Giới thiệu về Công văn 5019/CT-TTHT năm 2017

Công văn 5019/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2017 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp trong việc xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này giúp làm rõ các quy định pháp lý hiện hành, giảm thiểu rủi ro sai sót cho doanh nghiệp trong quá trình quyết toán thuế.

Các điều kiện chung để chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Theo quy định của pháp luật thuế TNDN hiện hành và hướng dẫn tại Công văn, để một khoản chi phí được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh: Khoản chi phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật. Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Các chứng từ này phải thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Hướng dẫn chi tiết về một số khoản chi phí cụ thể

Công văn 5019/CT-TTHT tập trung làm rõ cách xác định đối với một số khoản chi phí đặc thù phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp:

• Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp: Các khoản chi này được tính vào chi phí được trừ nếu được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
• Chi phí phúc lợi trực tiếp cho người lao động: Các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tự nguyện, bảo hiểm hưu trí tự nguyện và các khoản chi có tính chất phúc lợi khác. Tổng số nguồn chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Chi phí mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động: Được tính vào chi phí được trừ nếu doanh nghiệp có ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính, đồng thời doanh nghiệp phải hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc cho người lao động.

Các khoản chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

Bên cạnh các khoản chi phí được trừ, doanh nghiệp cần lưu ý các khoản chi không được trừ để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế:

• Các khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện chung về hóa đơn, chứng từ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Khoản chi vượt định mức quy định (ví dụ: chi phúc lợi vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện).
• Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm pháp luật về thuế (bao gồm cả tiền chậm nộp thuế) và các khoản phạt vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật.
• Các khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác; Chi phí quản lý kinh doanh do công ty ở nước ngoài phân bổ cho cơ sở thường trú tại Việt Nam vượt mức quy định.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa chi phí thuế, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:

• Xây dựng hệ thống quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ và thỏa ước lao động tập thể rõ ràng, chặt chẽ, quy định cụ thể các khoản chi cho người lao động.
• Kiểm tra, rà soát tính hợp pháp, hợp lệ của toàn bộ hóa đơn, chứng từ đầu vào, đặc biệt là các giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải đảm bảo thanh toán qua ngân hàng.
• Theo dõi sát sao định mức chi phúc lợi để đảm bảo tổng chi phí phúc lợi không vượt quá giới hạn 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm.