí: Người mua chỉ được xem xét giải quyết quyền lợi thuế nếu chứng minh được giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ là có thật. Doanh nghiệp phải xuất trình đầy đủ hồ sơ minh chứng đi kèm như hợp đồng mua bán, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên), phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa.
• Yêu cầu phối hợp khắc phục: Người mua phải phối hợp với bên bán để thực hiện thủ tục thu hồi hóa đơn trùng số, nhận hóa đơn mới thay thế và lưu trữ biên bản thu hồi hóa đơn để xuất trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.
• Xử lý khi cơ quan thuế kiểm tra: Nếu qua xác minh, cơ quan thuế kết luận giao dịch mua bán là có thật, bên bán đã thực hiện kê khai và nộp thuế đầy đủ đối với doanh thu từ giao dịch này, thì người mua được chấp nhận khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN theo hóa đơn mới thay thế.

- Trách nhiệm kiểm tra, giám sát của cơ quan thuế địa phương

Tổng cục Thuế yêu cầu các Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tăng cường công tác quản lý và giám sát chặt chẽ các trường hợp này:

• Thực hiện đối chiếu, xác minh: Cơ quan thuế quản lý trực tiếp bên bán và bên mua phải phối hợp chặt chẽ để đối chiếu số liệu, xác minh tính xác thực của các giao dịch kinh tế phát sinh liên quan đến hóa đơn trùng số nhằm ngăn chặn hành vi gian lận, mua bán hóa đơn khống.
• Xử lý nghiêm các hành vi trục lợi: Trường hợp phát hiện doanh nghiệp lợi dụng việc in trùng số hóa đơn để trốn thuế, gian lận thuế hoặc hợp thức hóa hàng hóa trôi nổi, cơ quan thuế sẽ chuyển hồ sơ sang cơ quan chức năng để xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật hình sự.