Ngày 15 tháng 02 năm 2011, Tổng cục Thuế ban hành Công văn số 501/TCT-CS hướng dẫn một số nội dung về quản lý, sử dụng hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC nhằm giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình triển khai thực hiện quy định mới về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Phạm vi và đối tượng áp dụng: Văn bản áp dụng đối với các Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh, người nộp thuế trên phạm vi cả nước đang thực hiện các thủ tục liên quan đến tạo, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn.

- Quy định về việc tạo và thông báo phát hành hóa đơn

• Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế trước khi sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in phải thực hiện đầy đủ thủ tục lập Thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đúng mẫu quy định.
• Điều kiện để doanh nghiệp tự in hóa đơn bao gồm việc trang bị hệ thống máy móc, thiết bị, phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo tính bảo mật, đồng thời phải đáp ứng các tiêu chuẩn về hạch toán kế toán và báo cáo tài chính theo quy định pháp luật hiện hành.

- Xử lý hóa đơn trong giai đoạn chuyển tiếp từ quy định cũ sang Thông tư 153/2010/TT-BTC

• Đối với số lượng hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành còn tồn đọng tại các doanh nghiệp, văn bản hướng dẫn cụ thể điều kiện và thời hạn để doanh nghiệp tiếp tục sử dụng nhằm tránh lãng phí, đồng thời yêu cầu thực hiện đăng ký, báo cáo chi tiết với cơ quan thuế.
• Các mẫu hóa đơn tự in đã phát hành trước ngày Thông tư 153/2010/TT-BTC có hiệu lực, nếu vẫn đáp ứng đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định mới, doanh nghiệp được phép tiếp tục sử dụng sau khi đã hoàn thành thủ tục đăng ký lại với cơ quan thuế trực tiếp quản lý.

- Chế độ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ

• Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế có nghĩa vụ lập và nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo định kỳ hàng quý cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn nộp báo cáo chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu tiên thuộc quý tiếp theo.
• Nội dung báo cáo phải phản ánh đầy đủ, chính xác các thông tin về số lượng hóa đơn đã sử dụng, hóa đơn xóa bỏ, hóa đơn mất, cháy, hỏng trong kỳ báo cáo để làm cơ sở cho việc đối chiếu, thanh tra và kiểm tra thuế.

- Hướng dẫn xử lý các trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn

• Khi xảy ra sự cố mất, cháy, hỏng hóa đơn (kể cả hóa đơn đã lập hoặc chưa lập), tổ chức, cá nhân phải lập tức lập biên bản ghi nhận sự việc và gửi thông báo bằng văn bản cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn quy định để hạn chế rủi ro pháp lý và tránh bị xử phạt vi phạm hành chính.
• Trường hợp mất hóa đơn liên 2 (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua phải lập biên bản ghi rõ sự việc, người bán thực hiện sao chụp liên 1 của hóa đơn đó, ký tên, đóng dấu xác nhận trên bản sao để giao cho người mua làm chứng từ hợp pháp phục vụ kê khai thuế và thanh toán.

Hiệu lực thi hành: Công văn số 501/TCT-CS có hiệu lực áp dụng kể từ ngày ban hành, đóng vai trò là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đồng hành cùng Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính nhằm thống nhất quy trình quản lý hóa đơn trên toàn quốc.